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Nuestra era actual está marcada por rápidos avances tecnológicos. La transformación digital es hoy una necesidad imperativa para las empresas que desean mantenerse competitivas y prosperar.
Las organizaciones se preocupan cada vez más por contratar una empresa especialista que les ayude a digitalizar sus procesos.
La transformación digital debe ser un estado continuo para asegurar una mayor eficiencia operativa y la reducción de costes a lo largo del tiempo. Esta transformación es crítica para incrementar el valor para el cliente y desbloquear el verdadero potencial del negocio.
¿Por qué contratar una empresa para transformar digitalmente tu negocio?
El creciente entorno digital está planteando numerosos desafíos, como la asignación de tareas, la colaboración efectiva y la seguridad de la información. Contratar una empresa especializada en digitalización facilita enormemente esta transición, ofreciendo múltiples beneficios que pueden transformar tu operación diaria:
Acceso eficiente a la información
Uno de los beneficios más inmediatos y tangibles de la digitalización es la accesibilidad a información crítica. Un trabajador invierte aproximadamente 2,5 horas al día buscando información, lo que representa alrededor del 30% de su jornada laboral.
Disminuir este tiempo de búsqueda puede aumentar significativamente la productividad. Los especialistas en digitalización escanean y etiquetan los registros con metadatos, permitiendo una rápida localización y recuperación de información. Esto es particularmente beneficioso para equipos de trabajo remoto que necesitan colaborar y compartir datos de manera eficiente.
Eliminación de inversiones de capital
Digitalizar documentos requiere equipos especializados dotados con OCR (tecnología de reconocimiento óptico de caracteres) y personal especialista.
Este proceso es costoso, consume mucho tiempo y desvía a tu personal de sus funciones principales. Contratar una empresa para digitalizar resulta mucho más rentable y rápido, permitiéndote concentrar recursos en el core de tu negocio.
Automatización de procesos, una buena razón para contratar una empresa para digitalizar negocios
A propósito de lo anterior, estudios indican que las empresas dedican menos del 60% del tiempo laboral a tareas realmente productivas.
¿Te imaginas un entorno en el que las tareas repetitivas se minimizan y se maximiza el tiempo dedicado a trabajos significativos? Esto es factible mediante la contratación outsourcing de la digitalización de procesos y la adopción de soluciones de automatización de procesos.
Tal estrategia, aparte de acelerar el procesamiento de tareas, también reduce los errores humanos, mejorando la precisión y rapidez de los resultados.
Optimización del espacio de oficina
Contratar un servicio gestión documental outsourcing permite liberar espacio valioso en la oficina y evita la inversión en equipos voluminosos de alta velocidad.
Por si fuera poco, la eliminación del papel en la oficina contribuye a un entorno más ordenado y permite una mejor gestión de documentos.
Las empresas especializadas como Normadat pueden no solo digitalizar archivos, sino también almacenarlos de manera segura o darlos de baja mediante la destrucción certificada de documentos una vez vencido su período de conservación. De esta manera, se optimiza el uso del espacio disponible.
Fortalecimiento de la seguridad y el cumplimiento
Digitalizar documentos internamente puede implicar múltiples transferencias entre diferentes partes, aumentando la posibilidad de pérdidas de datos.
En este sentido, contratar una empresa para digitalizar documentos y procesos permite aplicar protocolos de seguridad y una cadena de custodia robusta para minimizar riesgos. Más aún, los sistemas automatizados permiten monitorizar el acceso y uso de la información, asegurando que solo personal autorizado pueda acceder a datos sensibles.
Las plataformas de gestión de documentos -como Áurea, de Normadat– también facilitan la aplicación de políticas de acceso, uso y retención, garantizando el cumplimiento normativo.
Eliminación de datos redundantes
Se estima que cerca del 80% de la información almacenada electrónicamente en las organizaciones son datos redundantes, obsoletos y triviales (ROT).
Por supuesto, esto afecta negativamente la productividad. Hace más complicado buscar información relevante y desperdicia espacio de almacenamiento. Al trabajar con empresas especializadas, aseguramos que cada registro sea consistente y fácilmente recuperable.
¿Qué debes considerar al contratar una empresa para digitalizar tu negocio?
Experiencia
El éxito de la transformación digital de tu negocio depende en gran medida de la planificación adecuada y la ejecución cuidadosa del proceso.
La experiencia del proveedor es importante. Es fundamental evaluar sus capacidades y su experiencia específica en proyectos de transformación digital. La clave es seleccionar la empresa que mejor se adapte a tus necesidades y que tenga un historial probado de éxitos en proyectos similares.
Precios y flexibilidad, factores determinantes al contratar una empresa para digitalizar tu negocio
Sin duda, el coste es uno de los factores más determinantes al seleccionar un socio digital. Es necesario que los precios de los servicios ofrecidos se ajusten a tu presupuesto.
Muchas empresas de TI presentan diversos paquetes de soluciones en modelo SaaS flexibles que pueden adaptarse a tus necesidades específicas. Al respecto, es recomendable preguntar si puedes modificar los servicios durante el proceso, eliminando o agregando aquellos que se ajusten mejor a tus necesidades a medida que avanzas en la transformación digital.
Conocimientos en tecnología punta y enfoque ágil
Aparte de la experiencia en implementación de herramientas de digitalización, es muy relevante el conocimiento del partner en tecnologías avanzadas.
Especialmente, que esté actualizado en Inteligencia Artificial (IA), aprendizaje automático, Internet de las Cosas (IoT) y automatización robótica de procesos (RPA).
Además, es importante que el proveedor adopte un enfoque ágil en sus proyectos. La innovación y una mentalidad creativa, junto con una cultura de trabajo que fomente la creatividad, son cualidades indispensables que debes buscar al contratar una empresa para digitalizar tu negocio.
Calidad del trabajo
Ciertamente, la calidad del trabajo del proveedor de soluciones de TI es un factor determinante en el éxito de la transformación digital.
Recopila toda la información posible sobre la calidad de su trabajo, el cumplimiento de plazos y la eficacia en la implementación de procesos. Revisa sus portafolios y considera contactar a clientes anteriores para obtener referencias sobre su desempeño en proyectos similares. Incluso, puedes establecer un cronograma detallado de tu proyecto y verificar si la empresa puede cumplir con los plazos establecidos.
Transparencia
La transparencia es otro aspecto esencial a considerar al seleccionar un proveedor de soluciones de automatización.
Debes formular preguntas clave que revelen la estructura del equipo, los roles y responsabilidades de cada miembro y la experiencia de sus integrantes. Es importante estar atento a las empresas que responden «sí» a todo sin ofrecer explicaciones detalladas. Un socio transparente te proporcionará respuestas claras y honestas sobre su funcionamiento y capacidad para llevar a cabo el proyecto.
Comunicación e informes
La comunicación efectiva y los informes periódicos son esenciales para el éxito de la transformación digital. Durante la implementación de nuevas tecnologías, es probable que tanto empleados como clientes necesiten adaptarse a los cambios.
Un buen proveedor de soluciones de TI debe facilitar esta transición mediante una comunicación clara y la generación de informes detallados en cada etapa del proceso. Antes de contratar una empresa para digitalizar tu organización, asegúrate de evaluar sus habilidades de comunicación y su capacidad para generar informes precisos y útiles.
Experiencia del cliente
Finalmente, la experiencia del cliente es un factor crítico a considerar. El partner digital que elijas debe estar centrado en el cliente y enfocado en brindar una experiencia excepcional.
Los clientes de hoy, que están cada vez más familiarizados con la tecnología, esperan una experiencia personalizada y de alta calidad.
Tu socio de transformación digital debe ser capaz de cumplir con estas expectativas, garantizando así tu satisfacción y la de tu equipo. La capacidad de la empresa para reimaginar el futuro de tu negocio desde la perspectiva del cliente es fundamental para el éxito a largo plazo.
¿Por qué contratar a Normadat para digitalizar tu negocio?
Optar por Normadat para digitalizar tu negocio te permite transformar completamente la gestión de documentos y procesos empresariales.
De hecho, somos especialistas en optimización y organización de documentos, automatización de procesos de negocio. Con una trayectoria de más de 30 años, somos expertos en gestionar procesos de infomación de principio a fin para simplificar tus operaciones diarias:
- Digitalización (NTI y ENS). Ofrecemos servicios de digitalización e indexación de archivos para ahorrar espacio y mejorar la eficiencia en la búsqueda de documentos. Esto incluye la digitalización de todos o parte de los archivos empresariales, cumpliendo con los estándares de NTI y ENS.
- Soluciones de back office. Nos encargamos de digitalizar y automatizar los procesos de tu empresa (BPO), optimizando afectivamente la gestión de la información diaria. Entre nuestras soluciones encontrarás:
- Normadat Expense: Gestión de tickets y notas de gasto.
- Elon ML: Manejo de notificaciones electrónicas obligatorias.
- CAVA Digital: Gestión de correspondencia y valija digital.
- VALIDA: Validación documental de proveedores.
- CAPIA: Gestión de cuentas por pagar.
- Consultoría documental. Nuestro servicio de consultoría abarca desde el análisis de la situación actual hasta la creación de un modelo documental personalizado y la propuesta de tecnologías para automatizar tareas no esenciales. Nos enfocamos en mejorar la eficiencia y reducir los costes operativos.
- Custodia de archivos. Como una de las principales compañías en custodia de documentación en España, contamos con seis centros altamente seguros. Estos centros están equipados con las más avanzadas medidas de seguridad para garantizar la protección adecuada de tus documentos.
- Destrucción certificada de documentos físicos y digitales que contengan información sensible, cumpliendo con los estándares más estrictos.
Contáctanos y entenderás por qué debes considerar nuestra propuesta antes de contratar una empresa para digitalizar tu negocio.
Preguntas Frecuentes
La transformación digital es imperativa para que las empresas se mantengan competitivas y prosperen en la era actual de rápidos avances tecnológicos. Permite una mayor eficiencia operativa, reduce costes y desbloquea el verdadero potencial del negocio al incrementar el valor para el cliente.
Contratar una empresa especializada es más rentable y rápido, ya que elimina la necesidad de invertir en equipos costosos y personal específico. Además, permite que tu propio personal se concentre en las funciones centrales del negocio, optimizando recursos y tiempo.
Es fundamental evaluar la experiencia del proveedor, la flexibilidad de sus precios y su conocimiento en tecnologías punteras con un enfoque ágil. También son importantes la calidad de su trabajo, la transparencia, una comunicación efectiva y su orientación a la experiencia del cliente.
La digitalización libera espacio valioso en la oficina al eliminar la necesidad de archivos físicos voluminosos y equipos especializados. Las empresas como Normadat pueden almacenar los documentos de forma segura o realizar su destrucción certificada una vez vencido el período de conservación.
Normadat ofrece digitalización e indexación de archivos, soluciones de back office para automatizar procesos empresariales y consultoría documental. También proporcionan custodia segura y destrucción certificada de documentos físicos y digitales.
