Digitalización de documentos

La digitalización de documentos permite acceder a la información en cuestión de segundos desde cualquier lugar

Acceso instantáneo a la información, colaboración y sostenibilidad, la magia de la digitalización de documentos.

En la era digital, la transformación de documentos de papel a formatos digitales se ha convertido en una práctica esencial para las empresas. Eliminar el papel en la oficina tiene más ventajas que nunca, no solo por el ahorro de costes, sino por la seguridad y facilidad de tener un documento digitalizado y accesible de una manera fácil y rápida.

En Normadat nos encargamos del ciclo completo para la digitalización del documento, desde la recogida de la información hasta la optimización de los procesos de negocio. Podemos realizar proyectos puntuales de digitalización de documentos o end-to-end.

digitalizacion de documentos

¿Qué servicios ofrecemos?

Recogida

o recepción de la documentación.

Tratamiento y análisis de los documentos

El primer paso es la eliminación de los documentos de cualquier elemento de unión (clips, grapas…), la extracción de los originales de carpetas, bolsas… y la clasificación manual si fuera necesaria.

Digitalización y escaneado de documentos

Realizamos una conversión de papel en imágenes electrónicas mediante la utilización de escáneres de media y alta producción y escáneres de planos. Utilización de tecnología VRS® y OCR para mejora de la imagen: eliminación de bordes, enderezado de imagen, mejora de contrastes…

Reconocimiento - Óptico – ML – IA

Configuración para realizar tratamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras, datos, o formatos desestructurados, tecnología según proyecto.

Grabación/verificación

Sistema de grabación inteligente, diseñado para minimizar el número de pulsaciones manuales complementarias, con procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.

Validación automática

Según reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de Host.

Exportación de datos e imágenes en formatos estándar

(txt, mdb, xml y tiff, pdf…) y explotación web.

En este gráfico podrás ver el proceso completo que desde Normadat llevamos acabo

digitalizacion de documentos
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Beneficios de la digitalización de documentos

Existen multitud de beneficios para las empresas que llevan a cabo la eliminación de papel de la oficina, pues supone no solo una liberación de espacio físico, sino una gestión y colaboración más rápida entre empleados, proveedores y/o clientes:

 

  • Documentación indexada para eficiencia a la hora de buscar información
  • Reducción de tiempos de gestión
  • Eliminar la preocupación del deterioro del soporte físico
  • Evita pérdidas
  • Ayuda a la sostenibilidad
  • Ahorro de espacio físico y tiempo de búsqueda
  • Permite la continuidad del negocio en caso de pérdida o daño del soporte físico

Confía en Normadat para la Digitalización de Documentos

En NORMADAT, estamos dedicados a realizar proyectos end-to-end para la eliminación del papel y digitalización de documentos en las empresas. Si buscas la mejor manera de garantizar la digitalización parcial o total de tu información, contáctanos.

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Preguntas frecuentes

¿Se contempla la recogida de la documentación?

Es decisión del cliente si Normadat se encarga de la recogida de la documentación con vehículos especializados para el traslado de documentación o se encarga el cliente de hacernos llegar el material.

¿Qué formatos de imagen y texto se entregan?

Generalmente los clientes suelen pedir formato pdf, jpg, tiff, xls, txt, csv dependiendo del proyecto y uso al que se dirijan los archivos en los que se trabaja.
Nosotros podemos asesorar en el formato de archivo de salida si nuestro cliente no lo tiene claro.

¿Se aplica OCR FullText a los documentos?

Sí, puede aplicarse OCR full text a la documentación que nos llega. Siempre es aconsejable conocer el uso al que va destinado porque puede ser que al cliente solo le interese extraer cierto número de campos.

¿Se puede realizar la digitalización de documentos en las instalaciones del Cliente?

Sí, puede realizarse la digitalización de la documentación en las propias instalaciones del cliente, bien con los equipos del cliente o llevando desde Normadat la equipación necesaria para poder realizar el trabajo con la calidad requerida.

¿Qué tiempos de respuesta se manejan para la digitalización de documentos?

Existen muchas variables a tener en cuenta como el tamaño del archivo, qué tipo de documentación digitalizar, qué trabajo hay que hacer con cada documento, si solo es escanear, si hay que extraer campos.. Incluso qué tipo de trabajo de preparación previo es necesario para poder digitalizar (si la documentación viene en carpetas de las cuales hay que extraer la documentación, si está grapada…)

Para poder realizar una estimación de tiempo necesitamos conocer cierta información previa. Ponte en contacto con nosotros y lo recibirás sin compromiso.

¿Volvéis a dejar la documentación como estaba?

Antes de empezar un proyecto se define también este parámetro. Hay clientes que necesitan que la documentación quede como antes de comenzar el proyecto y así lo hacemos, pero también hay clientes que solicitan otro tipo de trabajo posterior, como pueda ser reagrupación, destrucción certificada…

Otros servicios relacionados

Custodia de Archivos

Destrucción certificada de documentos

Tratamiento y organización de archivos

Consultoría documental

Back office

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