BPO: todo sobre la externalización de procesos de negocios

28 de septiembre de 2023

Evidentemente, la búsqueda de eficiencia y competitividad es una constante en el ámbito empresarial actual.

Las organizaciones, independientemente de su tamaño, se esfuerzan por optimizar sus operaciones internas para alcanzar un rendimiento excepcional. En este contexto, el BPO, o Business Process Outsourcing está jugando un rol cada vez más relevante.

¿Qué es el BPO (Business Process Outsourcing)?

En esencia, BPO o Business Process Outsourcing es la práctica de externalizar procesos de negocio. Esto significa que una organización confía ciertas funciones internas y/o externas a empresas especializadas en dichas áreas. Dicho de otro modo, el BPO implica recurrir a socios especializados para delegar tareas específicas. Esta colaboración puede abarcar diversos ámbitos, incluyendo:

  • Back office administrativo y jurídico: Un ejemplo es su aplicación en bancos y compañías de seguros, donde empresas especializadas se encargan de tareas administrativas y legales, permitiendo que las instituciones financieras se concentren en sus actividades centrales.
  • Tecnología especializada para la gestión de procesos: Empresas BPO en el ámbito tecnológico brindan soluciones para mejorar la eficiencia en la gestión de procesos empresariales, a menudo a través de sistemas y software avanzados.
  • Servicio al cliente: Ciertamente, este es un caso clásico de externalización de procesos de negocio. Los contact centers son ejemplos notorios, ya que se dedican a atender a los clientes y promocionar productos y servicios en nombre de otras empresas.

Funcionamiento del BPO

Para entender mejor el funcionamiento del BPO, podemos asumirlo como cualquier servicio especializado capaz de automatizar y/o ejecutar ciertas funciones de las empresas contratantes.

En sí, el funcionamiento de la externalización de procesos de negocio consiste en la delegación por parte de una empresa de trabajos específicos a otra.

Este proceso no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también permite a las empresas centrarse en lo que mejor saben hacer. Por ejemplo, una compañía de manufactura puede externalizar la gestión de su cadena de suministro a un proveedor BPO experimentado. De esta forma, puede concentrarse en la mejora de sus productos y en el desarrollo de su negocio principal.

Origen y evolución del BPO en las empresas

Aunque el BPO puede parecer una práctica moderna, sus raíces se remontan a la década de 1980. En ese momento, los fabricantes comenzaron a externalizar partes de su producción a proveedores externos para reducir costes ser más eficientes. Sin embargo, fue en los años noventa cuando esta tendencia se generalizó, y las empresas comenzaron a externalizar una variedad de procesos empresariales, incluyendo finanzas, contabilidad, almacenamiento de datos y servicios de atención al cliente.

Con la llegada del siglo XXI, el BPO tuvo un incremento acelerado gracias al avance tecnológico y al surgimiento de herramientas de outsourcing online. De tal modo, las organizaciones pudieron reducir considerablemente sus costes operativos y de personal.

Distintos tipos de BPO

A día de hoy, el BPO es una estrategia de negocios fundamental en empresas de todo el mundo. Se utiliza para una amplia gama de servicios. A continuación, mencionaremos algunos de los tipos más comunes de Business Process Outsourcing:

Recursos Humanos

La gestión de recursos humanos es esencial para cualquier empresa, pero puede ser una tarea laboriosa y que consume mucho tiempo. Al subcontratar esta área, las empresas pueden recibir asistencia con la nómina, el reclutamiento y la administración de beneficios. Esto no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también brinda a las empresas acceso a profesionales expertos en recursos humanos.

Servicio de atención al cliente

La externalización del servicio de atención al cliente es una forma eficaz para la gestión de reclamaciones, preguntas y necesidades de sus clientes. A menudo, las compañías no cuentan con personal interno suficiente para abordar todas las consultas de manera efectiva. En estas circunstancias, recurren a proveedores de servicios externos para brindar asistencia adicional.

Contabilidad y finanzas

Sin duda, la contabilidad es un área crítica para el éxito financiero de una empresa, pero también puede ser compleja y requerir conocimientos especializados. La subcontratación de esta función permite a las empresas aprovechar la experiencia de contadores expertos para tareas como el procesamiento de pagos, la contabilidad, la facturación y la gestión de impuestos.

Marketing

El marketing es un campo en constante evolución que requiere estar al tanto de las últimas tendencias y estrategias. Con frecuencia, las empresas contratan la gestión outsourcing de redes sociales, la creación de contenido y la generación de clientes potenciales a agencias de marketing especializadas que pueden mantenerse actualizadas en este entorno dinámico.

Tecnología de la información

Dado el rápido avance de la tecnología, muchas empresas optan por subcontratar sus necesidades de tecnología de la información. Esto puede incluir: desarrollo de sitios web, implementación de software y gestión de copias de seguridad e, incluso, la recuperación de datos. Los proveedores externos pueden ofrecer experiencia y recursos en áreas de TI que las empresas pueden no disponer internamente.

Fabricación

En efecto, la externalización de la fabricación puede ayudar a las empresas a reducir costes, mejorar la eficiencia y garantizar la calidad de sus productos. Este resultado es posible si confía en proveedores externos con experiencia en procesos de producción específicos.

Servicios legales

Sin importar su tamaño, en ciertos momentos, las compañías requerirán asesoría legal. En particular, a las pymes les resulta costoso mantener a un abogado en su nómina. Por tanto, recurren a la externalización, contratando bufetes especializados para obtener la asistencia legal que necesitan de manera rentable.

I+ D

El outsourcing de procesos de investigación y desarrollo permite a las empresas acceder a nuevas ideas y tecnologías de investigación sin la necesidad de construir infraestructuras costosas en su sede. Las compañías contratantes pueden aprovechar la experiencia de equipos de investigación expertos sin incurrir en gastos significativos.

Ventajas de la subcontratación de procesos de negocios (BPO)

La externalización de procesos de negocio ofrece una serie de ventajas significativas para las empresas que deciden adoptar esta estrategia:

  • Mejora de la calidad: Al externalizar procesos con empresas especializadas, las organizaciones pueden beneficiarse de la experiencia y tecnología avanzada de sus proveedores. Esto conduce a una mayor calidad en los servicios y productos ofrecidos.
  • Reducción de costos y mayor eficiencia: Externalizar permite a las empresas ahorrar en costes de infraestructura, personal y tecnología. Por igual, pueden reducir gastos «ocultos» asociados con la gestión interna de procesos. Todo esto resulta en una mayor eficiencia operativa y en la liberación de recursos para actividades centrales.
  • Flexibilidad y adaptabilidad: El outsourcing brinda a las empresas flexibilidad para adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno empresarial. Bien sea, acelerando la toma de decisiones o implementando nuevos servicios o líneas de negocio.

Servicios de back-office de NORMADAT

NORMADAT ofrece un completo conjunto de soluciones de back-office diseñadas para digitalizar y automatizar los procesos de tu empresa. Estas soluciones incluyen:

  • Oficina sin papel con cartería y valija digital: Optimiza la gestión de documentos y reduce el uso de papel.
  • Back-office de homologación de proveedores: Facilita la gestión de proveedores y garantiza la calidad de los productos y servicios.
  • Automatización de la gestión de quejas y reclamaciones de clientes: Mejora la satisfacción del cliente al abordar de manera eficiente sus inquietudes.
  • Notificaciones Electrónicas Obligatorias.
  • Gestión de pagos a proveedores: Centraliza y automatiza los procesos de pago, asegurando la eficiencia en las operaciones financieras.
  • Control de tickets y notas de gasto.

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