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Puntos Clave
- La recuperación de información en archivos puede ser mejorada gracias a la inteligencia artificial, facilitando el acceso a datos no descriptos.
- Las tecnologías actuales permiten consultar documentos y conectar información relevante sin necesidad de describir exhaustivamente cada registro.
- La recuperación semántica ayuda a localizar contenidos relacionados, incluso si no utilizan los mismos términos que la consulta inicial.
- El aprovechamiento de más información en archivos permite responder a preguntas nuevas y enriquecer la investigación, manteniendo el contexto de cada documento.
- A medida que ampliamos las posibilidades de consulta, surgen nuevas preguntas sobre la calidad y la veracidad de los datos recuperados.
Tabla de contenidos
Hace poco hablábamos de cómo se prepara un archivo para poder trabajar con IA.
Es conveniente entonces preguntarse cuál es la distancia entre la información que contiene un fondo y la información que podemos recuperar a través de su descripción.
La descripción archivística permite representar, contextualizar y facilitar el acceso a los documentos, pero no pretende convertir cada dato que aparece en ellos en un punto de acceso. En los expedientes quedan nombres, lugares, actividades, decisiones, antecedentes y relaciones que pueden adquirir interés cuando alguien se acerca al fondo con una pregunta distinta a las previstas inicialmente.
La inteligencia artificial puede ayudarnos a recorrer esa parte del camino ampliando el acceso a ese contenido y recuperando información que nunca llegó a incorporarse a un campo de descripción.
Para entender qué puede suponer en la práctica, vamos a partir de un proyecto real en el que hemos trabajado durante varios años.
La información que cabe en una descripción
Durante cuatro años realizamos la descripción archivística e indización de fondos históricos de una Administración Pública. El proyecto superó los 30.000 registros archivísticos, con una presencia importante de licencias urbanísticas.
Nuestros profesionales revisaban los expedientes para identificar titulares, direcciones, tipos de obra, establecimientos, proyectos, arquitectos y fechas. Era un trabajo de lectura e interpretación, realizado sin inteligencia artificial, en el que cada dato debía trasladarse al registro conservando su significado dentro del procedimiento.
Ese trabajo facilita la recuperación de información en el archivo mediante distintos criterios y permite relacionar los expedientes a partir de los datos registrados.
Pero la documentación contiene mucho más.
Una memoria puede explicar los motivos de una reforma o un informe hacer referencia a una actividad anterior desarrollada en el inmueble. Todos esos datos están en el expediente, aunque nunca se hayan incorporado a sus campos de descripción.
Si queremos recuperarlos, tendremos que acceder al contenido de los documentos.
Y es en este punto donde aparece una de las posibilidades más interesantes de las tecnologías actuales. Parte de esa información puede hacerse consultable sin exigir que el archivo amplíe manualmente cada registro intentando anticipar todas las preguntas que alguien podría plantear en el futuro.
Hay precedentes claros. Los Archivos Nacionales de Estados Unidos utilizaron inteligencia artificial para identificar nombres manuscritos en el censo de 1950 y facilitar su búsqueda cuando fue publicado en 2022. La institución explica esta experiencia y otras aplicaciones de IA sobre sus fondos.
Seguir un asunto a través de documentos diferentes
Volvamos a las licencias urbanísticas.
La historia administrativa de un inmueble puede estar repartida entre una licencia, un proyecto de reforma, distintos informes, una inspección y varias resoluciones.
Cada documento tiene su función y ocupa el lugar que le corresponde dentro del archivo. Pero para alguien que investiga la evolución de ese inmueble todos pueden formar parte de una misma pregunta.
La recuperación basada en el contenido puede ayudarnos a localizar esas referencias incluso cuando la dirección, la actividad o la persona que buscamos aparece únicamente dentro del documento y no figura entre los campos disponibles para la búsqueda.
Podríamos querer saber, por ejemplo, qué reformas se solicitaron para un determinado inmueble y, a partir de ahí, localizar los informes o resoluciones relacionados con aquellas actuaciones.
También podríamos seguir la intervención de un arquitecto en distintos expedientes, estudiar cambios de actividad en una zona o localizar documentación relacionada con determinados tipos de establecimiento.
La diferencia es importante.
Ya no estamos buscando necesariamente un documento concreto. Estamos utilizando la información contenida en distintos documentos para responder a una pregunta.
Y esa relación debe mantener siempre el vínculo con los expedientes de los que procede la información.
Cuando nuestra pregunta utiliza otras palabras
Otra dificultad habitual aparece cuando sabemos qué queremos encontrar, pero no conocemos las palabras exactas utilizadas en los documentos.
Imaginemos que buscamos información sobre la reforma de un local.
En algunos expedientes puede hablarse de reforma. En otros encontraremos términos como acondicionamiento, adecuación, instalación o modificación.
Una búsqueda basada exclusivamente en una palabra concreta puede dejar fuera documentación relevante.
La recuperación semántica permite trabajar con el significado de la consulta y localizar contenidos relacionados, aunque no utilicen exactamente los mismos términos.
Eso resulta especialmente interesante en fondos que abarcan periodos largos, donde el vocabulario administrativo, técnico o profesional puede haber cambiado con el tiempo.
Una vez localizada la documentación, podemos avanzar algo más.
Podemos pedir que se identifiquen determinados datos, localizar pasajes relevantes o preparar una síntesis inicial de la información recogida en varios documentos.
La consulta empieza así a encadenar tareas que tradicionalmente exigían localizar un expediente, abrirlo, leerlo, tomar notas y continuar buscando.
En ArchivIA trabajamos precisamente con este enfoque de recuperación y consulta sobre conjuntos documentales definidos.
Su aplicación al fondo histórico que hemos descrito sería una fase posterior al proyecto realizado. El caso nos sirve para entender qué información existe dentro de los documentos, qué conocimiento tenemos ya sobre ella y dónde podría aportar valor una forma de consulta más avanzada.
Qué cambia cuando podemos recuperar más información del archivo
Para un archivo, estas posibilidades pueden traducirse en nuevas formas de responder a las consultas de investigadores y usuarios.
Si una investigación busca la intervención de un arquitecto en determinados inmuebles, podremos reunir referencias y distinguir qué papel desempeña en cada expediente.
Si se estudia el cambio de actividad de un establecimiento, podremos localizar los documentos que lo explican y seguir parte de su tramitación.
También podemos utilizar la información recuperada para preparar antecedentes o una primera síntesis de un conjunto de expedientes.
El profesional dispone entonces de documentación localizada sobre la que continuar trabajando, comprobar relaciones y orientar la siguiente búsqueda.
La recuperación de información en archivos cobra especial valor cuando una consulta atraviesa varios documentos y necesita localizar detalles que nunca se incorporaron a los registros.
El archivo puede responder a una pregunta nueva sin haber tenido que preverla años antes cuando se realizó la descripción.
Esto no significa que cualquier consulta pueda responderse automáticamente ni que todo lo que encontremos permita llegar a una conclusión.
Localizar documentación relacionada con una actuación no equivale a demostrar que esa actuación llegó a realizarse. Encontrar varias apariciones de un mismo nombre tampoco garantiza por sí solo que correspondan a la misma persona.
La documentación recuperada sigue necesitando contexto.
Preguntar más también exige saber qué estamos encontrando
A medida que ampliamos las posibilidades de consulta aparecen también nuevas preguntas.
¿Qué ocurre si un nombre resulta ilegible? ¿Cómo sabemos si dos referencias corresponden realmente a la misma persona? ¿Qué hacemos cuando la documentación ofrece información contradictoria? ¿Cuándo podemos aceptar un dato recuperado automáticamente y cuándo debe revisarlo un profesional?
Estas cuestiones no reducen el interés de la tecnología. Forman parte de su aplicación real en los archivos.
La conservación, la descripción y el conocimiento del fondo siguen sosteniendo todo el proceso. Sobre esa base podemos ampliar la información accesible y dedicar más tiempo a interpretar lo que encontramos.
Esa será la próxima parada del camino. Determinar cómo evaluar los resultados, gestionar las excepciones y decidir dónde sigue siendo necesaria la validación profesional.
Preguntas frecuentes
La búsqueda de texto completo permite localizar palabras o expresiones presentes en el contenido reconocido de los documentos.
La recuperación semántica añade la posibilidad de encontrar fragmentos relacionados por su significado aunque no utilicen exactamente los mismos términos que la consulta. Una búsqueda sobre la reforma de un local, por ejemplo, podría recuperar documentación que hable de acondicionamiento o adecuación.
Ambas formas de búsqueda pueden complementarse.
No es necesario incorporar previamente a campos estructurados todos los datos que puedan resultar interesantes en el futuro.
Los sistemas pueden trabajar también sobre el contenido de los documentos. La descripción archivística sigue siendo fundamental porque proporciona estructura, contexto y criterios que ayudan a orientar la recuperación y a interpretar correctamente los resultados.
No necesariamente.
Las relaciones obtenidas durante una consulta pueden funcionar como una vía adicional de acceso a la información sin modificar el cuadro de clasificación.
Podemos reunir documentación relacionada con un inmueble, una persona o una actividad para estudiarla conjuntamente mientras cada documento conserva su procedencia, su expediente y su posición dentro de la estructura archivística.
