La reducción de la huella de carbono gracias a la digitalización de documentos

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La preocupación por el medio ambiente está cobrando cada vez más relevancia en nuestra sociedad, impulsando tanto a empresas como a individuos a buscar métodos innovadores para apoyar la sostenibilidad. Una de las estrategias más efectivas en este ámbito es la digitalización de documentos. Implementar este proceso permite a las organizaciones reducir drásticamente su huella de carbono y contribuir a la construcción de un futuro más sostenible.

Aunque el uso de Internet y de dispositivos digitales como tabletas y teléfonos inteligentes ha crecido exponencialmente y muchas organizaciones han iniciado la transición hacia el concepto de empresas sin papel, el consumo de documentos físicos sigue en aumento.

En este contexto, la digitalización de documentos surge como una solución, tanto para disminuir la huella de carbono como para reducir los costes operativos y simplificar la recuperación de información.

¿Qué es la huella de carbono?

La huella de carbono es la medida del total de gases de efecto invernadero (GEI) generados por las actividades humanas, tanto económicas como cotidianas.

En concreto, este indicador ambiental incluye emisiones directas e indirectas de gases como el metano, el óxido de nitrógeno y especialmente el dióxido de carbono (CO₂), principal responsable del calentamiento global desde 1990.

Al respecto, la Organización Meteorológica Mundial (OMM) reportó en 2019 que la concentración de GEI en la atmósfera alcanzó niveles récord. Estos son comparables a los de hace más de tres millones de años, cuando las temperaturas eran aproximadamente 3 °C más altas y el nivel del mar estaba entre 10 y 20 metros por encima del actual. ¡Desde 1961, la huella de carbono se ha multiplicado por 11! Actualmente, representa el 60% del impacto total de la actividad humana en el medio ambiente, según datos de la Global Footprint Network.

¿Por qué reducir tu huella de carbono mediante la digitalización de documentos?

Los métodos tradicionales de manejo de documentos basados en papel tienen un impacto ambiental significativo. De hecho, la industria del papel consume una gran cantidad de recursos naturales, impulsando la deforestación, la destrucción de hábitats y el incremento de las emisiones de carbono.

La producción y el desecho del papel requieren mucha energía, lo que hace aún más grande su huella ecológica. He aquí algunos datos reveladores:

• El 2% de los gases de efecto invernadero a nivel mundial provienen de la producción y el desecho de productos de papel, debido al alto consumo de energía y recursos que estos procesos implican.
• Con un árbol es posible producir aproximadamente 12.500 hojas de papel.
• Un oficinista podría utilizar, de media, hasta 10.000 hojas de papel al año.
• En promedio, son 19 las veces que un documento se copia o imprime.
• Por si fuera poco, el 45% de estos documentos van a parar al tacho de basura o al contenedor de reciclaje.
• Imprimir un documento cuesta alrededor de 0,026€, archivarlo 6,5€ y recuperarlo posteriormente 26€.
• El índice de documentos mal archivados llega hasta el 20%.
• Encontrar o reproducir un documento perdido cuesta aproximadamente 286€.
• Peor aún, debido a errores de impresión y otros fallos, el 50% de los documentos jamás se utilizan.

¿Qué es la digitalización de documentos y cuáles son sus beneficios?

Como su nombre lo indica, la digitalización de documentos es un proceso esencial que transforma información física en formato digital.

Para lograrlo es necesario escanear documentos impresos, fotografías u otros soportes físicos. De esta forma, se convierten en archivos digitales que podemos almacenar en dispositivos electrónicos, servidores locales o en la nube. Una vez digitalizada, esta información queda guardada en un formato accesible adaptado a su propósito final. Bien sea una imagen simple o un documento de texto completamente editable.

¡Pero eso no es todo! Escanear documentos es apenas el primer paso en el proceso de digitalización. A continuación, es indispensable realizar una gestión de documentos integral. Esto incluye organizar los archivos, almacenarlos adecuadamente y hacerlos fácilmente accesibles. Sin duda, la información digitalizada se conserva mejor y es más fácil de acceder y compartir.

Ciertamente, la digitalización de documentos ofrece una solución eficiente para reducir el uso de papel y, por tanto, disminuir la huella de carbono. En este particular, las ventajas de aplicar esta estrategia son:

Reduce el empleo de papel

Desde luego, una de las ventajas más evidentes de digitalizar documentos es la drástica disminución en el uso de papel.

Al transformar documentos físicos en formatos digitales, las organizaciones pueden reducir significativamente su dependencia del papel. Esto conduce a una menor demanda de madera y otros recursos necesarios para la producción de este insumo.

Anualmente, se necesitan aproximadamente 768 millones de árboles para satisfacer la demanda mundial de papel. Una empresa puede evitar la tala de al menos cinco árboles usando documentos digitales, contribuyendo así a la conservación de los bosques y la biodiversidad.

Eficiencia energética

Aparte de ahorrar papel, la digitalización de documentos disminuye el consumo de energía relacionado con la impresión, copiado y almacenamiento de documentos físicos.

De esta manera, las organizaciones promueven un flujo de trabajo más sostenible y eficiente en términos de energía. Este ahorro energético se traduce en una menor emisión de gases de efecto invernadero, contribuyendo de manera significativa a la reducción de la huella de carbono de las empresas.

Menos desperdicios

Por cierto, la eliminación de la necesidad de espacio físico para almacenar documentos es otro beneficio clave de la digitalización. Sin archivadores ni la necesidad de deshacerse de documentos obsoletos o innecesarios, se logra una reducción sustancial en la generación de desperdicios.

Este enfoque promueve un entorno más limpio y ecológico, alineado con las prácticas de gestión sostenible de residuos. Incluso, la disminución de desechos reduce la necesidad de servicios de recolección y tratamiento, contribuyendo aún más a la reducción del impacto ambiental.

Optimización de operaciones

La digitalización de documentos facilita sistemas de gestión documental más optimizados y eficientes.

Específicamente, la capacidad de indexar y organizar archivos digitalizados permite tener acceso y compartir documentos de manera más rápida y sencilla. Esto elimina la necesidad de impresión, fotocopiado y distribución manual excesiva de documentos en papel, mejorando así la eficiencia operativa.

Asimismo, la digitalización reduce los errores humanos asociados con el manejo de documentos físicos, mejorando la precisión y la confiabilidad de la gestión documental.

Ahorro de costes

Aunque los beneficios ambientales son primordiales, la transición a documentos digitales también ofrece ventajas económicas.

Emplear documentos digitales en lugar de imprimirlos puede ahorrar a una empresa más de 1.690€ al año. Estos ahorros provienen de la reducción en los gastos de papel, el menor consumo de energía y el uso más eficiente del espacio de oficina. A largo plazo, la inversión en digitalización se traduce en una mayor rentabilidad y sostenibilidad financiera, además de reducir efectivamente la huella de carbono.

Como ves, la digitalización de documentos es una acción poderosa y necesaria para la preservación del medio ambiente y la promoción de prácticas más sostenibles en todos los sectores.

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• NORMADAT se ocupa de recoger los documentos en Madrid con sus propios medios o en cualquier lugar de España a través de empresas de mensajería de confianza.
• Llevamos a cabo un tratamiento meticuloso, eliminando elementos como clips o grapas, extrayendo los documentos de carpetas o bolsas y clasificándolos manualmente si es necesario.
• Disponemos de escáneres de alta calidad para convertir el papel en imágenes electrónicas. Más aún, aplicamos tecnologías como VRS® para mejorar la calidad de las imágenes, eliminando bordes, enderezando imágenes y mejorando contrastes.
• Implementamos sistemas de reconocimiento óptico para procesar imágenes y reconocer formatos, caracteres, marcas y códigos de barras.
• Utilizamos un sistema inteligente de grabación que minimiza la intervención manual y garantiza un control de calidad del 100% mediante videograbación.
• Para la indexación de documentos, desarrollamos métodos de captura personalizados para cada proyecto, utilizando tecnologías como OCR y videograbación para validar cada campo según las especificaciones del cliente.
• Integramos reglas específicas y validaciones contra bases de datos para asegurar la precisión y confiabilidad de la información digitalizada.
• Por último, los documentos digitalizados se ponen a disposición de los usuarios a través de diferentes medios, como soportes físicos (CD, DVD), líneas de datos, FTP o una plataforma web segura para la explotación de documentos electrónicos.

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Preguntas Frecuentes