Qué son los metadatos y su importancia en la gestión documental

19 de febrero de 2024

Por simple que parezca, mantener la información organizada en una empresa es esencial para garantizar su éxito. Hasta no hace mucho, las carpetas y subcarpetas eran la norma para organizar la información. Al día de hoy, este método ha demostrado ser obsoleto e ineficaz. La gestión de datos ha evolucionado, y los metadatos surgen como un sistema superior para etiquetar y recuperar datos de manera rápida y eficiente.

¿Qué son los metadatos?

En esencia, los metadatos son piezas de información estructurada que permiten clasificar y organizar un documento. Aunque forman parte integral de un archivo, permanecen invisibles a menos que se acceda a ellos intencionalmente. Algunos sistemas de gestión de documentos también proporcionan una vista previa detallada del contenido de un documento gracias a la inclusión de metadatos.

A diferencia del método tradicional de organizar archivos en carpetas, los metadatos proporcionan una forma más avanzada de categorizar información. Este enfoque no solo facilita la búsqueda y recuperación de datos, sino que también supera algunos de los inconvenientes asociados con el método de carpetas.

Metadatos vs. carpetas, inconvenientes del método de gestión de documentos en folders

Aunque colocar archivos en carpetas fue durante mucho tiempo la práctica común para organizar información, presenta desafíos significativos en entornos empresariales. Algunos de los inconvenientes más notables incluyen:

  • El contenido termina perdido entre archivos y subarchivos. Ciertamente, el uso excesivo de folders puede resultar en que el contenido valioso quede perdido dentro de la estructura organizativa. Esto obliga a escudriñar mucho en carpetas y subcarpetas. Los usuarios que buscan información específica pueden no encontrarla fácilmente dentro de las profundidades de tales folders.
  • Contenido bajo un sinfín de encabezados. La naturaleza descentralizada de las carpetas permite que el mismo contenido aparezca bajo varios encabezados, elegidos según la perspectiva de cada usuario. Esto puede dar lugar a confusiones y a una falta de consistencia en la organización de la información.
  • Categorías inadecuadas para describir el contenido. Las categorías predefinidas pueden no ser suficientes para describir adecuadamente el contenido de una carpeta. En consecuencia, los empleados pueden encontrarse limitados por las opciones de categorización estándar de la empresa, lo que dificulta la ubicación eficiente de archivos.
  • Problemas de actualización de contenido. Cuando el mismo contenido aparece en múltiples carpetas, mantener la coherencia y asegurarse de que todas las copias estén actualizadas se convierte en un desafío. Peor aún, la falta de sincronización puede dar lugar a la visualización de versiones obsoletas.
  • Creación de categorías duplicadas. Los creadores de contenido deben ser diligentes para evitar la creación de categorías duplicadas. Por supuesto, este inconveniente puede conducir a la dispersión del contenido en distintas ubicaciones, dificultando la búsqueda para todos los usuarios.

La importancia de los metadatos en la gestión documental empresarial

En la actualidad, el valor de las búsquedas en línea ha elevado la relevancia de los metadatos. Es común asociar este recurso con las búsquedas en motores como Google.

No obstante, la verdadera importancia de los metadatos se extiende más allá del ámbito web y abarca la esfera interna de una empresa, especialmente en lo que respecta a la gestión documental. Crear y aplicar metadatos para los documentos internos va más allá de la simple organización.

Hablamos de una estrategia que suministra una identidad distintiva a cada clase de contenido. Indiscutiblemente, esta acción transforma la gestión de documentos en una tarea planificada y eficiente.

Un sistema de clasificación eficaz

Para muchos, el sistema convencional de archivo en carpeta puede aportar suficiente orden. Aun así, implementar metadatos añade un nivel superior de eficacia. Los recursos que nos ocupan asignan la ubicación adecuada de documentos en el sistema de gestión de documentos una vez creados, de forma automática.

Esto no solo ahorra tiempo que de otro modo se emplearía en la búsqueda de la carpeta correcta, sino que también facilita la reubicación de documentos recalificados a diferentes carpetas mediante la simple actualización de los metadatos.

Búsqueda de documentos más sencilla

Sin duda, la agilidad en la búsqueda de documentos es esencial en el entorno empresarial actual. La herramienta que nos ocupa posibilita un acceso rápido y directo al contenido necesario mediante el uso de palabras clave.

La capacidad del sistema de gestión documental para emplear metadatos como punto de referencia simplifica la búsqueda interna, equiparándola a la facilidad de una búsqueda en Google. Desde luego, este enfoque elimina la necesidad de explorar innumerables carpetas y subcarpetas digitales, garantizando un acceso casi instantáneo a la información.

Contextualización del contenido mediante metadatos

En efecto, los metadatos ofrecen una manera natural de organizar el contenido al establecer asociaciones y relaciones entre diferentes elementos y usuarios, sin importar la ubicación física de los documentos. Esta contextualización facilita la comprensión del contenido, mejorando la eficiencia en la gestión documental.

Simplificación del intercambio de datos

La descripción detallada proporcionada por las herramientas de las que hablamos simplifica la colaboración al permitir la agrupación de documentos relevantes. En este sentido, la capacidad de asociar metadatos a documentos facilita la preparación y gestión de documentos dentro de grupos colaborativos. De esta manera,  mejora la eficacia de los procesos de intercambio de datos.

Los metadatos mantienen el contenido actualizado y controlado

Los metadatos se convierten en una herramienta vital para garantizar que no existan duplicados almacenados en diversas ubicaciones. Además, un sistema basado en metadatos puede asegurar el uso de la versión más reciente de un documento, rastreando y controlando los cambios realizados por los usuarios. Esto no solo optimiza la gestión del contenido sino que también promueve la integridad y la actualización constante de la información.

Por supuesto que estas ventajas no representan la totalidad de los beneficios de un sistema de gestión documental basado en metadatos. Aparte de facilitar la gestión de usuarios y accesos, los flujos de trabajo y procesos de aprobación pueden ser automatizados, contribuyendo a la eficiencia global de la organización.

Optimización del uso de metadatos para beneficios sostenibles

Sin embargo, para aprovechar plenamente los beneficios de los metadatos, es crítico utilizarlos correctamente. La implementación efectiva de metadatos implica:

  • Comprensión del valor de los metadatos. Es esencial que los empleados comprendan la importancia y el valor de los metadatos. Explicar claramente cómo el uso adecuado de los metadatos facilita el trabajo diario fomentará su adopción y correcta utilización.
  • Elaboración de una política sólida. La coherencia es clave en cualquier política de metadatos efectiva. Asegurar que todo el equipo conozca las etiquetas y clases asignadas a los documentos promoverá una gestión de información eficiente y una búsqueda más efectiva.

Por último, sin importar su sector o tamaño, la aplicación de una política sólida y una práctica coherente de metadatos beneficia a todas las organizaciones. Más allá de las mejoras inmediatas en eficacia y flujo de trabajo, los datos sobre datos proporcionados por los metadatos pueden aprovecharse para obtener información detallada sobre el rendimiento de los equipos y las áreas de mejora potencial. Con una comprensión clara del propósito de los recursos que analizamos y su importancia, las empresas pueden avanzar hacia una gestión documental más eficiente y estratégica.

Por ejemplo, en NORMADAT conocemos el valor de los metadatos y los aplicamos eficientemente en los procedimientos de indexación, indispensables luego de los servicios de digitalización de documentos físicos que ofrecemos a nuestros clientes. De este modo, además de agilizar la transición a oficinas sin papel, suministramos un sistema eficiente de organización documental. ¡Contáctanos y conoce más de nuestros servicios!

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