Innovando en
nuevas realidades

Normadat te permite optimizar y organizar documentos, automatizar procesos empresariales, controlar notificaciones electrónicas y gastos empresariales y digitalizar tu empresa sin límites.

Somos especialistas en procesos
empresariales de principio a fin

Gestión documental

Simplifica los procesos y operaciones, organización y almacenaje de información de manera segura en papel o digital.

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Suite Portal Áurea

Accede a soluciones SaaS para la gestión y optimización de procesos (cuentas por pagar, notificaciones electrónicas, proveedores…).

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Normadat Expense

Digitalización y gestión de tickets y notas de gasto

Control de las políticas de gasto y eficiencia en la aprobación de notas de gasto digitalizando el proceso completamente. Homologado por AEAT.

Normadat
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Tratamiento de Facturas

Gestione sus facturas y pago a proveedores ágilmente

Automatización de los procesos de Cuentas por Pagar. Digitalización y optimización del workflow de pago a proveedores minimizando costes.

Biblioteca Digital

Clasificación, catalogación y gestión de Archivos y Bibliotecas

Acceso a una amplia colección de libros y recursos en formato electrónico, permitiendo a los usuarios leer, buscar y descargar materiales en línea.

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NUESTRA DIFERENCIA

Contamos con la experiencia y el equipo humano para llevar su proyecto a otro nivel

Experiencia

Con +30 años en el sector tecnológico, hemos ayudado a nuestros clientes a mejorar sus procesos internos, gestionar y organizar grandes cantidades de archivos facilitando el día a día de los departamentos.

Tecnología

Nuestras soluciones enfocadas a la resolución de problemas abarcan desde la parte más tecnológica de gestión diaria de una organización hasta la gestión documental y digitalización de documentos.

Equipo humano

Con +250 profesionales altamente capacitados, trabajamos de la mano con los clientes para satisfacer sus necesidades, brindando un servicio personalizado y de confianza.

Visión de futuro

Trabajamos desarrollando soluciones innovadoras de digitalización empresarial y gestión documental, promoviendo la eficiencia, la sostenibilidad y la transformación en todas las industrias.

PODEMOS AYUDARTE A LLEGAR MÁS LEJOS

 

Nuestra experiencia nos ha llevado durante años a aportar valor añadido en cualquier sector

 

AAPP

Ayudamos a organismos de la administración pública en la transformación digital, eficiencia y gestión de procesos.

Banca, Seguros y Finanzas

La industria financiera busca la excelencia a través de la transformación digital con soluciones a medida.

IT y Seguridad de la Información

Ofrecemos consultoría digital, gestión documental, mejora de procesos y protección y destrucción de soportes.

Compliance

Gestionamos el cumplimiento de la normativa para proteger la reputación de tu empresa y garantizar que se adhiera a las leyes y regulaciones.

NUESTRO TRABAJO

Las empresas llegan más lejos con Normadat

Infraestructuras y Servicios

El cliente, del sector infraestructuras y servicios internacionales, buscaba gestionar +1600 notificaciones electrónicas obligatorias a través de +40 direcciones de correo que revisaban +250 personas.

El proyecto tuvo como resultado:

  • 25k € Ahorros en RRHH
  • 100% Notificaciones atendidas en tiempo y forma
  • 100% Reducción de sanciones por tiempo de gestión

El cliente necesitaba una solución de tratamiento electrónico de documentos. Desde Normadat, le ofrecemos un proyecto que abarca desde la recogida recurrente de documentos hasta la digitalización y posterior tratamiento de expurgo digital y físico eliminando documentación según indicaciones del cliente.

El cliente necesitaba una solución de tratamiento electrónico de documentos. Desde Normadat, le ofrecemos un proyecto que abarca desde la recogida recurrente de documentos hasta la digitalización y posterior tratamiento de expurgo digital y físico eliminando documentación según indicaciones del cliente.

El Archivo Histórico de Tarragona necesitaba ordenar y tratar el archivo para series históricas del siglo XX. En Normadat realizamos un proyecto de tratamiento archivístico:

  • 10.000 tratamiento de unidades documentales
  • 27.000 metros lineales de documentación
  • 100% preparación de documentos para la paginación, descripción y registro en el software

La Consejería de Cultura, Turismo y Deporte de la Comunidad de Madrid precisaba de un trabajo de tratamiento de ejemplares de la Biblioteca Regional para la catalogación, captura de registros y validación o creación de 9.723 registros. En Normadat ofrecimos un servicio de búsqueda previa en el Catálogo de cada uno de los recursos  para catalogar obras nuevas creando registros de autoridad y completando al máximo los registros bibliográficos existentes.

Cuentas por pagar

Nuestro cliente se enfrentaba a un desafío significativo en su proceso de facturación. Con un flujo constante de proveedores y un volumen creciente de facturas, necesitaba una plataforma que facilitara la subida de las facturas a los proveedores para conseguir un seguimiento y control de los documentos. CAPIA fue su solución, como resultados:

  • 30% reducción de tiempo de procesamiento
  • 25% ahorro de gestión de proveedores

El cliente necesitaba centralizar las notificaciones electrónicas obligatorias en un solo punto. Implementamos la solución ELON ML, a través de un único buzón de entrada se podían recibir las notificaciones y cargar los documentos requeridos por la administración con acceso para varios usuarios. El primer año del proyecto se consiguieron gestionar +1000 notificaciones.

El cliente, a través de Grupo Integra, necesitaba un servicio para gestionar la correspondencia y valija de todos sus edificios que le permitiera obtener una trazabilidad total de los envíos de entrada y salida de sus sedes. La solución fue CAVA, a través de una parametrización de la matriz de decisiones, se definió en función de las políticas de la compañía, la configuración de la herramienta en base a los usuarios del servicio, tipo de objetos que se reciben y políticas de conservación de documentos.

Derecho Público

Una entidad de Derecho Público que gestiona derechos de propiedad intelectual necesitaba controlar el proceso de facturación de proveedores y socios, que estaban sin automatizar y necesitaban incorporar flujos de aprobación para la firma de documentos tanto interna como de terceros. En Normadat realizamos una consultoría de transformación digital elaborando un diagnóstico con la identificación de las mejoras, la propuesta del nuevo modelo y la elaboración de un mapa documental funcional.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental se rige por un conjunto de normas técnicas y prácticas con el fin de gestionar de modo eficiente la creación, recepción, administración, mantenimiento, búsqueda, recuperación, custodia y eliminación de documentos de cualquier clase, aplicando principios de racionalización y economía de la disciplina archivística.

¿Por qué es importante la gestión documental para las empresas?

La gestión documental es importante para mantener la información organizada, mejorar la eficiencia operativa, cumplir con regulaciones y garantizar la toma de decisiones informadas. Con el tratamiento electrónico de la información es posible ir eliminando procesos que impliquen documentación en papel por otros en los que se gestione la información digital de forma segura. En este sentido, la gestión documental permite el uso de repositorios de documentación donde la seguridad de los documentos queda confirmada gracias a control de acceso de usuarios a contenidos por perfiles y roles, logs de las acciones realizadas y acceso y disponibilidad de los documentos en cualquier momento lo que revierte en eficiencia de costes para las empresas.

¿Cuál es la diferencia entre gestión documental y gestión documental electrónica (GED)?

La gestión documental siempre trata de identificar, clasificar, gestionar y custodiar documentación, ya sea en formato papel o electrónico, mientras que la GED se refiere específicamente a la gestión de documentos electrónicos en un entorno digital.

La gestión documental aúna procesos y técnicas para su identificación, clasificación, gestión y conservación o eliminación y la gestión documental electrónica (GED) es una parte de la gestión documental en la que se tratan exclusivamente documentos digitales o digitalizados.

¿Cómo se puede mejorar la seguridad de los documentos en la gestión documental?

La seguridad de los documentos es una parte esencial de la gestión documental. Estas políticas y directrices deben ir encaminadas a asegurar la información custodiada. El informe técnico ISO/TR 15801 ofrece recomendaciones para asegurar la veracidad y fiabilidad de la información almacenada electrónicamente. Esto puede lograrse a través de aspectos claves como son los controles de acceso a espacios físicos o digitales. La autenticación de los usuarios, el control sobre la transmisión de datos, la encriptación de las comunicaciones y un exhaustivo control de la trazabilidad a través de logs. Las políticas de seguridad también tendrán en cuenta otros múltiples factores como la redundancia de los datos, la protección contra software malicioso y la gestión de la mentalidad de los trabajadores para que observen y apliquen las medidas adecuadas en sus puestos de trabajo.
En este aspecto queremos resaltar que en Normadat estamos certificados con la categoría ALTA del Esquema Nacional de Seguridad.

¿Cuál es el papel de la automatización en la gestión documental? ¿Por qué necesito servicios de mejora de la gestión documental? ¿Cuáles son los beneficios?

La automatización agiliza la captura y distribución de documentos, reduce errores humanos y acelera los flujos de trabajo, mejorando la eficiencia y la productividad. Se trata de una actividad en la que la intervención humana es desasistida o con un impacto mínimo. Al mejorar procesos de gestión documental se incide en procesos que garantizan la autenticidad, integridad y conservación de los documentos, así como su consulta con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión.

Los flujos de trabajo automatizados están definidos para que, según el caso y el disparador, ocurra una determinada acción. De esta manera la automatización de la documentación permite a las compañías optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y productividad, garantizar la fiabilidad de los datos y fortalecer la colaboración entre departamentos. Todo esto se traduce en una ventaja competitiva y una experiencia mejorada para empleados y socios.

¿En qué podemos ayudarte?

¿Tienes un proyecto o una duda? Nuestro equipo de expertos se pondrá en contacto contigo para ofrecerte la mejor solución

 

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