Cómo seleccionar un proveedor para backup de datos empresariales

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Entre las prioridades de cualquier empresa, independientemente de su tamaño y sector, está la necesidad de proteger y mantener la integridad de sus datos.

Sin duda, la información de clientes, registros de ventas, inventario, finanzas, correos electrónicos y otros documentos confidenciales es crítica para asegurar la continuidad operativa y el éxito de cualquier negocio.

Por eso, la elección de un proveedor de backup de datos empresariales es una decisión fundamental en el entorno actual. Un ataque cibernético, la eliminación accidental o intencionada de información, o un fallo en el sistema pueden causar problemas graves que comprometan la continuidad de la compañía.

Soluciones de respaldo que podría ofrecer un proveedor de backup de datos empresariales

Para seleccionar el proveedor adecuado de backup de datos empresariales, es fundamental entender las diferentes soluciones de respaldo disponibles. Las tres opciones más comunes son:

• Copia de seguridad local. Este tipo de respaldo almacena los datos en un dispositivo físico como un disco duro externo o un servidor local. Es una solución rápida y accesible, pero vulnerable a desastres físicos como incendios o robos.
• Copia de seguridad en la nube. Aquí, los datos se almacenan en servidores remotos gestionados por un proveedor de servicios en la nube. Ofrece alta disponibilidad y protección contra desastres locales, pero depende de una buena conexión a Internet.
• Copia de seguridad híbrida. Combina las ventajas de las dos anteriores, permitiendo el almacenamiento de datos tanto localmente como en la nube. Esta solución proporciona flexibilidad y una capa adicional de seguridad.

Pautas para seleccionar tu proveedor de backup de datos empresariales

Conocer las necesidades específicas de tu empresa y las características que mejorarán tu capacidad de continuidad del negocio es imprescindible para encontrar la solución de respaldo adecuada. A continuación, te explicaremos algunas pautas a seguir:

Considera tus necesidades de recuperación de datos

En primer lugar, define claramente tus expectativas y necesidades en cuanto al proceso de recuperación y restauración. Las preguntas clave a considerar incluyen: ¿Cuánto tiempo de inactividad puede permitirse tu empresa en caso de pérdida de datos? ¿Es crítico para tu negocio restaurar versiones anteriores de archivos en caso de un ataque de virus o error humano?

Basándote en las respuestas, podrás decidir si necesitas un proveedor de respaldo que ofrezca, por ejemplo, retención ilimitada de versiones de archivos, una recuperación rápida en línea o virtualización instantánea de servidores para minimizar el tiempo de inactividad.

Almacenamiento ilimitado

El volumen de datos en las empresas puede crecer rápidamente. Por ello, es importante que tu proveedor de backup de datos empresariales ofrezca opciones de almacenamiento flexibles o incluso ilimitadas. Esto te permitirá escalar tu capacidad de almacenamiento según las necesidades del momento sin preocuparte por superar límites que puedan comprometer la protección de tu información.

Cobertura de todos tus dispositivos

Ciertamente, las empresas suelen almacenar datos en una variedad de dispositivos: computadoras portátiles y de escritorio, servidores NAS, servidores SQL, bases de datos propietarias, entre otros.

Antes de elegir un proveedor de respaldo, asegúrate de que este pueda cubrir todos los dispositivos y plataformas utilizados en tu organización. Hacer una lista de los dispositivos que necesitas respaldar puede ser una buena referencia al comparar proveedores.

Algunos proveedores pueden incluso ofrecer soluciones personalizadas para tipos específicos de bases de datos o aplicaciones propietarias.

Periodos amplios de conservación de la información

Otra característica fundamental a considerar al elegir un proveedor de backup de datos empresariales es la capacidad de conservar la información durante largos periodos.

Dependiendo de las necesidades de tu empresa, puedes optar por opciones que permitan la retención de datos desde uno hasta diez años. Por ejemplo, esto aplica a la conservación de los documentos de empresas en liquidación según la Ley Concursal.

Igualmente, es fundamental contar con copias de seguridad de la información financiera con una antigüedad mínima de cinco años para cumplir con normativas legales y requerimientos de auditoría. 

Evalúa la tecnología, seguridad y experiencia del proveedor de backup de datos empresariales

El avance tecnológico, la infraestructura de seguridad y la experiencia del proveedor de servicios son factores determinantes en la selección.

Es esencial que el proveedor utilice tecnologías de vanguardia para garantizar la máxima protección de tus datos. Esto incluye el uso de capacidades de cifrado avanzadas para asegurar que la información esté protegida tanto en tránsito como en reposo.

Además, tecnologías como la deduplicación y la compresión pueden optimizar el almacenamiento y el uso del ancho de banda, lo que se traduce en una mayor eficiencia y ahorro de costes.

Antes de firmar un contrato, verifica que el proveedor, como empresa archivística, tenga un plan de recuperación activo para sus propias infraestructuras. Esto garantiza que, en caso de un incidente que afecte sus sistemas y espacios de almacenamiento, no solo ellos, sino también tus datos, estén protegidos.

Asimismo, es importante que el proveedor pueda adaptarse a las necesidades cambiantes de tu entorno de TI, como la integración con entornos virtuales, aplicaciones en la nube y dispositivos móviles, asegurando que su servicio pueda crecer y evolucionar junto a tu negocio.

Desde luego, la experiencia también juega un papel vital. Busca un proveedor con un historial probado de éxito en copias de seguridad y recuperaciones. Solicita referencias y estudios de casos específicos de tu industria para evaluar su competencia y fiabilidad.

Tener un servicio de asistencia 24 horas y disponibilidad de soportes

La disponibilidad del soporte técnico es crítica. Las emergencias pueden ocurrir en cualquier momento, y es vital que tu proveedor de backup pueda ofrecer asistencia continua.

Un servicio de soporte 24/7 es esencial para garantizar que puedas restaurar archivos o sistemas durante fines de semana o festivos, lo cual puede ser imprescindible dependiendo de la naturaleza de tu negocio. La capacidad de respuesta inmediata puede marcar la diferencia entre una interrupción menor y una crisis mayor. 

Por otro lado, el proveedor de backup de datos empresariales elegido debería ofrecer la pronta disponibilidad de soportes de información de tu compañía guardados en sus servidores y almacenes. 

Evaluar la escalabilidad y el coste

A medida que tu empresa crezca, también lo harán tus necesidades de respaldo y recuperación. En este sentido, es importante que el proveedor elegido pueda escalar sus servicios para satisfacer estas necesidades futuras. Las soluciones flexibles que se ajustan al crecimiento de tu negocio son esenciales para mantener una protección continua sin interrupciones.

Por supuesto, el coste es otro factor a considerar cuidadosamente. Un proveedor debe ofrecer tarifas claras y estables, ya sean mensuales o anuales, basadas en tus necesidades específicas. Si bien, puede ser tentador elegir una opción más económica, es fundamental comprender el modelo de precios del proveedor y asegurarse de que no haya costes ocultos.

Invertir adecuadamente en un servicio de backup de datos empresariales de calidad puede evitar gastos significativos a largo plazo.

Cumplimiento de la normativa de protección de datos 

El cumplimiento de las normativas de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), es esencial para cualquier empresa. Estas regulaciones también se aplican a las copias de seguridad, especialmente aquellas almacenadas fuera de las instalaciones de la organización.

Asegúrate de que el proveedor de backup de datos empresariales cumpla con todas las normativas relevantes y que tenga procedimientos claros para proteger la privacidad y seguridad de los datos.

Confía a Normadat tu backup de datos empresariales

En Normadat, comprendemos la vital importancia de proteger los soportes de backup, por lo que ofrecemos una solución completa que asegura la integridad y preservación de los activos digitales de tu empresa.

Con este propósito, nuestras instalaciones de alta seguridad están especialmente diseñadas para garantizar la protección de los soportes de backup hasta su utilización o caducidad.

Nuestro centro de operaciones es el núcleo donde se custodian los soportes y materiales sensibles. En Normadat, te brindamos la confianza de salvaguardar tus datos empresariales contra cualquier amenaza.

En concreto, el servicio de custodia de soportes de backup de datos empresariales que ofrecemos incluye:

1. Seguimiento. Realizamos un seguimiento detallado de los soportes, generando informes que especifican su ubicación actual. El mismo se efectúa cada vez que un maletín se traslada, tanto en nuestro centro de datos como en ubicaciones externas.
   
2. Protección. En este particular, los soportes se guardan en maletines cerrados y sellados, garantizando que no queden expuestos a manipulaciones indebidas ni a condiciones adversas, como la exposición prolongada al calor.
   
3. Recogida e inventario. Nos desplazamos hasta el lugar indicado para recoger los soportes, realizando in situ un inventario detallado de la documentación.
   
   Registramos minuciosamente todos los datos necesarios para asegurar la recuperación de la información en el futuro. Los soportes se trasladan en maletines electrostáticos y no se apilan. Por si fuera poco, nuestras furgonetas isotermas cuentan con cierres de seguridad y seguimiento GPS.
   
4. Grabación y control del inventario. Al terminar cada jornada, verificamos el inventario de todo lo externalizado, comparándolo con la información registrada para detectar posibles inconsistencias.

Otros servicios relevantes

5. Periodicidad en la recogida, custodia y transporte. En Normadat, comprendemos la importancia de programar y transportar los soportes de backup.
   
   En función de ello, establecemos un calendario de intercambio adaptado a tus necesidades (diario, semanal, quincenal o mensual), especificando horarios y direcciones de entrega. Nuestro compromiso es asegurar la disponibilidad de los soportes cuando los necesites.
   
6. Integridad. Cuando los soportes se vuelven obsoletos o pierden su integridad, los destruimos de forma segura, ya sea eliminando los datos de la cinta o destruyendo la cinta por completo.
   
7. Solicitud de soportes. Los clientes pueden solicitar soportes según las siguientes modalidades de entrega:

• Coincidiendo con el próximo intercambio programado.
• Al siguiente día hábil.
• Entrega urgente en 2 horas, entre las 08:00 y las 17:00 en días hábiles.
• Entrega urgente en 2 horas, fuera de horario laboral.

En Normadat, nuestra prioridad es proteger tus activos digitales y garantizar la seguridad de los soportes donde se almacenan. Con más de 30 años de experiencia en el sector, somos líderes en la custodia y gestión de soportes tanto físicos como digitales. Esto nos hace tu partner confiable para el backup de datos empresariales.

Preguntas Frecuentes