La custodia de archivos para empresas en liquidación

19 de febrero de 2024

El pasado 30 de junio finalizó el plazo de la moratoria concursal para empresas y autónomos con problemas de solvencia en España. Como se recordará, esta fue una de las medidas del Gobierno en apoyo a la recuperación económica tras la crisis del COVID-19. En consecuencia, las compañías con dificultades para pagar sus deudas que quieran mantener su actividad y no caer en quiebra, deben solicitar el concurso por parte de los acreedores dentro de los dos meses siguientes, contados desde el 1 de julio. Probablemente, muchos de estos procesos terminarán en la liquidación de sociedades mercantiles. De allí que una considerable cantidad de administradores concursales deban prever la gestión de la custodia de documentos de empresas en liquidación.

En este artículo, hablaremos de los plazos y condiciones de la conservación de dichos archivos, poniendo esta circunstancia en el contexto del concurso de acreedores. Y, al mismo tiempo, expondremos los plazos de conservación de acuerdo al ámbito: penal, fiscal y mercantil. También hablaremos de las soluciones de custodia documental que ofrecemos en Normadat.

La opción del concurso de acreedores y las empresas en liquidación

En esencia, el concurso de acreedores es un procedimiento legal cuyo propósito es ayudar a las compañías insolventes y sin liquidez a pagar sus deudas. Mediante este mecanismo, regulado por la Ley 22/2003, de 9 de julio, Concursal, los acreedores podrán cobrar y los negocios podrán seguir operando. Esto evita que la empresa se disuelva totalmente y permite al deudor conservar su patrimonio, aunque tenga que ponerlo como garantía hipotecaria. No obstante, llegar a la situación de empresas en liquidación es la solución última de este recurso.

Pese al vencimiento del plazo de la moratoria, falta la aprobación definitiva del proyecto de ley de reforma de la citada Ley Concursal. Cabe destacar que tal reforma consiste básicamente en la transposición de la Directiva europea de reestructuración e insolvencia. Asimismo, incorpora otras modificaciones en materia concursal para proporcionar recursos más efectivos y rápidos que mejoren los procedimientos de insolvencia y que permitan mantener las empresas en funcionamiento.

¿Qué debemos esperar del fin de la moratoria?

Después de las enmiendas aprobadas por el Senado el 1 de julio, no sabemos cuándo volverá al Congreso de los Diputados la citada reforma de Ley para su aprobación definitiva. A esto debemos agregar la espera de otros 20 días para que entre en vigor el nuevo instrumento legal. Aun así, las solicitudes de concurso de acreedores ya deben estar llegando a los juzgados mercantiles. Sobre todo las del tipo forzoso, que es el requerido por un acreedor o un socio de la misma empresa en desacuerdo con la gestión de la dirección. Mientras que las voluntarias, es decir, las que solicita el propio responsable de la empresa pueden esperar para hacerlo hasta el 31 de agosto de 2022.

Normalmente, la ley exige a la empresa deudora solicitar el concurso dentro de los dos meses siguientes de tener conocimiento de la posibilidad de quiebra. O bien, de una situación de insolvencia inminente no declarada. Si el juzgado admite la solicitud, se considerará como un concurso voluntario.

Sin embargo, este plazo puede alargarse a tres meses, si el deudor notifica al juzgado el inicio de negociaciones con sus acreedores para buscar acuerdos de refinanciación o de pagos de manera extrajudicial. Y tendría un mes más para solicitar el concurso si la negociación fracasara.

Es previsible que muchas empresas y autónomos deudores prefieran  solicitar el concurso al finalizar el plazo citado o después de entrar en vigencia la reforma. Algo insensato, ya que, como dijimos, los propios acreedores pueden adelantarse.

Principales cambios en la Ley para evitar la caída de empresas en liquidación

Veamos cuáles son los cambios más relevantes que introduce la reforma de la Ley Concursal:

Planes de reestructuración

En primer lugar, los acuerdos de refinanciación aún vigentes serán sustituidos por planes de reestructuración. Estos programas permitirán a las empresas deudoras viables evitar la insolvencia o salir de la misma. Básicamente es un instrumento pre-concursal al que tendrán acceso empresas en dificultades, para facilitar una reestructuración en caso de una probable insolvencia. Es decir, no esperar a que esta situación sea inminente, lo que promoverá reestructuraciones más oportunas y con mayores posibilidades de éxito. Por supuesto, esta medida descongestionará los juzgados mercantiles y harán más eficientes los concursos.

Mecanismo especial para pymes y autónomos

Otra reforma importante es la incorporación de un procedimiento de insolvencia único para microempresas de menos de 10 trabajadores y autónomos. Este mecanismo, digitalizado y más económico, hace factible la continuidad operativa de las empresas y favorece la reasignación de recursos. En concreto, se trata de simplificar el proceso concursal mediante una estructura modular que, tras un período de negociación con los acreedores –no mayor de tres meses– ofrezca dos soluciones posibles:

  • Si hay acuerdo, aplicar un plan de continuidad rápido y flexible.
  • En caso contrario, poner en marcha una liquidación ordenada y rápida mediante una plataforma online.

Segunda oportunidad

Igualmente, la reforma introduce cambios significativos en el mecanismo de segunda oportunidad para autónomos y personas físicas que estén en concurso. El propósito de estas es permitir a los beneficiarios continuar con su actividad empresarial o laboral. Entre las medidas adicionales incorporadas está la posibilidad de exoneración sin previa liquidación del patrimonio del deudor y estableciendo un plan de pago a los acreedores. De esta manera, el autónomo podrá conservar los bienes y derechos indispensables para continuar con su actividad.

El mencionado plan de pagos se prolongará hasta un máximo de tres años, ampliables a cinco años si no se enajena la vivienda.

Un proceso más eficiente

Finalmente, la reforma incrementa la eficacia del procedimiento concursal, agilizando más el procedimiento y facilitando la aprobación de convenios cuando la empresa pueda cumplirlos. Así como también, facilitando la venta de unidades productivas o liquidarlas, según el caso.

Conservación de los documentos de empresas en liquidación

Lo que también es cierto es que la reforma de la Ley Concursal no cambia para nada las consecuencias de las liquidaciones de empresas. Una de ellas es la obligatoriedad de conservar los archivos documentales de estas, durante cierto tiempo. Sin duda, cargar con la contabilidad y otros registros físicos o digitales acumulados durante años de empresas en liquidación es molesto para los administradores concursales. En ambos casos, por la cantidad de espacio que ocupan.

Ahora bien, ¿por cuánto tiempo deben custodiarse los mencionados archivos? Cada ámbito de interés en la liquidación de empresas tiene una exigencia distinta:

  • En el mercantil, por ejemplo, los libros de contabilidad que registran balances, gestión de cuentas, el cumplimiento de obligaciones con Hacienda, deben conservarse durante seis años, contados desde la fecha del último asiento en los libros. Esto según el artículo 30 del Código de Comercio. La obligación se extiende a toda documentación, correspondencia y justificantes vinculados con el negocio. La misma disposición establece que son los liquidadores los obligados a cumplir esta norma en el caso de disolución de empresas. Esos seis años son de prescripción, no de caducidad y la Administración puede interrumpirlos en cualquier momento.
  • Por su parte, la Ley General Tributaria establece un plazo de prescripción de cuatro años. A lo largo del mismo, la Administración podrá ejercer su potestad de liquidar, recaudar y sancionar. Y el obligado también podrá solicitar y obtener devoluciones.

Derecho de la Administración Tributaria a investigar

Y por si esto no fuera suficiente, el mismo artículo 66bis faculta a la Administración Tributaria a “comprobar e investigar los hechos, actos, elementos, actividades, explotaciones, negocios, valores y demás circunstancias determinantes de la obligación tributaria para verificar el correcto cumplimiento de las normas aplicables”. Para lo que determina un plazo de prescripción de 10 años, a partir de la finalización del plazo para presentar la declaración o autoliquidación.

Pero aún hay más: de comprobarse un delito fiscal, el plazo de prescripción para la conservación de archivos lo establece el Código Penal (Artículo 131.1). En tal caso el tiempo es de cinco años a partir de la comisión de la infracción.

Entonces, ¿cuál sería la cantidad de tiempo definitiva para resguardar los archivos de las empresas en liquidación?

Desde Normadat, nuestra sugerencia para los administradores concursales, es que la conservación se mantenga entre 6 y 10 años.

En Normadat ofrecemos servicios de custodia documental de empresas en liquidación

Como parte de nuestros servicios, en Normadat estamos capacitados para ofrecer la conservación temporal o a largo plazo de documentos. Para ello, contamos con cuatro centros de custodia con todas las medidas de seguridad: CCTV, control de accesos y extinción de incendio por gas (no por agua), etc. Tres de estos centros están en la Comunidad de Madrid.

En este sentido, cubrimos la totalidad del proceso con recursos humanos y materiales propios, desde el mismo momento en que el cliente pone su documentación en nuestras manos, hasta la custodia en nuestros depósitos especiales. Cuando lo requiera, el cliente puede solicitar una caja o documento específico. En tal caso, nuestros tiempos de respuesta van desde una entrega normal al día siguiente a una entrega urgente en solo un par de horas. Ya sea el documento original o una copia digitalizada remitida por correo electrónico. El usuario puede solicitar este servicio mediante nuestra aplicación web, el Portal Áurea.

En Normadat también efectuamos el proceso de destrucción certificada de documentación, siguiendo lo pautado en el Nivel 6 de la Norma UNE-EN 15713:2010. La eliminación es realizada en nuestros propios centros de custodia. De este modo, se evitan los riesgos derivados del transporte.

En resumen, solamente en este ámbito, nuestros servicios son:

  • Recogida en Madrid, con medios propios, y en toda España mediante empresas de mensajería.
  • Inventario.
  • Registro grabado y cargado en el sistema, generando etiquetas de identificación para cada caja con su referencia y código de ubicación.
  • Solicitudes de documentos específicos.
  • Destrucción certificada.

Contáctanos y conoce todas las herramientas y servicios de gestión documental para organizaciones solventes y empresas en liquidación y oficina virtual que podemos ofrecerte.

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