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Agilizar procesos empresariales es una de las mejores formas de ahorrar tiempo y costes.
¿Y cómo puedes lograrlo en tu compañía?
En síntesis, puedes reducir las tareas redundantes, automatizar las rutinarias (pero necesarias) o creando otras nuevas que minimicen los costes y maximicen la eficiencia.
Como verás más adelante, todas estas medidas pueden generar un mejor entorno empresarial para tus trabajadores, incrementar la satisfacción de tus clientes y aumentar la rentabilidad de tu organización.
¿Y de qué va eso de agilizar procesos?
En pocas palabras, agilizar procesos consiste en la práctica de identificar y eliminar pasos o actividades repetitivos e innecesarios en un proceso o actividad para hacerlo más eficiente y eficaz.
Por lo tanto, los objetivos de la aceleración de procesos son:
- Mejorar la eficiencia
- Aumentar la productividad
- Mantener la competitividad
- Disminuir residuos
- Mejorar la satisfacción del cliente al proveer productos o servicios oportunamente y con menos errores.
Lograr todo esto implica incorporar y aprovechar las nuevas tecnologías en las empresas para sustituir los procesos manuales.
Desde luego, la medida que analizamos es aplicable a diversos aspectos de las operaciones empresariales. Entre ellos, los procedimientos de compras o los procesos contables, por mencionar solo algunos.
Por ejemplo, en las compras, la agilización puede requerir el uso de soluciones automatizadas para gestionar las relaciones con los proveedores o la implementación de órdenes de compra electrónicas.
Todo esto suena muy bien. Pero debes entender que agilizar procesos en tu empresa no es una solución que se aplica de una sola vez.
Por el contrario, es como un proceso de consultoría continuo que requiere esfuerzos constantes de mejora. Las organizaciones que se comprometen en este proceso deben revisar periódicamente sus flujos de trabajo y adaptarlos, teniendo en cuenta las opiniones de empleados y clientes.
¿Por qué es importante agilizar procesos en tu empresa?
Míralo de esta manera: agilizar procesos significa poner a tu empresa en modo “turbo”. Y cuando la ejecución de tareas es más rápida y precisa, no tardarás mucho en ver los beneficios que hacen importante esta optimización.
A continuación, resumiremos los más relevantes.
Agilizar procesos aumenta la eficacia
Sin duda, esta ventaja es la primera y quizás la más obvia de implementar la práctica que nos ocupa. Cuando aplicas la agilización de tus procesos empresariales, los empleados entienden mejor sus funciones, lo que impulsa su eficacia al llevarlas a cabo.
Por ejemplo, agilizar procesos comerciales permite a los colaboradores estar más atentos al ciclo en sí desde la gestión del control de existencias hasta la gestión de las entregas, reduciendo al máximo su dedicación a las tareas manuales y repetitivas implícitas.
Incrementa la productividad
Complementando lo anterior, una vez implementada la optimización de procesos de la mejor forma posible, las tareas innecesarias desaparecen. Tú y tus colaboradores tendrán más tiempo para dedicarse al core del negocio.
En consecuencia, todos pueden sacar más provecho de cada jornada laboral, logrando una mayor productividad para cada empleado y la empresa.
Más aún, el aumento de la productividad hace más rentable a la empresa, pero también implica que los empleados pueden esperar ingresos más altos e incrementarlos con frecuencia.
Mejora la gestión del tiempo
Acelerar los procesos empresariales lleva a una mejor gestión del tiempo. Como dijimos, la reducción de las tareas complicadas y rutinarias a realizar, permite a los empleados invertir más tiempo en otras responsabilidades.
Aparte de lo anterior, la optimización de los procesos empresariales también es beneficiosa para los empleados recién ingresados y menos familiarizados con las operaciones cotidianas.
Mientras menos sean los procesos de aprendizaje requeridos para su formación, menor será su tiempo de formación, porque tendrá que repasar menos cada elemento de un proceso.
Asimismo, disponer de procesos estandarizados y automatizados en todas las sedes es crítico si tu empresa tiene muchas delegaciones o directores.
En concreto, los directores de mayor jerarquía podrán supervisar todas la operaciones y a los operadores de las distintas sucursales.
Facilita y mejora la comunicación
Por otro lado, agilizar procesos empresariales ayuda a mejorar el flujo de información en toda la organización. Esto reduce considerablemente los costes al facilitar que las operaciones se lleven a cabo con mayor fluidez.
De esta manera, disminuye la repetición de tareas o su estancamiento en partes del proceso como, por ejemplo, la aprobación de órdenes de compra, de pago o la resolución de reclamos de clientes.
Los colaboradores informados de los nuevos procesos empresariales agilizados también sabrán con exactitud lo que se supone que deben hacer. Esto mejora su comunicación con el resto del equipo.
Documentación clara
Por cierto, otra de las ventajas de digitalizar los procesos es que siempre es posible generar documentos y guardarlos en la nube con marcas de tiempo para clasificarlos. De allí, que tus colaboradores puedan acceder a ellos en cualquier momento.
Nadie en la plantilla podrá “hacer el loco” y culpar a otros. Tendrá que asumir –sí o sí- su responsabilidad individual sobre los documentos que requieren su atención oportuna.
Cualquier factura pendiente o documento que requiera una firma activará automáticamente un alerta para evitar retrasos. También facilita saber si alguien realizó un cambio no autorizado en la data y garantizar la exactitud de la información suministrada.
Agilizar procesos minimiza el riesgo
En efecto, a menor cantidad de procesos, menor será el porcentaje de error, lo que impulsa una minimización del riesgo en tu empresa.
Cometer errores será cada vez menos frecuente porque los colaboradores realizarán más tareas periódicas, cada cual con mayor precisión y con pocas posibilidades de fallar.
Acelerar los procesos empresariales también disminuye el riesgo para la compañía, ya que permite detectar eventuales problemas antes de que evolucionen y obstaculicen la operatividad.
En este sentido, ser proactivo en lugar de reactivo es la mejor forma de evitar errores y la optimización de procesos empresariales lo hace posible.
Por igual, con menos elementos y procesos que vigilar, no será necesario dedicar tantas horas a la supervisión. Esto significa –como ya dijimos- que tu equipo y tú invertirán más tiempo en garantizar que la empresa funcione correctamente.
Identifica los cuellos de botella
En línea con lo anterior, muchas compañías tienen un cuello de botella en el negocio que genera inexactitud y la ralentización de los procesos si no se detecta a tiempo.
En cambio, al utilizar herramientas informáticas para agilizar el flujo de trabajo, es más fácil identificar personas, equipos o procesos que producen dicho atasco. Y solucionarlo será más sencillo.
Facilita el análisis de los resultados de las operaciones empresariales
Ciertamente, agilizar procesos empresariales te dará la oportunidad de supervisar y analizar “en directo” los resultados de las actividades de la organización.
Podrás saber qué áreas requieren mejoras o actualizaciones. Incluso, tendrás una idea más amplia de los puntos fuertes y débiles en comparación con tu competencia. Este plus es esencial para planificar estrategias futuras.
NORMADAT te ofrece soluciones para agilizar procesos en tu empresa
Si de agilizar procesos empresariales se trata, NORMADAT es tu partner tecnológico de confianza. Contamos con más de 30 años de experiencia en transformación digital de procedimientos internos, digitalización de documentos y externalización de especialistas en gestión documental y procesos de back office.
NORMADAT pone a tu disposición un amplio abanico de soluciones diseñadas para optimizar la gestión de tu negocio. Parte de estas herramientas son:
- Cartería y valija digital.
- Homologación de proveedores.
- Portal de gestión de cuentas por pagar con workflow para aprobación de facturas.
- Automatización de la gestión de quejas y reclamaciones de clientes.
- Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO).
- Control de tickets y notas de gasto.
- Gestión digital de expedientes de Recursos Humanos.
- Control de logística y marketing.
Contáctanos y solicita una demostración de estas herramientas. Nuestros expertos te asesorarán sobre la prioridad para su implementación y propondrán los planes más ajustados a la situación de tu organización.
¡NORMADAT es tu aliado estratégico para agilizar procesos en tu organización!
Preguntas Frecuentes
Agilizar procesos consiste en identificar y eliminar pasos o actividades repetitivos e innecesarios para hacer un proceso más eficiente y eficaz. Sus objetivos son mejorar la eficiencia, aumentar la productividad, mantener la competitividad, disminuir residuos y mejorar la satisfacción del cliente. Esto se logra proveyendo productos o servicios oportunamente y con menos errores.
Las empresas pueden agilizar procesos reduciendo tareas redundantes, automatizando las rutinarias necesarias, o creando nuevas que minimicen costes y maximicen la eficiencia. Esto implica incorporar y aprovechar nuevas tecnologías para sustituir procesos manuales. Es un proceso continuo que requiere esfuerzos constantes de mejora y adaptación.
Agilizar procesos aumenta la eficacia y la productividad, mejorando la gestión del tiempo al liberar a los empleados de tareas rutinarias para dedicarse al core del negocio. También facilita y mejora la comunicación, asegura una documentación clara, minimiza el riesgo de errores y ayuda a identificar cuellos de botella. Además, permite un análisis más efectivo de los resultados operativos para planificar estrategias futuras.
La agilización de procesos no es una solución que se aplica de una sola vez, sino un proceso de consultoría continuo. Requiere esfuerzos constantes de mejora, donde las organizaciones deben revisar periódicamente sus flujos de trabajo. Además, es fundamental adaptarlos teniendo en cuenta las opiniones de empleados y clientes para mantener la optimización.
NORMADAT ofrece un amplio abanico de soluciones, incluyendo cartería y valija digital, homologación de proveedores, y un portal de gestión de cuentas por pagar con workflow para aprobación de facturas. También proporcionan automatización de la gestión de quejas y reclamaciones de clientes, control de tickets y notas de gasto, y gestión digital de expedientes de Recursos Humanos. Estas herramientas buscan optimizar la gestión del negocio.
