Qué tener en cuenta si necesitamos una empresa archivística para la gestión documental

3 de abril de 2024
por Isabel

En un mundo donde la información y los datos son el motor que impulsa el progreso, la correcta gestión documental se vuelve esencial. En este contexto, contratar una empresa archivística con experiencia es fundamental para la organización y conservación de la documentación en compañías y entidades que gestionan grandes volúmenes de documentos. Las empresas archivísticas, que cuentan con expertos en la materia, se encargan de mantener un orden meticuloso en los archivos, tanto físicos como digitales, garantizando que cada pieza de información sea accesible y esté protegida.

Principales responsabilidades de una empresa archivística y quiénes se encargan de estas

En concreto, los archivistas son las figuras clave dentro de una empresa archivística. Hablamos de profesionales especializados en la recolección, gestión y protección de datos y documentos. Su labor va más allá de simplemente almacenar archivos. Están capacitados para implementar estrategias de control, catalogar materiales e identificar necesidades de restauración. Igualmente, se encargan de organizar sistemas de archivo eficientes y asegurar la accesibilidad de la información. Todo ello, con apoyo de tecnología aplicada a esta actividad.

Por lo tanto, las principales responsabilidades de una empresa archivística y de gestión documental, serían:

  • Recepción del material. Este proceso implica diseñar y ejecutar estrategias de control para supervisar la información entrante y determinar la mejor forma de almacenarla. Desde documentos físicos, mapas, fotos y películas, hasta archivos digitales, cada pieza debe ser gestionada de manera adecuada para garantizar su integridad y accesibilidad en el largo plazo.
  • Registro y catalogación. Sin duda, es otra labor crítica de la gestión documental. Los archivistas se dedican a documentar, indexar y catalogar cada elemento, asegurando que estén correctamente identificados y organizados. Además, están atentos a la necesidad de reparación o restauración de documentos, coordinando con conservadores para mantener el estado óptimo de los archivos.
  • Organización del centro de archivos. Ciertamente, implementar un sistema eficiente que optimice el trabajo y facilite el acceso a los documentos requeridos también es una tarea que recae en manos de estos profesionales de las empresas que nos ocupan.
  • Digitalización. Desde luego, en un mundo cada vez más tecnológico, la digitalización de archivos se vuelve imprescindible, y los archivistas son responsables de llevar a cabo este proceso cuando sea necesario.

Conservación y accesibilidad

Aparte de lo anterior, la conservación adecuada de los archivos es una prioridad constante. Las empresas archivísticas deben garantizar que los materiales estén almacenados de manera óptima para preservar su integridad a lo largo del tiempo. Esto podría implicar ofrecer a la organización contratante centros especializados en la custodia de documentos. En dichos espacios son críticas la aplicación de medidas de conservación y la evaluación constante de los riesgos que puedan afectar la seguridad de los documentos.

En cuanto a la accesibilidad, las empresas de este tipo se encargan de gestionar el acceso a la documentación, facilitando su consulta por parte de terceros. Mantener catálogos e inventarios actualizados y supervisar los registros de entrada y salida son parte de sus responsabilidades para garantizar un acceso ordenado y seguro a los archivos.

Por último, todas las capacidades y responsabilidades descritas hacen que el ámbito de trabajo de una empresa archivística sea amplio y diverso. Pueden prestar sus servicios en una variedad de instituciones, tanto públicas como privadas. Desde el gobierno central hasta grandes compañías privadas, pasando por universidades, hospitales, fundaciones benéficas y organizaciones profesionales, la necesidad de una gestión documental eficiente es universal, y las empresas archivísticas están ahí para satisfacerla.

La digitalización como parte de las funciones de una empresa archivística

Sin duda, la digitalización de documentos se ha convertido en un componente esencial de las funciones de las empresas archivísticas actuales. ¡Y no es para menos! En un mundo donde la cantidad de información producida y gestionada por las organizaciones crece exponencialmente, la necesidad de gestionar eficientemente los archivos se vuelve cada vez más apremiante. La gestión documental abarca una serie de tareas complejas, que van desde la administración del flujo de documentos hasta la recuperación rápida de la información y la custodia segura de los datos más valiosos.

Las empresas archivísticas y de digitalización de documentos desempeñan un papel protagónico en este panorama, al ofrecer soluciones especializadas que simplifican el proceso de gestión documental y archivo.

La digitalización implica la conversión de documentos físicos en formatos digitales. Esta actividad facilita el almacenamiento y la recuperación de información, aparte de garantizar su seguridad en el largo plazo. En pocas palabras, el proceso consiste en la captura de los documentos mediante escáneres de alta calidad.

Una de las ventajas más significativas de la digitalización es su capacidad para mejorar la eficiencia operativa de las organizaciones. Al convertir los documentos físicos en archivos digitales, las empresas pueden optimizar los procesos de búsqueda y recuperación de información. En consecuencia, este procedimiento promueve una mayor productividad y una reducción de los costes asociados con la gestión documental tradicional. Por otra parte, la digitalización elimina la necesidad de espacio físico para el almacenamiento de archivos, lo que contribuye a la sostenibilidad ambiental al reducir el consumo de papel.

¿Cómo es el servicio de digitalización de NORMADAT?

Si bien, algunas organizaciones optan por gestionar internamente el proceso de digitalización, muchas prefieren externalizar esta tarea a empresas especializadas como NORMADAT. Con más de 30 años de experiencia en el campo de la gestión documental, NORMADAT ofrece un completo servicio de digitalización diseñado para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente.

Desde la recogida de documentos hasta su puesta a disposición para los usuarios, NORMADAT se encarga de todo el proceso con un enfoque meticuloso y orientado a la calidad.

El servicio de digitalización de NORMADAT abarca diversas etapas, comenzando con la recogida de documentos en cualquier ubicación dentro de España. Una vez en sus instalaciones, los documentos son sometidos a un minucioso tratamiento que incluye la eliminación de elementos de unión, como clips o grapas, y la clasificación manual si es necesario. Luego, los documentos son escaneados utilizando tecnología de vanguardia, como el VRS®, que garantiza la máxima calidad de las imágenes digitales.

Del mismo modo, NORMADAT implementa sistemas de reconocimiento óptico (OCR) para realizar tratamientos de imágenes y reconocimiento de formatos, caracteres, marcas y códigos de barras. Esto facilita la indexación y búsqueda de documentos, asegurando una gestión eficiente de la información digitalizada.

Finalmente, los documentos digitalizados son puestos a disposición de los usuarios a través de diversos medios, como soportes físicos, líneas de datos o mediante nuestra plataforma web.

Servicio externo de custodia de documentos

La importancia de contar con un servicio externo de custodia documental no puede ser subestimada. Especialmente, cuando se trata de información sensible o de valor histórico y económico. En muchas ocasiones, las organizaciones se enfrentan al desafío de almacenar documentos que requieren medidas de seguridad especiales para garantizar su integridad y confidencialidad a lo largo del tiempo.

Al respecto, una empresa archivística como NORMADAT se convierte en un aliado invaluable. Disponemos de centros acondicionados para la custodia documental en la Comunidad de Madrid, equipados con control de accesos, circuitos de videovigilancia y sistemas de emergencia. Estas medidas garantizan que los documentos almacenados estén protegidos contra cualquier amenaza, desde robos hasta incendios.

El proceso de custodia de documentos no se limita únicamente al almacenamiento físico. También ofrecemos servicios de custodia de documentos digitalizados, lo que permite a las organizaciones acceder a su información de manera remota y segura. Más aún, proporcionamos la opción de destrucción certificada de documentos, asegurando la eliminaciòn de la información confidencial de manera segura y conforme a la normativa vigente.

Mediante su plataforma en línea, NORMADAT brinda a los clientes la posibilidad de monitorizar el estado de su documentación y gestionarla de manera eficiente. Desde solicitar la entrega de documentos cuando de requieran hasta programar su expurgo, todo el proceso se puede gestionar de manera fácil y segura desde cualquier lugar.

Es importante destacar que todos los servicios ofrecidos por NORMADAT cumplen plenamente con la legislación vigente en materia de protección de datos. Esto asegura que la información confidencial de las organizaciones esté protegida y gestionada de manera responsable.

¡Contáctanos!

Más allá de la digitalización de archivos y la custodia de documentos, en NORMADAT ofrecemos una amplia gama de servicios complementarios. Entre ellos, asesoramiento en gestión documental, automatización de procesos de back office y apoyo en la transformación digital de las empresas.

Durante nuestra trayectoria hemos ganado la confianza de reconocidas empresas e instituciones españolas. De esta manera, nos posicionamos como un socio estratégico para impulsar la transformación y el crecimiento de las organizaciones en la era digital.

Más que una empresa archivística y de gestión documental, NORMADAT es un verdadero aliado para las organizaciones que buscan optimizar la gestión de su información y adaptarse con éxito a los desafíos del mundo digital. ¡No esperes más y contáctanos hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudarte a llevar tu empresa al siguiente nivel!

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