En el ámbito empresarial actual, procesar eficientemente el pago a proveedores es fundamental para mantener una buena relación con ellos y optimizar los recursos financieros.
Por tanto, pagar las facturas a tiempo no solo garantiza descuentos y evita cargos adicionales, sino que también fortalece la reputación de la empresa y asegura el suministro constante de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. En este sentido, un workflow para aprobación de facturas automatizado es un recurso indispensable.
Desde la recepción inicial hasta la aprobación final y el pago, un proceso automatizado de aprobación de facturas acelera y optimiza cada etapa. De esta manera, es factible un mayor control, eficiencia y precisión en la gestión de las cuentas por pagar.
¿Qué es un workflow de aprobación de facturas?
En esencia, un workflow de aprobación de facturas es un conjunto de pasos diseñados para recibir, validar y aprobar las facturas antes de su pago. Hablamos de un proceso crucial dentro de la dinámica de procesamiento de facturas enfocado en liquidar los pagos de manera oportuna y precisa.
Dicho de otro modo, el flujo de trabajo de aprobación de facturas consiste en una lista de verificación de pasos que aseguran un procesamiento rápido y con un mínimo de errores. Si bien cada organización puede tener procesos comerciales particulares, la aprobación de facturas generalmente comienza cuando una empresa recibe una factura de un proveedor.
Ciertamente, el proceso involucra a diversas partes interesadas. En especial, los departamentos financieros, los directores de cuentas por pagar, de presupuestos y finanzas. Incluso, a los directores de otros departamentos que requieren acceso a información sobre pagos o gastos.
Funcionalidades de un workflow de aprobación de facturas
A continuación, presentamos los cinco pasos clave de un workflow para aprobación de facturas automatizado:
- Recepción de la factura. En principio, la automatización permite recibir facturas en diversos formatos, como documentos en papel, faxes, correos electrónicos o archivos electrónicos como Word, PDF o Excel.
- Captura de datos. Mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el software de automatización captura los datos clave de las facturas y los transfiere al sistema correspondiente.
- Verificación de la factura. Ya capturados los datos relevantes, el sistema automatizado utiliza técnicas de validación, como la coincidencia de 3 vías, para verificar la precisión de cada factura. Aquellas que no se puedan verificar, se identifican y separan para una revisión manual.
- Envío para aprobación. Una vez verificadas, las facturas se envían a las personas responsables dentro de la organización para su aprobación. Gracias a la automatización es factible garantizar que cada factura llegue rápidamente a manos de la persona autorizada para aprobarla de manera eficiente.
- Aprobación de la factura. Por último, aprobadas las facturas por las personas adecuadas, el software tiene a cargo gestionar las firmas y verificaciones necesarias antes de enviar la factura para el pago. En caso de que una factura no sea aprobada, se marca para una revisión adicional. Si hay errores o discrepancias, la factura debe ser corregida por el proveedor y el proceso de aprobación comienza nuevamente desde el principio.
Beneficios de automatizar la gestión pagos con un workflow para aprobación de facturas
La aprobación automatizada de facturas ofrece una serie de beneficios y ventajas en comparación con el proceso manual:
- Reducción de errores y retrasos. La automatización elimina la necesidad de rastrear facturas atrasadas en diferentes departamentos, reduciendo significativamente el tiempo y los esfuerzos invertidos en corregir errores. Al integrarse con los sistemas contables de la organización, el procesamiento automatizado garantiza el envío oportuno, la correcta asignación y la verificación precisa de facturas.
- Mayor visibilidad de los retrasos en la aprobación. En efecto, con un sistema automatizado, es posible tener una visión clara de cada etapa del proceso de aprobación de facturas. Esto permite investigar rápidamente cualquier error o retraso, facilitando la corrección de problemas, la eliminación de cuellos de botella y la prevención de futuros contratiempos.
- Notificaciones y recordatorios útiles. También, el software de aprobación de facturas automatizado envía recordatorios y notificaciones automáticas a los departamentos involucrados en el proceso de firma. Esto reduce el tiempo dedicado a contactar a los aprobadores y buscar firmas, asegurando un flujo continuo y oportuno de las facturas.
- Relaciones más sólidas con los proveedores. Mantener una relación sólida con los proveedores es crítico para el éxito empresarial, especialmente en estos tiempos de desafíos en la cadena de suministro. En este caso, un workflow para aprobación de facturas automatizado contribuye a mantener relaciones saludables al garantizar pagos puntuales y precisos. Esto genera confianza y satisfacción en los proveedores, mejorando la reputación de la empresa y abriendo oportunidades para descuentos por pagos anticipados.
- Aprobaciones más rápidas. Sin duda, los sistemas de aprobación manual a menudo se ven afectados por retrasos y cuellos de botella internos. La automatización del proceso de aprobación de facturas asegura que los documentos lleguen a las personas adecuadas en el momento preciso, evitando demoras innecesarias y agilizando la toma de decisiones.
Agiliza el workflow de aprobación de facturas de tu empresa con NORMADAT
Como hemos visto, la aprobación automatizada de facturas agiliza y optimiza cada etapa del proceso, permitiendo a los empleados concentrarse en tareas más estratégicas. En este contexto, NORMADAT ofrece a tu empresa un portal de gestión de cuentas por pagar con un workflow para aprobación de facturas muy dinámico.
De hecho, el portal de proveedores de NORMADAT proporciona una solución integral que abarca desde la entrada y tratamiento de facturas hasta el control de calidad, la gestión de incidencias y los flujos de aprobación. Presta atención a parte de las funcionalidades clave de este portal:
Canales centralizados de entrada y tratamiento de facturas
El portal que describimos centraliza la recepción y el procesamiento de facturas, evitando la pérdida de documentos y facilitando su trazabilidad. Con funciones como la preparación, el tratamiento OCR (reconocimiento óptico de caracteres), la asignación de metadatos e indexación, se garantiza un flujo eficiente de las facturas dentro de la organización.
Digitalización certificada de facturas
Igualmente, cumpliendo con las normativas de la Agencia Española de Administración Tributaria, el portal de NORMADAT ofrece una digitalización certificada de facturas. Esto permite eliminar el uso de facturas en papel, facilitando su gestión y cumpliendo con los requisitos contables.
Control de calidad y gestión de incidencias
Mediante esta funcionalidad, es posible realizar un seguimiento exhaustivo de cada factura y gestionar efectivamente cualquier incidencia que pueda surgir. Esto evita la recepción de facturas por múltiples canales y previene la emisión de pagos duplicados. Aparte de esto, se pueden realizar comprobaciones de correspondencia de datos para asegurar la precisión y consistencia de la información.
Controles y workflows para aprobación de facturas
El portal de facturas de proveedores de NORMADAT ofrece flujos de aprobación y visado digital de las facturas, eliminando la necesidad de manejar documentos físicos. En función de ello, puede establecer diferentes roles de validación, asignar centros de coste y obtener aprobaciones totales o parciales. De tal modo, reduce la burocracia y agiliza el proceso de aprobación de facturas.
Procesamiento automático de facturas en cualquier idioma y de proveedores fuera de España
El portal de NORMADAT tiene la capacidad de procesar automáticamente facturas en diversos idiomas y provenientes de proveedores ubicados fuera de España. Así, brinda una mayor flexibilidad y escalabilidad en la gestión de facturas internacionales.
Servicios de valor añadido
Por si fuera poco, el portal de facturas de proveedores de NORMADAT ofrece otros servicios de valor añadido. Entre ellos: el cumplimiento con el Suministro Inmediato de Información (SII), integraciones con soluciones ERP y exportación de datos en cualquier formato. Dichos servicios adicionales facilitan una integración y compatibilidad óptima con los sistemas existentes en tu organización.
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