El ámbito empresarial está en constante evolución. Sin duda, la circunstancia de la pandemia de COVID-19 aceleró de manera imprevista la transformación digital en curso.
Los canales digitales son hoy una parte esencial de nuestras vidas, lo que obliga a las empresas a adaptarse rápidamente para satisfacer las demandas cambiantes de los consumidores. En este contexto, es fundamental que las organizaciones se centren no solo en lo que ven sus clientes en la fachada del negocio. También deben prestar atención a lo que sucede en la trastienda, es decir, a los procesos de back office.
¿Qué son los procesos de back office?
El término "Back Office" hace referencia a un conjunto de tareas y funciones que son vitales para el funcionamiento de una empresa, pero que rara vez son visibles para los clientes. Son como el backstage de un teatro, donde los operadores trabajan incansablemente para que el espectáculo en el escenario sea un éxito. De manera más concreta, los procesos de back office abarcan todas las actividades relacionadas con la gestión interna de una organización, incluyendo áreas como la administración, contabilidad, recursos humanos, logística y marketing.
Estas áreas pueden ser gestionadas de manera interna o tercerizadas parcial o totalmente mediante la subcontratación de empresas externas. Esta última decisión depende de las necesidades y la estrategia de la empresa y conlleva ventajas significativas, que analizaremos en detalle más adelante.
Características de los procesos de back office
En síntesis, los procesos de back office se caracterizan por varias peculiaridades:
- Ausencia de contacto directo con el cliente: A diferencia de las funciones de atención al cliente y ventas, el back office trabaja principalmente en segundo plano, sin interacción directa con los clientes.
- No generan ingresos inmediatos: Aunque sus funciones son esenciales para el funcionamiento de la empresa, los procesos de back office no generan ingresos de manera directa. Pero su eficiencia puede tener un impacto significativo en la rentabilidad.
- Optimización de la gestión de pedidos: Una de las funciones clave de los procesos que nos ocupan es garantizar que los pedidos de los clientes se gestionen de manera eficiente, desde el momento de la solicitud hasta la entrega final.
- Integración de tecnología: El back office utiliza la tecnología como una herramienta fundamental para potenciar sus actividades y mejorar la eficiencia operativa.
- Medición y reporte de indicadores: Ciertamente, el back office se apoya en la medición y el análisis de indicadores y métricas para tomar decisiones informadas y mejorar continuamente sus procesos.
Funciones del back office
Dentro de las numerosas tareas que desempeña el back office, algunas de las funciones más destacadas incluyen:
- Tecnologías de la Información (TI): Las TI son parte esencial del back office. Esta área tiene a cargo gestionar y mantener los sistemas informáticos, hardware, software y solucionar problemas en este particular.
- Contabilidad y cobros: Sin duda, la gestión financiera es crítica para cualquier empresa. Como parte de los procesos de back office, este departamento realiza tareas de facturación, cálculo y aplicación de abonos y seguimiento de pagos pendientes.
- Recursos Humanos: Por supuesto, la gestión de personal y recursos humanos también es esencial para cualquier organización. El back office puede incluir funciones que van desde la organización de la plantilla hasta la administración de políticas de recursos humanos.
- Contacto con los clientes: Si bien, el contacto directo con los clientes a menudo se asocia con el front office, el back office puede desempeñar un papel clave en la comunicación con los clientes. Tal comunicación se da mediante canales como el teléfono, el correo electrónico, los mensajes de texto o las redes sociales, para mantenerlos informados y satisfechos.
- Marketing y publicidad: El back office puede desarrollar estrategias de ventas, campañas de marketing y ejecución publicitaria, contribuyendo así al crecimiento y la visibilidad de la empresa.
¿Por qué es importante el back office en una empresa?
He aquí algunas razones clave por las que el back office es esencial para cualquier organización:
- Soporte a las áreas clave: El back office brinda apoyo crítico a áreas como ventas y operaciones. Sin un back office eficiente, estos departamentos no podrían funcionar de manera efectiva.
- Eficiencia operativa: A los efectos, los procesos de back office son gestionados por expertos y pueden beneficiarse de la automatización mediante tecnologías como la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Dicho recurso reduce errores y tareas duplicadas, aumentando la eficiencia operativa.
- Comunicación y colaboración: Facilita la comunicación y el intercambio de información entre diferentes departamentos, asegurando que cada empleado tenga claras sus responsabilidades y funciones.
- Reducción de costes: De hecho, la reducción de errores y el uso más eficiente de los recursos se traducen en ahorros significativos para la empresa.
- Incremento de la productividad: Las tareas se realizan de manera más rápida y eficiente cuando son gestionadas por profesionales con experiencia, lo que aumenta la productividad general de la organización.
- Mejora de la experiencia del cliente: Un back office eficiente se traduce en tiempos de respuesta más rápidos y soluciones transparentes para los clientes, mejorando su experiencia en general.
Ventajas de externalizar el back office
Cabe destacar que la externalización de los procesos de back office es una estrategia que ofrece numerosas ventajas para las empresas:
- Ahorro de costos. En efecto, la subcontratación de servicios de back office puede ayudar a las empresas a expandir su presupuesto al reducir los costes operativos y de personal.
- Flexibilidad laboral. Permite mayor flexibilidad en la asignación de trabajo, lo que es especialmente valioso en momentos de picos de trabajo o disminución de la carga laboral.
- Opciones de trabajo. Precisamente, la externalización permite que las funciones de back office se realicen en las oficinas de la empresa contratada. Esto elimina problemas relacionados con la falta de espacio o tecnología.
- Enfoque en tareas críticas. Liberar la carga de trabajo relacionada con el back office permite que los líderes y empleados de la empresa se centren en tareas estratégicas y de crecimiento.
Servicios de back-office que ofrece NORMADAT
Como líder en soluciones de automatización de procesos de negocio, transformación digital de procesos internos y externalización de especialistas en gestión documental, NORMADAT ofrece una gama completa de servicios de back office diseñados para optimizar los procesos de tu empresa. En este sentido, algunos de los servicios de back-office que ofrecemos incluyen:
- Oficina sin papel con cartería y valija digital: Transformamos la gestión de documentos y correspondencia en un proceso digital, eliminando la necesidad de documentos físicos y optimizando la eficiencia.
- Back office de homologación de proveedores: Incluye workflow para la aprobación de facturas y otras funciones relacionadas con la gestión de proveedores.
- Automatización de la gestión de reclamaciones y quejas de clientes: Mejora la atención al cliente al agilizar la gestión de reclamos.
- Gestión de pagos a proveedores: Optimizamos el proceso de pagos a proveedores, mejorando la eficiencia y la transparencia.
- Control de tickets y notas de gasto: Simplificamos la gestión de tickets y notas de gasto, reduciendo la carga administrativa.
- Notificaciones Electrónicas Obligatorias: Facilitamos el cumplimiento de las obligaciones de notificación electrónica requeridas por los organismos estatales.
Si buscas incrementar la eficiencia en tu empresa, los servicios de NORMADAT para agilizar los procesos de back office pueden ser la solución que necesitas. Contáctanos hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a optimizar tus operaciones internas y a alcanzar tus objetivos empresariales de manera más eficaz y rentable.
