La gestión de documentos más óptima gracias a estas 9 ideas

29 de febrero de 2024

En medio de la dinámica actual, el tratamiento eficiente de documentos en las empresas se ha convertido en pilar fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier organización.

El constante flujo de formularios, informes y hojas de cálculo genera una cantidad abrumadora de datos que, sin una estrategia de gestión de documentos, se vuelve un desafí­o para la productividad y el cumplimiento.

En su evolución digital, la gestión documental pasó de gestionar archivos electrónicos a convertirse en una herramienta integral.

Además de organizar la información, se aprovecha para mejorar la colaboración y la eficiencia operativa.

Estos son algunos consejos que hacen efectivo este proceso.

1. Establece objetivos y métricas clave para la gestión de documentos

Una de las primeras consideraciones crí­ticas en la implementación de una sólida gestión de documentos es la definición de objetivos claros y la formulación de métricas clave para evaluar el progreso.

Con frecuencia, las empresas subestiman la importancia de este paso inicial.

Establecer metas concretas es esencial para dirigir el enfoque del sistema de gestión documental y medir su impacto real.

A los efectos, es indispensable ser especí­fico al establecer objetivos.

  • ¿La meta es mejorar la velocidad en la búsqueda de documentos?
  • ¿Reducir los costes asociados al almacenamiento de archivos fí­sicos?
  • ¿Optimizar la colaboración entre empleados?, o ¿eliminar procesos manuales con errores?

Antes de implementar cualquier solución, es fundamental revisar las métricas y los indicadores clave (KPI) definidos para evaluar el avance hacia los objetivos planteados.

Conocer el tiempo que actualmente se invierte en procesos especí­ficos es vital.

Ten en cuenta que un empleado tarda en validar una factura con el sistema actual unos 15 dí­as. Pero después de un mes de utilizar una solución digital de cuentas por pagar como el Portal de Facturas de NORMADAT, este tiempo se reduce a solo un dí­a.

Comunicar estos éxitos medibles a los empleados valida la eficacia del proyecto y fomenta la adopción de las soluciones mientras avanza la implementación.

2. Pon en marcha la automatización de procesos

Sin duda, la automatización de procesos se ha vuelto una piedra angular en la gestión de documentos.

En su mayorí­a, los sistemas de gestión documental cuentan con funciones capaces de automatizar tareas que anteriormente consumí­an bastante tiempo.

Además de acelerar los procesos, la automatización también contribuye al logro de los objetivos de la empresa.

En general, la norma es reducir las actividades relacionadas con la gestión documental. La automatización debe centrarse en las tareas que llevan a los usuarios a realizar acciones especí­ficas alineadas con los objetivos de dicha gestión.

3. Prioriza la automatización de la gestión de documentos en procesos estratégicos

Una automatización eficaz no solo trata de acelerar procesos, sino de priorizar la automatización de los procesos empresariales que son simples y repetitivos y, al mismo tiempo, esenciales para los objetivos organizacionales.

Al reducir el tiempo y esfuerzo dedicado a tareas rutinarias, se logra una disminución significativa de los costes operativos.

En este sentido, es esencial identificar y dar prioridad a los procesos que impactan directamente en los objetivos del negocio.

Ya sea agilizar el procesamiento de pedidos o abreviar los tiempos de respuesta del servicio al cliente.

Ejemplo – integrarse con sistemas contables para aprovechar descuentos por pagos anticipados.

Para todo esto, la automatización demuestra ser altamente eficiente en procesos simples y repetitivos.

Ejemplo – Supongamos que eres propietario de una cadena de tiendas de electrodomésticos capaz de utilizar la gestión documental en la búsqueda rápida de datos. Esta capacidad te permite generar respuestas automáticas a consultas de clientes que antes requerí­an mucho tiempo para ser atendidas.

4. Ten en cuenta la perspectiva del usuario en los procesos documentales

Normalmente, los directivos suelen tener una visión clara de los resultados que buscan en los procesos. Sin embargo, a menudo carecen de la comprensión detallada de los flujos de trabajo cotidianos. Aquí­ es donde la perspectiva de los usuarios finales se vuelve invaluable. Aprovechar el conocimiento práctico y las lecciones aprendidas de aquellos que participan activamente en los procesos es esencial para desarrollar estrategias eficaces.

En efecto, los usuarios finales, como responsables directos de los procesos, poseen enfoques especializados que pueden no estar formalmente documentados. Permitir que tracen sus propios procesos basados en documentos aporta claridad y eficacia a la gestión documental.

Aunque la información de directores tecnológicos y financieros es valiosa, son los responsables de los procesos quienes realmente marcan la diferencia al explicar cómo se llevan a cabo las tareas, qué funciones son necesarias y cómo deben ser los flujos de trabajo en un sistema de gestión documental.

5. Elimina o mejora la recopilación inicial de datos en papel

De hecho, eliminar la recopilación inicial de datos en papel en la gestión de documentos es siempre la preferencia. Esto, aparte de ahorrar tiempo y dinero, también mejora significativamente la precisión de los datos.

La inversión en impresoras virtuales y formularios electrónicos es una estrategia efectiva para reducir la necesidad de introducción manual de datos, eliminando la dependencia de procesos costosos y propensos a errores.

Aun así­, cuando la eliminación completa de la recogida en papel no es posible, centrarse en mejorar la eficiencia es clave.

Al implementar procesos digitales, es esencial cuestionar y mejorar los procesos basados en papel en lugar de simplemente replicarlos digitalmente.

La mejora continua permite eliminar pasos obsoletos y garantizar una innovación tecnológica que se traduzca en eficiencia operativa.

6. Mantén la coherencia en las estructuras de carpetas y nombres de archivos

La creación masiva de archivos y carpetas por parte de los empleados puede generar caos en la gestión documental si no se establecen pautas claras.

A menudo, cada empleado utiliza sus propios nombres de archivo y estructuras de carpetas, lo que acaba en desorganización y dificultad para rastrear documentos.

Para abordar este desafí­o, es imprescindible establecer un marco sólido para la gestión de documentos mediante la implementación de normas de denominación adecuadas.

La uniformidad y la coherencia se logran al informar a todos los empleados sobre las convenciones de nomenclatura para diversos tipos de archivos.

Esta práctica garantiza una estructura organizativa consistente y facilita la búsqueda y recuperación de documentos de manera eficiente.

7. Establece una polí­tica de conservación en la gestión de documentos

La gestión documental efectiva va más allá de la creación y almacenamiento; implica la implementación de una polí­tica de conservación adecuada.

Establecer plazos claros para la conservación de documentos antes de su eliminación garantiza una organización más eficiente y puede ser crucial para el cumplimiento normativo.

Los plazos de conservación suelen estar determinados por regulaciones en áreas como la tributaria, pero también se ven influenciados por consideraciones legales y operativas.

¡Mira en nuestros artículos los plazos de conservación para cada tipo documental!

Por eso, la evaluación y clasificación de documentos, realizada por equipos interdisciplinares, es esencial para evitar ambigüedades y confusiones futuras.

8. Asegúrate de que tu sistema de gestión documental sea seguro

Aun cuando la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo sean esenciales, la seguridad en la gestión documental es un aspecto ineludible.

Al respecto, un sistema de gestión de documentos debe ser capaz de limitar el acceso, proporcionar pistas de auditorí­a claras y cumplir con los estándares de seguridad de datos corporativos.

Es primordial que el equipo informático especifique los requisitos de seguridad de los datos.

La sensibilidad de los datos debe considerarse cuidadosamente y es decisivo contar con capacidades robustas para gestionar información confidencial.

Aspectos como tecnologí­as SSL, autenticación de directorios y usuarios, protocolos TLS, SFTP etc, son esenciales para garantizar que solo las personas autorizadas accedan a los documentos.

9. NORMADAT te ofrece excelentes soluciones, herramientas y servicios para la gestión de documentos

En el ámbito del proceso que nos ocupa, contar con servicios especializados puede marcar la diferencia entre la eficiencia y la complejidad.

En NORMADAT, llevamos más de 30 años ofreciendo soluciones y servicios especí­ficos de la gestión documental moderna. Entre ellos:

  • Software CAVA Digital – Solución de Carterí­a y valija digital. Facilita el control y gestión de la paquetería, correspondencia y valija de empresa, dando soporte al área de cartería.
  • Software VALIDA – Solución de Validación documental de proveedores. Simplifica y automatiza el proceso de homologación de proveedores, asegurando la eficiencia en la gestión de documentos relacionados con la cadena de suministro.
  • Software CAPIA – Solución de cuentas por pagar. Optimiza el proceso de tratamiento de facturas de proveedores, desde la recepción y registro hasta la aprobación y pago, a través de un portal intuitivo y eficiente.
  • Digitalización NTI e indexación de documentos. Transforma documentos fí­sicos en formatos digitales, permitiendo un acceso rápido, interoperable y organizado a la información.
  • Custodia de archivos y custodia de soportes de backup. Garantiza la seguridad y disponibilidad de datos crí­ticos mediante servicios de custodia para archivos físicos y de soportes de backup, cumpliendo con estándares más altos de almacenamiento y seguridad.
  • Tratamiento de archivos y bibliotecas. Organización y gestión de archivos y bibliotecas, asegurando la coherencia y accesibilidad de la información.
  • Destrucción certificada de documentos. Proceso vital para cumplir con la normativa de protección de datos, evitar el espionaje industrial y fallos en la seguridad de la información.

En resumen, la diversidad de servicios de NORMADAT abarca desde la digitalización hasta la gestión integral de procesos. Esto nos permite ofrecer un enfoque holí­stico para tus necesidades especí­ficas en gestión de documentos.

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