En la era digital que vivimos, la información fluye a una velocidad vertiginosa y se ha convertido en un activo invaluable para las empresas.
La necesidad de mantener registros precisos, acceder a datos en cualquier momento y lugar, y compartir información de manera eficiente está llevando a un cambio significativo en la forma en que las organizaciones gestionan sus documentos. En este contexto, la digitalización de documentos es un elemento clave en dicha transformación, brindando una serie de beneficios que respaldan su importancia en el mundo empresarial actual.
¿En qué consiste la digitalización de documentos?
Básicamente, la digitalización de documentos es un proceso fundamental que implica convertir información física en un formato digital. Esto se logra mediante el escaneo de documentos impresos, fotografías o cualquier otro soporte físico, transformándolos en archivos digitales que pueden almacenarse en dispositivos electrónicos, servidores locales o incluso en la nube. La información digitalizada se presenta en formatos que van desde imágenes simples hasta documentos de texto totalmente editables.
Sin embargo, este proceso va más allá de simplemente escanear documentos; implica una gestión completa de los archivos, incluyendo su organización, almacenamiento y acceso. La información en formato digital se vuelve mucho más fácil de preservar, acceder y compartir. Un ejemplo ilustrativo es el de un documento histórico original. En su formato físico, solo está al alcance de quienes visitan el lugar donde se encuentra archivado. Pero, si se digitaliza, este documento se vuelve accesible para cualquier persona en cualquier parte del mundo.
Por cierto, la digitalización de documentos no se limita al ámbito empresarial. También se utiliza para simplificar el acceso a la documentación en instituciones académicas, bancos, hoteles, bibliotecas, agencias gubernamentales, compañías de seguros y muchas otras organizaciones. Por tanto, facilita la gestión y conservación de registros importantes en una amplia variedad de campos.
Importancia de la digitalización de documentos
Al día de hoy, los avances tecnológicos, especialmente la omnipresencia de Internet, están revolucionando la forma en que hacemos negocios. La información se encuentra disponible en formatos digitales para facilitar su acceso y transferencia. Teniendo esto en cuenta, las pequeñas, medianas y grandes empresas están adoptando la digitalización de documentos como una estrategia fundamental para aumentar su productividad y competitividad en el mercado.
Los documentos que pueden digitalizarse abarcan una amplia gama, desde libros y manuscritos hasta facturas, registros de recursos humanos, documentos de propiedad, hojas de vida, cuentas por pagar, solicitudes de seguro y documentos legales.
Beneficios que comprueban la importancia de digitalizar documentos
La importancia del proceso que nos ocupa se refleja en varios beneficios clave:
- Ahorro de tiempo. La digitalización de documentos agiliza la búsqueda y recuperación de información. En lugar de perder tiempo buscando documentos en archivadores físicos, los empleados pueden localizarlos fácilmente en cuestión de segundos mediante un sistema de búsqueda en el ordenador o en línea. Esto se traduce en una mayor eficiencia y productividad en la empresa.
- Todos los documentos importantes son localizables. Al digitalizar documentos y almacenarlos en un servidor, incluso en la nube, se elimina el riesgo de perder documentos críticos. De este modo, las cajas de documentos que solían moverse de una oficina a otra ya no son necesarias, reduciendo significativamente la posibilidad de pérdida.
- Considerable ahorro de espacio. Una oficina abarrotada de documentos físicos puede ser caótica y dificultar el flujo de trabajo. Sin duda, la digitalización de documentos permite liberar espacio valioso al reducir la necesidad de archivadores y estanterías, lo que conduce a un entorno de trabajo más organizado y eficiente.
- Optimiza la gestión de registros. Además de simplificar la búsqueda de documentos, el proceso del que hablamos facilita la gestión de registros. Es posible eliminar copias duplicadas, mantener un alto nivel de seguridad mediante el control de versiones y establecer un seguimiento más preciso de quién accede a qué información y cuándo.
- Reduce los riesgos. El manejo de grandes cantidades de papel conlleva riesgos como la pérdida, duplicación, deterioro e incluso siniestros. La digitalización de información disminuye tales riesgos, especialmente cuando hablamos de documentación confidencial y crítica para el negocio.
- Conservación a largo plazo. A diferencia del papel, que puede extraviarse o dañarse irreparablemente, los documentos electrónicos garantizan la preservación a largo plazo. Esto es especialmente beneficioso para quienes necesitan conservar documentos de suma importancia de forma sencilla, ágil y segura.
Otras ventajas relevantes de la digitalización de documentos
Asimismo, la digitalización de documentos proporciona una serie de ventajas adicionales que impactan significativamente en la operación de las empresas.
- Restringe el acceso a la base de datos. Ciertamente, la seguridad de los datos es una preocupación fundamental en la era digital. A propósito, digitalizar los documentos de tu negocio permite establecer restricciones de acceso a la base de datos, lo que significa que solo las personas autorizadas pueden consultar los archivos. Igualmente, es factible configurar diferentes niveles de privacidad según los roles de usuario, lo que garantiza la confidencialidad de la información sensible.
- Consultas simultáneas. En un entorno de trabajo colaborativo, la digitalización de documentos permite que múltiples personas puedan acceder y consultar un mismo documento de manera simultánea. Ya no es necesario diversificar, editar o imprimir copias físicas en papel para compartir información. Esto facilita la colaboración y agiliza los procesos de revisión y toma de decisiones en equipos de trabajo.
- Permite crear copias de seguridad. La pérdida de documentos importantes debido a eventos como incendios, inundaciones, robos o pérdidas es un riesgo que las empresas deben evitar. La digitalización de documentos facilita la creación de copias de seguridad de manera eficiente y segura. Además, al mantener los archivos originales resguardados, se evita el riesgo de dañar la documentación original.
- Incrementa la reputación de las empresas. Por otro lado, la adopción de prácticas de digitalización de documentos, además de impulsar la eficiencia operativa, también mejora la imagen de las empresas. Lograr el estándar de una oficina sin papel demuestra un compromiso con el cuidado medioambiental al evitar la tala excesiva de árboles y contribuir a la preservación de ecosistemas. Esto refuerza la reputación de las empresas y las posiciona como líderes actualizados y responsables en su sector.
Conoce el servicio de digitalización de documentos de NORMADAT
En NORMADAT contamos con más de 30 años de experiencia en gestión documental para empresas. En este sentido, ofrecemos un completo servicio de digitalización de archivos y documentos diseñado para satisfacer las necesidades específicas de cada cliente. Nosotros nos encargamos de todo:
- Recogida: NORMADAT recoge los documentos en Madrid con sus propios medios o en cualquier lugar de España a través de empresas de mensajería de confianza.
- Tratamiento: Realizamos un minucioso tratamiento que implica la eliminación de elementos de unión como clips o grapas, la extracción de los documentos de carpetas o bolsas y la clasificación manual si es necesario.
- Digitalización y escaneado de documentos: Utilizamos escáneres de alta calidad para convertir el papel en imágenes electrónicas. De igual manera, aplicamos tecnologías como VRS® para mejorar la calidad de las imágenes, lo que incluye la eliminación de bordes, el enderezamiento de imágenes y la mejora de contrastes.
- Reconocimiento óptico: Configuramos sistemas de reconocimiento óptico para realizar tratamientos de imágenes y reconocimiento de formatos, caracteres, marcas y códigos de barras.
- Grabación/verificación: Por si fuera poco, implementamos un sistema inteligente de grabación que minimiza la intervención manual y asegura un control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
- Incorporación de índices: En NORMADAT desarrollamos métodos de captura a medida de cada proyecto, utilizando tecnologías como OCR o videograbación para validar cada campo según las indicaciones del cliente.
- Validación: Al respecto, integramos reglas específicas y validaciones contra bases de datos para garantizar la precisión y confiabilidad de la información digitalizada.
- Puesta a disposición de los documentos al usuario: Los documentos digitalizados se ponen a disposición de los usuarios a través de diferentes medios, como soportes físicos (CD, DVD), líneas de datos, FTP o la explotación web de documentos electrónicos en una plataforma segura.
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