Las normas ISO en gestión documental y su importancia

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Gestionar documentos es una tarea diaria para empresas de diversos sectores. Contratos, facturación, nóminas y albaranes son solo una pequeña muestra de la abrumadora cantidad de información que una empresa puede acumular en sus oficinas. En este punto, conviene preguntarse si tales documentos están organizados y archivados de la manera correcta. Las normas ISO en gestión documental nos ofrecen estándares que garantizan tanto la accesibilidad como la seguridad de dicha información.

¿Cualquier software es capaz de cumplir con las normas ISO en gestión documental?

Implementar estándares ISO en la empresa es una condición que se ha vuelto fundamental para proporcionar mayor confianza y calidad a los clientes. Por esta razón, cada vez más empresas siguen el exigente proceso necesario para obtener dicha certificación.

Para empezar, es crítico evaluar el sistema de gestión documental del que se dispone. En general, estas soluciones centralizadas permiten el almacenamiento digital de toda la documentación empresarial, facilitando el acceso seguro donde y cuando se requiera. Cumplir con las normas ISO en gestión documental se convierte en un proceso alcanzable mediante estos sistemas, aunque no todos son iguales.

Si bien un software puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de la norma en los procesos internos, como el acceso, tratamiento, almacenamiento y envío de documentos, cada normativa establece cláusulas específicas. A decir verdad, no todos los sistemas de gestión documental permiten cumplir con las normas ISO de manera integral. En algunos casos, los proveedores diseñan sus sistemas ajustándolos a una normativa específica, mientras que otros realizan adaptaciones durante la implementación. A los efectos, es esencial consultar con el proveedor y seleccionar el software que mejor encaje con las necesidades particulares de la empresa.

Principales normas ISO de gestión documental y su importancia

Como dijimos, los gestores documentales son herramientas clave para obtener certificaciones como la ISO 9001, la ISO 27001 y, más actualmente, la ISO 30300. Por lo pronto, analizaremos las dos primeras.

ISO 9001, ¿cuáles son sus fundamentos y aplicación práctica?

Como uno de los estándares internacionales desarrollados por la International Organization for Standardization (ISO), la ISO 9001 es un referente clave para establecer eficientemente un Sistema de Gestión de la Calidad. En este sentido, establece directrices generales que pueden ser aplicados en cualquier organización, independientemente de su sector, tamaño o tipo. Ya sea un trabajador autónomo, una empresa o una institución sin ánimo de lucro, todos pueden beneficiarse de la implementación de la ISO 9001. A propósito de nuestro tema, podemos decir que es una de las normas ISO en gestión documental más esenciales.

Un Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 (SGC) se compone de un conjunto estructurado de políticas, procesos y procedimientos documentados. Todos ellos determinan cómo la empresa planificará y entregará productos o servicios, con el objetivo de garantizar la satisfacción del cliente.

Comúnmente, este estándar se implementa cuando una organización requiere demostrar su capacidad para proporcionar productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes y cumplan con la legislación vigente. Y también si quieren incrementar la satisfacción del cliente mediante procesos que mejoren el funcionamiento de la organización y garanticen el cumplimiento de los requisitos exigidos por los consumidores y por las normativas.

La norma ISO 27001 garantiza la seguridad de la información

Por su parte, la norma ISO 27001 (Sistemas de gestión de la seguridad de la información – Requisitos), establece criterios para implementar y mantener un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) efectivo. En este contexto, la gestión documental desempeña un papel fundamental para garantizar el cumplimiento de esta norma y lograr una protección efectiva de la información sensible de una organización.

Ahora bien, ¿por qué la 27001 es considerada entre las más importantes normas ISO en gestión documental? Las razones son evidentes:

• La documentación estructurada y clasificada adecuadamente asegura la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información.
• De este modo, la organización podrá identificar y evaluar los riesgos de seguridad.
• En base a esta valoración, pondrá en práctica controles apropiados e introducirá mejoras continuas al sistema.
• Mejor aún, una documentación bien estructurada permite que la comunicación interna y externa sea más fluida, porque garantiza la total comprensión por parte los interesados de las políticas, procesos y procedimientos vinculados a la seguridad de la información.

En línea con lo anterior, la estructura de la norma ISO 27001 comprende 14 principios, resumidos en cuatro dominios:

• Liderazgo. Según esta directriz el compromiso de la alta dirección con la seguridad de la información debe ser firme y demostrable, sin lugar a dudas.
• Planificación. En efecto, el establecimiento de una política de seguridad de la información y, como es lógico, de un plan para su puesta en marcha debe ser también un hecho comprobable.
• Implementación y operación. Asimismo, es imprescindible que la empresa lleve a cabo todos los controles necesarios para proteger los activos de información de los que dispone.
• Evaluación y mejora. Como ya dijimos, la evaluación continua del sistema de gestión de la seguridad de la información y la consecuente introducción de mejoras progresivas debe ser una tarea prioritaria.

Ventajas de cumplir con las normas ISO en gestión documental

Por si fuera poco, seguir los lineamientos y lograr la certificación de las normas ISO en soluciones y servicios de gestión documental ofrece una interesante serie de ventajas. He aquí las más importantes:

Seguridad, la ventaja más importante de seguir las normas ISO en gestión documental

Es pertinente reiterar lo crítico que resulta garantizar la seguridad e integridad de la información. A menudo, los documentos empresariales contienen información confidencial y protegerlos debidamente se sitúa como una prioridad fundamental para las organizaciones. Un gestor documental con certificación ISO ofrece niveles avanzados de seguridad, protegiendo la información sensible mediante permisos de acceso y seguimiento detallado de las acciones realizadas en los documentos.

Trazabilidad constante

La trazabilidad que proporciona un sistema de gestión documental que siga los lineamientos que nos ocupan asegura un seguimiento claro de la evolución de los documentos, facilitando la colaboración.

Auditorías más confiables

Aparte de simplificar la preparación de auditorías a detalle, un sistema de gestión validado por las normas ISO en gestión documental avala su credibilidad. Contar con todos los documentos necesarios con solo hacer clic agiliza el proceso de auditoría. Esto permite una revisión eficiente y garantiza la disponibilidad de la información requerida.

Gestión ecológica de la información

Ciertamente, emplear sistemas de gestión alineados con las normas ISO en gestión documental es clave para reducir el consumo de papel en el entorno laboral. La disminución del uso de papel no solo beneficia al medio ambiente, sino que también optimiza los procesos internos al reducir el tiempo y los recursos dedicados a la manipulación física de documentos. Sin duda, esto impulsa la política de Responsabilidad Social Empresarial de las organizaciones.

NORMADAT cuenta con normas ISO en gestión documental

Como empresa especializada en servicios y soluciones de gestión documental, en NORMADAT nos preocupamos por seguir altos estándares de calidad y seguridad. En 2023, la evaluadora AENOR Internacional SAU, certificó que disponemos de un sistema de gestión de la calidad conforme con la Norma ISO 9001-2015 para las siguientes actividades:

• Gestión de documentación y soporte informático, que incluye: recogida, custodia, préstamo, expurgo y destrucción física.
• Tratamiento de documentos (captura de datos y digitalización).
• Almacenaje, depósito, recepción, inventario, gestión de pedidos, embalaje, transporte y distribución.

También en 2023, la misma evaluadora certificó que nuestro sistema de gestión de seguridad de la información sigue los lineamientos de la Norma UNE-EN ISO/IEC 27001-2017. Esta acreditación abarca nuestros servicios y soluciones ya mencionados.

Contar con certificaciones en las más importantes normas ISO en gestión documental es otra razón de peso para preferirnos. ¡Solicita más información!

Preguntas Frecuentes