¿Por qué es importante la digitalización de documentos históricos?

19 de febrero de 2024

A lo largo de la historia, e incluso en esta era digital, los textos escritos han sido el modo más extendido mediante el que se han transmitido el conocimiento y la información. Una innumerable cantidad de acontecimientos históricos de importancia nacional o mundial quedaron registrados en manuscritos, pergaminos, libros y papeles antiguos. Más aún, son demasiados los eventos de importancia histórica para empresas, organizaciones e individuos perpetuados en documentos escritos cuya data se remonta a décadas y siglos atrás. Estos documentos no pueden quedar en el olvido, sino que deben ser preservados y permanecer accesibles para permitir su consulta, investigación y análisis. Aquí es donde cobra relevancia la digitalización de documentos históricos, una práctica fundamental para garantizar la supervivencia y accesibilidad de estos testimonios del pasado.

¿Por qué es importante digitalizar los documentos históricos?

Sin duda, la digitalización es la solución más adecuada y eficaz para preservar documentos de valor histórico. Ya se trate de libros o papeles antiguos, incluyendo principalmente aquellos cuyo estado es extremadamente frágil. Mediante la digitalización es factible convertir cualquier texto de especial relevancia en una versión digital accesible y perdurable en el tiempo.

Evidentemente, no es posible garantizar que los archivos y documentos antiguos sobrevivan al paso del tiempo. El mantenimiento de estos documentos supone un desafío constante, ya que el papel puede estar expuesto a la acción de mohos, hongos y del mismo transcurso del tiempo, acelerando la descomposición de los documentos y libros. Del mismo modo, el proceso de acidificación del papel  podría acelerarse con la iluminación inapropiada. Ciertamente, la digitalización de documentos históricos es fundamental para el propósito de proteger la información valiosa del pasado y textos originales insustituibles.

¿Qué documentos históricos pueden digitalizarse?

En concreto, la digitalización de documentos históricos abarca una amplia gama de materiales que se encuentran en bibliotecas, museos, organismos de la Administración Pública, centros educativos, oficinas del catastro y otros archivos. Entre los documentos con valor histórico que pueden digitalizarse tenemos:

  • Manuscritos, actas, mapas, planos antiguos, gráficos, dibujos, imágenes y fotografías. Estos documentos a menudo son únicos y frágiles, y la digitalización les permite ser preservados y compartidos sin poner en riesgo su integridad.
  • Documentos de registros antiguos en archivos del Estado. Esto incluye actas de nacimiento, actas de matrimonio, certificados de defunción, registros de tierras y otros registros legales de gran importancia histórica y legal.
  • Periódicos impresos y revistas. La digitalización de periódicos antiguos es crítica para la preservación de la memoria impresa. A los efectos, el establecimiento de hemerotecas digitales facilita la investigación periodística y la revisión de eventos pasados.
  • Microfilmes con información histórica. A menudo, los microfilmes contienen información valiosa que no se encuentra en ningún otro lugar, y su digitalización permite un acceso más amplio.
  • Colecciones de libros históricos. Libros antiguos y raros pueden ser digitalizados para hacer accesible su consulta por investigadores y amantes de la historia sin que se deterioren con el tiempo.
  • Cualquier documento con más de 10 años de antigüedad. La digitalización puede aplicarse a una amplia variedad de documentos que requieren un cuidado significativo para su conservación.

Ventajas de la digitalización de documentos históricos

La digitalización de documentos históricos ofrece una serie de ventajas relevantes:

Preservación y conservación

En efecto, el propósito fundamental de la digitalización de documentos es preservar y conservar los mismos. El proceso que nos ocupa evita el deterioro por el uso, permitiendo que documentos sensibles como pergaminos, manuscritos y mapas antiguos puedan ser apreciados por futuras generaciones.

Agiliza la búsqueda de información

En este sentido, la etiquetación e indexación de los documentos históricos digitalizados facilita la clasificación y recuperación de los mismos. Mediante el empleo de palabras clave, es factible hallar rápidamente los documentos o información requerida en los archivos históricos digitales. Esto elimina la necesidad de hojear página por página.

Investigaciones más precisas

Cuando realizamos búsquedas en documentos digitales, podemos encontrar información más precisa e inmediata sobre lugares, personas, fechas o eventos. De esta forma, ahorramos tiempo y esfuerzo en comparación con la búsqueda en registros físicos.

Rendición de cuentas más transparente

De hecho, la digitalización de documentos históricos es crítica para instituciones y entidades que eventualmente rinden cuentas de sus procedimientos. El procedimiento que analizamos agiliza la gestión, registro y archivado de actas, planos, libros y documentos legales, garantizando el cumplimiento de las normas y facilitando auditorías e investigaciones por irregularidades.

Mejora de la calidad de los documentos

La digitalización permite mejorar la calidad de documentos históricos que pueden haber sufrido por el paso del tiempo. Esto incluye la restauración digital, lo que garantiza que el texto sea legible y que el documento en general esté en condiciones óptimas.

Por supuesto que es válida la opción de digitalizar este material manteniendo sus imperfecciones (papel amarillento, tinta desvanecida, manchas, etc.). Pero la digitalización incluye funcionalidades de limpieza y restauración para facilitar su legibilidad.

Acceso remoto a los archivos, esencial en la digitalización de documentos históricos

Además de permitir la preservación de documentos históricos, la digitalización revoluciona la forma en que accedemos a ellos. La creación de herramientas de búsqueda y salas de investigación virtuales está democratizando el acceso a estos archivos. Esto abre las puertas a investigadores, profesores, estudiantes y cualquier amante de la historia en todo el mundo.

Es importante destacar que el objetivo de la digitalización no es reemplazar por completo los archivos físicos históricos. Para los investigadores e historiadores, la estética del documento antiguo y sus características físicas, como la textura, el olor, las manchas o rasgaduras del papel, ofrecen pistas determinantes sobre su origen y contexto. Sin embargo, trabajar en un entorno digital facilita la rápida localización de información esencial, incluso desde ubicaciones remotas. De este modo, es posible agilizar la investigación y ampliar el alcance de la consulta de estos tesoros históricos.

Producir contenido creativo para la web

Por si fuera poco, la digitalización también puede ser una poderosa herramienta para acercar la historia al público en general. Museos, lugares históricos, bibliotecas nacionales y universitarias pueden utilizar los documentos y fotografías antiguas digitalizadas para crear contenido web atractivo. Esto incluye la creación de líneas de tiempo interactivas, vídeos informativos y otros recursos visuales que ilustren efectivamente la historia que encierran estos documentos.

La posibilidad de ofrecer contenido histórico de forma interactiva y visual en las páginas web oficiales de estas instituciones acerca la historia a un público más amplio. Los visitantes virtuales pueden experimentar la historia de una manera más tangible y participativa, lo que enriquece su comprensión y apreciación de eventos pasados.

En NORMADAT asumimos proyectos de digitalización de documentos históricos

La digitalización de documentos históricos es un proceso complejo y delicado que requiere planificación, conocimientos técnicos y experiencia. En NORMADAT, con más de 30 años de experiencia en la gestión documental para empresas, podemos asumir proyectos de esta envergadura. Nuestro enfoque abarca todas las etapas del proceso, desde la evaluación inicial del material hasta la puesta en línea de los documentos utilizando tecnologías punta:

  • Digitalización y escaneado de documentos con escáneres de alta calidad para convertir archivos en papel en imágenes electrónicas. Aplicamos tecnologías como VRS® para mejorar la calidad de las imágenes, lo que incluye la eliminación de bordes, el enderezamiento de imágenes y la mejora de contrastes.
  • Reconocimiento óptico para realizar tratamientos de imágenes y reconocimiento de formatos, caracteres, marcas y códigos de barras.
  • Grabación/verificación. Implementamos un sistema inteligente de grabación que minimiza la intervención manual y asegura un control de calidad del 100% de las imágenes mediante la videograbación.
  • Incorporación de índices. Desarrollamos métodos de captura a medida de cada proyecto, utilizando tecnologías como OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y videograbación para validar cada campo según las indicaciones del cliente. Esto facilita la búsqueda y recuperación de información en los documentos digitalizados.
  • Puesta a disposición de los documentos al usuario. Por último, los documentos digitalizados quedan a disposición de los usuarios a través de diversos medios, como soportes físicos (CD, DVD), líneas de datos, FTP o la explotación web de documentos electrónicos en una plataforma segura.

En definitiva, NORMADAT ofrece soluciones completas y personalizadas para proyectos de digitalización de documentos históricos en instituciones y empresas. ¡Contáctanos de inmediato!

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