Alternativas al CADA para la custodia de archivos más eficaces y económicas

19 de febrero de 2024

¿Cuántos documentos físicos y datos en digital producen los organismos de administración pública al mes? La custodia de archivos es una estadística con la que no contamos de momento. En general, la cantidad de solicitudes, trámites, permisos y expedientes generados en las administraciones públicas es enorme. ¿Y qué pasa con esa inmensa cantidad de archivos que algunas dependencias como los tribunales y registros han guardado por décadas? Algo que sí es posible predecir es que, con el paso de los años, la cantidad de documentos y archivos pueden sobrepasar la capacidad de almacenamiento físico y digital que una determinada entidad tenga disponible. En España, los organismos públicos cuentan con el CADA o Centro de Almacenamiento de Documentación Administrativa.

Como veremos más adelante, este servicio está ayudando a descongestionar los archivos físicos y digitales de varias Administraciones Públicas. No obstante, pese a sus recursos y la tecnología punta con la que cuenta, muy pronto podrá ver superada su capacidad para atender a tantos organismo y empresas del Estado.

¿Qué es el CADA?

El CADA es un centro de servicios creado para responder a las necesidades de almacenamiento y custodia de documentación de los organismos de la Administración General del Estado. Uno de sus objetivos es optimizar los espacios administrativos de dichas entidades. Para este propósito, cuenta con un inmenso espacio físico y con avanzada tecnología en almacenamiento y custodia de documentación. En particular, mediante sistemas automatizados polivalentes que permiten archivar documentos de cualquier clase en espacios reducidos. Entre ellos, destaca “Crispín”, un montacargas robotizado, programado para colocar los documentos en el espacio asignado.

En el mismo momento, estas herramientas facilitan el control eficaz y un rápido acceso a la información. Esto hace posible reducir riesgos eventuales originados por su manipulación y asegurar la trazabilidad de los mismos.

Este complejo inició sus actividades en 2006 y es administrado por  la Sociedad Mercantil Estatal de Gestión Inmobiliaria de Patrimonio, M.P.S.A. (SEGIPSA). Entre los servicios que presta el CADA están el tratamiento y custodia documental, así como el almacenamiento y consulta de archivos físicos y digitales.

Características del CADA

De acuerdo con la información del sitio web de SEGIPSA, las instalaciones del CADA ocupan una parcela de seis hectáreas en el término municipal de Las Rozas, en la Comunidad de Madrid. Cuenta con una superficie construida de 14.046m², de las que 12.690m² corresponden al edificio principal y 1.356m² a oficinas e instalaciones auxiliares.

En concreto, el edificio principal consta de un área destinada al almacenamiento automático, con 10.779m², y otra donde se realiza la preparación de palés, de 1.911m². Para el almacenamiento de documentos esta área dispone de un almacén automático de cinco niveles de carga y doble profundidad. Con este propósito emplean palés-contenedores de 1,2m x 0,8m x 2m, cuya capacidad está entre las 108 y 144 cajas de archivo definitivo, dependiendo del tipo de caja. Dichas unidades tienen un peso máximo de 820 Kg.

Una correcta distribución del espacio en este edificio, le permite al CADA disponer de 408Km lineales de estanterías (lo que equivale a la distancia entre Madrid y Bilbao). En total, la capacidad de almacenamiento es de 28.129 palés y de 4.050.000 de cajas de tipo 10.

Recursos de seguridad y condiciones de almacenamiento

Las instalaciones del CADA están dotadas de avanzados sistemas de seguridad interior y exterior, para garantizar la custodia de la documentación en condiciones óptimas:

  • Instalación de protección contra incendios con sistemas de alarma que activan los sistemas de extinción de forma automática.
  • Sistema automático de mantenimiento constante de los valores de temperatura y humedad en el depósito de documentación. Este asegura la conservación de la documentación en perfecto estado.

Por cierto, ambos sistemas están conectados con un centro de control vigilado las 24 horas del día, durante los 365 días al año.

¿Cuáles servicios ofrece el CADA?

Cabe destacar que, aún siendo un organismo estatal, los servicios del CADA no son gratuitos para las Administraciones Públicas. Sin embargo, la ventaja es que no requieren someter la contratación a licitación. A menudo, sus costes pueden ser tan o más altos que los ofrecidos por empresas privadas especializadas. De hecho, su oferta es muy similar porque incluye, entre otros:

  • Estudio, asesoría y evaluación de las necesidades del solicitante.
  • Servicio de consultoría y tratamiento documental.
  • Traslado inicial de documentación.
  • Registro, etiquetado e ingreso al almacén.
  • Custodia física de los documentos confiados.
  • El organismo contratante puede consultar cualquier archivo almacenado.
  • Traslado, entrega y retirada de documentos consultados en la sede de la entidad contratante.
  • Digitalización de la documentación, si el contratante lo requiere.
  • Custodia digital.
  • Suministro de diversos tipos de cajas.
  • Retiro de la documentación guardada.
  • Destrucción certificada de documentos.

¿Está el CADA al máximo de su capacidad?

Recientemente, el Tribunal de Cuentas de España publicó una información que, sin tal propósito, hace dudar de la capacidad actual de almacenamiento disponible del CADA. La nota de prensa refiere que dicho Tribunal contrató los servicios del Centro que nos ocupa para albergar gran parte de los expedientes acumulados a lo largo de su historia. Muchos de ellos, son documentos centenarios y de indudable valor histórico.

Lo cierto es que la reseña indica que, del equivalente de capacidad de almacenamiento del CADA -408km lineales- 110km están ocupados solamente por documentación del Tribunal de Cuentas. Es decir, casi un tercio del espacio para guardar casi un millón de legajos que forman parte del patrimonio de esta institución.

Lógicamente, si los documentos de un solo organismo abarcan tal cantidad del almacén, no podemos evitar pensar que la disponibilidad de espacio del Centro, en 18 años de funcionamiento, ya esté copada.

Normadat, una alternativa al CADA

Si eres funcionario decisor de un organismo de administración pública que gestiona un alto volumen de documentación y datos, debes considerar una opción externa para la custodia de los mismos en centros especializados para conservación temporal o a largo plazo.

En Normadat, contamos con más de 30 años de experiencia en gestión documental. Siendo la custodia de documentación física y datos digitales una de nuestras especialidades. En función de ello, disponemos de cuatro centros de custodia, tres de ellos en la Comunidad de Madrid. Todas estas instalaciones están dotadas de medidas de seguridad como circuito cerrado de TV, control de accesos y dispositivos de extinción de incendios por gas y no por agua, entre otros. Esto garantiza a nuestros clientes la protección adecuada de los documentos que nos confían.

Además, las instalaciones para la custodia de archivos de Normadat cumplen con lo previsto en la normativa vigente. Particularmente, en la relativa a la Protección de Datos. Nuestro servicio permitirá:

  • Tener siempre espacio disponible.
  • Cumplir con lo establecido en el RD 1720/2007.
  • Hacer del archivo un gasto variable, por el que el organismo de AP pague solo por los servicios solicitados.
  • Igualmente, contar con la asesoría de expertos en el manejo de la información.
  • Reducir los tiempos de entrega de documentos.

Nuestros servicios

Normadat atiende todo el proceso con medios humanos y materiales propios, desde que el cliente pone su documentación en nuestras manos hasta que esta es custodiada en nuestros depósitos especiales. Nuestro servicio integral cubre:

  • Recogida. En Madrid, empleando vehículos propios o en toda España, mediante empresas de mensajería.
  • Inventario. Atendiendo las instrucciones del cliente, extraemos los datos de las cajas de archivo y/o de los expedientes para tomar los índices que permitan recuperar el documento posteriormente.
  • Grabación. En efecto, grabamos inventario documental y/o cargamos en el sistema la base de datos proporcionada previamente por el cliente. Este proceso genera las etiquetas que identificarán cada caja con su referencia y código de ubicación.
  • Solicitudes. Por si fuera poco, el cliente podrá solicitar desde documentos concretos hasta cajas completas de los mismos, mediante nuestra aplicación web, el Portal Áurea. En Madrid, ofrecemos dos plazos de entrega: normal, al siguiente día hábil; o urgente, en 2 horas.
  • Expurgo. De acuerdo a los criterios del cliente, efectuamos el expurgo de cajas para dar de baja los registros en la aplicación de archivos. Las cajas con documentos expurgados se entregarán al cliente o a la empresa de recuperación que este determine.

Por último, Normadat realiza el proceso de destrucción certificada de documentos, cumpliendo lo exigido por el NIVEL 6 DE LA NORMA UNE-EN 15713:2010. Tal destrucción la efectuamos en nuestros propios centros de custodia, lo que evita riesgos derivados del transporte.

Es pertinente referir que diversas entidades públicas y privadas han confiado la custodia de sus archivos a Normadat. Entre ellas, podemos mencionar al Instituto Nacional de la Seguridad Social (con más de 10 años contratando nuestros servicios) o RENFE, que nos confía archivos relacionados con el AVE, Servicios Centrales, Recursos Humanos, etc. Por todo esto, somos tu alternativa al CADA. ¡Contáctanos!

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