Qué tener en cuenta para contratar servicios para digitalizar facturas

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¿Todavía no has contratado servicios para digitalizar facturas? ¿Crees que necesitas un mejor proveedor en esta área? ¡Vamos! Debes ponerte en marcha. Con la inminente obligatoriedad de la facturación electrónica en España a partir de 2025, según la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude, las organizaciones deberán abordar dicho aspecto inminentemente.

La gestión eficiente de documentos es fundamental en un entorno productivo cada vez más orientado hacia la transformación digital. En este contexto, las facturas ocupan un lugar destacado, porque forman parte esencial de las transacciones comerciales.

Por eso, los servicios para digitalizar facturas son una solución clave para garantizar el cumplimiento normativo y mejorar la eficiencia operativa.  

Elementos básicos para entender la necesidad de contratar servicios para digitalizar facturas

En términos básicos, la factura electrónica es la versión digital de una factura en papel y con la misma validez legal de esta.

La diferencia fundamental radica en que se emite y recibe en formato electrónico, lo que permite optimizar el tiempo y los recursos en las gestiones comerciales. Sin embargo, para que sea válida, es necesario contar con el consentimiento del destinatario.  

En España, la normativa vigente sobre facturación está contenida en el Real Decreto 1619/2012, que regula tanto las facturas en papel como las electrónicas. Esta normativa establece varios aspectos esenciales:

• Obligación de emitir factura. Es imprescindible generar una factura para todas las operaciones de compraventa de bienes o prestación de servicios.  
• Tipos de facturas. Se diferencian entre completas u ordinarias y simplificadas, según el tipo de operación y el nivel de detalle requerido.
• Contenido obligatorio. En concreto, toda factura debe incluir datos esenciales como información del proveedor y del cliente, número de identificación fiscal, descripción de los bienes o servicios, importe total e impuestos aplicables.  
• Requisitos de las facturas electrónicas. Estas deben garantizar legibilidad, autenticidad e integridad para cumplir con las exigencias legales.  

Como dijimos, la entrada en vigor de la obligatoriedad de la facturación electrónica hace indispensable que las empresas elijan un proveedor de servicios para digitalizar facturas.

Aparte de modernizar los procesos, esta medida fomenta la transparencia y es crítica para luchar contra el fraude fiscal.

¿Qué debe garantizar una factura digital y cuáles son sus características?

Para que una factura electrónica cumpla con las normativas, debe ofrecer tres garantías fundamentales:  

• Legibilidad. Debe ser fácilmente comprensible para las partes y las autoridades fiscales.  
• Autenticidad. Asegura la identidad del emisor y protege contra alteraciones.  
• Integridad. Garantiza que la información no ha sido modificada desde su emisión.  

Además, las facturas electrónicas presentan características que las hacen indispensables para cualquier negocio:  

• Sustituyen a las facturas en papel con igual validez legal.  
• Automatizan el proceso de facturación, reduciendo errores humanos.  
• Facilitan el intercambio de información ágil entre empresas.  
• Incorporan firmas digitales con certificados cualificados, asegurando su seguridad.  
• Se integran fácilmente con sistemas informáticos, mejorando la gestión empresarial.

Del mismo modo, es importante conocer los formatos en los que se emiten las facturas digitales:  

• Formato estructurado. Este tipo de factura utiliza datos que pueden ser procesados automáticamente por sistemas de facturación y contabilidad. Formatos como XML, UBL o EDIFACT son ejemplos habituales.  
• Formato no estructurado. Estas facturas consisten en imágenes, generalmente en PDF, y requieren procesos adicionales como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para integrarlas en sistemas de gestión.  

A los efectos, la elección de un buen proveedor de servicios para digitalizar facturas debe considerar la capacidad de gestionar ambos tipos de formatos. Esto garantiza la compatibilidad con los sistemas internos de la empresa y el cumplimiento normativo. 

Criterios a considerar al contratar servicios para digitalizar facturas

Seleccionar un proveedor adecuado para la digitalización de facturas es una decisión estratégica que impacta tanto en la eficiencia operativa como en el cumplimiento normativo de las empresas.

A continuación, te presentamos los aspectos clave que debes considerar para elegir los mejores servicios para digitalizar facturas, enfocándote en una inversión segura y de valor añadido para tu negocio.  

Características de la empresa

• Experiencia y posición en el mercado. Un buen punto de partida es analizar la trayectoria y la reputación del proveedor. Esto implica evaluar su liderazgo en el sector, su experiencia en tecnologías de la información y en soluciones empresariales, así como su capacidad para cumplir con normativas. Fíjate si los proveedores que evalúas destacan por tener un historial probado en el desarrollo de herramientas fiables y están activamente involucrados en el mercado.
• Alcance y referencias. Sin duda, el tamaño de la red del proveedor es otro factor significativo. Es fundamental conocer cuántos clientes han confiado en sus soluciones, qué casos de éxito pueden presentar y si ofrecen referencias verificables. Además, un buen proveedor debe demostrar interconexiones sólidas a nivel global y políticas claras de interoperabilidad que respalden una cobertura internacional eficiente.  
• Durabilidad y compromiso a largo plazo. Por otro lado, la estabilidad financiera del proveedor y su capacidad para evolucionar con el tiempo son esenciales. Una solución obsoleta puede generar problemas importantes antes de recuperar la inversión. En consecuencia, es importante optar por una empresa que invierta continuamente en mejorar sus productos y que esté comprometida con la innovación y el desarrollo de soluciones de facturación electrónica.  

Características de la solución: básicas para seleccionar servicios para digitalizar facturas

• Funcionalidades adaptadas a tu negocio. La solución debe ser capaz de integrarse sin problemas en los procesos existentes y adaptarse al crecimiento del negocio. En este sentido, busca funcionalidades que permitan automatizar flujos de trabajo, operar en plataformas multicanal y ofrecer valor añadido en términos de eficiencia y productividad. 
• Cumplimiento normativo y seguridad. Un aspecto indispensable es que el servicio garantice el cumplimiento de la normativa vigente, tanto en términos de seguridad digital como de certificaciones de calidad. Esto incluye asegurar que la solución respeta los requisitos legales de autenticidad, integridad y legibilidad, además de proteger los datos sensibles involucrados en las transacciones electrónicas.
• Soporte y mantenimiento. Asimismo, es fundamental confirmar que el proveedor ofrece contratos claros de soporte técnico y mantenimiento. Esto incluye acceso a un equipo dedicado que pueda resolver problemas técnicos, realizar actualizaciones necesarias y asegurar que la solución se mantenga operativa en todo momento.  
• Capacidad de despliegue. Los mejores proveedores colaboran estrechamente con las empresas para crear planes detallados de implementación. Además, aseguran que existan metodologías de capacitación y plataformas de inscripción que faciliten la transición hacia la facturación electrónica.
• Compromisos de nivel de servicio (SLA). Un SLA bien definido garantiza que el proveedor estará disponible cuando lo necesites, tanto en horario laboral como fuera de este. Además, debe incluir responsabilidades específicas en cuanto a actualizaciones, mantenimiento y gestión de riesgos, asegurando así un servicio confiable.  
• Alcance y funcionalidades del SaaS. Desde luego, las capacidades de las soluciones basadas en el modelo SaaS (Software as a Service) también son clave. Evalúa si el proveedor de servicios para digitalizar facturas ofrece un ecosistema integrado. Esta condición permite que sus productos trabajen en conjunto y que la solución sea lo suficientemente robusta como para resistir el paso del tiempo y la evolución tecnológica.

Otros factores críticos a considerar  

• Cobertura internacional. Si tu empresa realiza operaciones globales, es esencial que tu proveedor pueda integrar su solución con sistemas multicanal y globales. Al respecto, las certificaciones internacionales y los casos de éxito en entornos empresariales similares al tuyo son indicadores confiables de su capacidad de respuesta.
• Calidad contractual. El contrato debe ser claro y abarcar todos los aspectos críticos, como los SLA acordados, el mantenimiento y la estructura de precios. Igualmente, una política de cancelación bien definida brinda flexibilidad y seguridad para ambas partes en caso de que surjan cambios en la relación comercial.
• Precio y modelo de facturación. Si bien, no es el único factor, el coste de la solución es determinante. Selecciona un proveedor con precios claros, una estructura transparente y modelos de facturación flexibles, como el pago por uso. Tales características deben ajustarse a las necesidades específicas de tu negocio y te permiten gestionar tanto picos de demanda como periodos de menor actividad.  

Normadat te ofrece los mejores servicios para digitalizar facturas

En Normadat, revolucionamos la gestión de facturas y pagos a proveedores mediante tecnología de vanguardia respaldada por más de tres décadas de experiencia. Nuestro servicio integral está diseñado para optimizar y simplificar los procesos relacionados con el manejo de tus facturas. En síntesis, esto es lo que ofrecemos:

• Servicios avanzados de digitalización de facturas. Procesamos y digitalizamos tus facturas, sin importar el formato en el que se reciban. Nuestro sistema extrae los datos esenciales y convierte las facturas al formato digital que necesites, como XML, UBL, Facturae o PDF. De este modo, facilita su integración en sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) o plataformas de aprobación y pagos, permitiendo una gestión más rápida y eficiente. 
• Digitalización certificada. Con un software homologado por la Agencia Tributaria, ofrecemos digitalización certificada, lo que asegura que tus facturas tengan plena validez legal. En efecto, este servicio elimina la necesidad de conservar documentos en papel, brindando una solución eficiente y conforme a la normativa.  
• Automatización del procesamiento. Gracias a nuestra tecnología de última generación, el procesamiento de facturas es completamente automático. Nuestras herramientas y servicios para digitalizar facturas clasifican, leen y archivan las facturas con precisión, minimizando errores humanos. Por si fuera poco, el sistema integra un flujo de trabajo ágil para la aprobación de documentos, optimizando cada paso del proceso.
• Integración con sistemas contables. Facilitamos la sincronización automática de los datos de las facturas con tu software contable. Así, aseguramos una transición fluida y una perfecta armonización de la información.

¿Por qué automatizar el procesamiento de facturas con Normadat?

Al optar por Normadat, obtendrás beneficios específicos que van más allá de la digitalización básica:

• Máxima seguridad de la información. En este particular, utilizamos tecnología de encriptación avanzada y realizamos copias de seguridad periódicas para garantizar que tus datos estén protegidos y siempre disponibles.
• Cumplimiento normativo garantizado. Aseguramos que el tratamiento de tus facturas se ajuste a las normativas fiscales y legales vigentes, ayudándote a evitar incumplimientos o sanciones.
• Soporte técnico permanente. Más aún, te acompañamos en cada paso de la transición a la facturación digital con un servicio de asesoramiento y asistencia técnica constante.  

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Preguntas Frecuentes