Las implicaciones de la facturación electrónica en España en 2025

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Estamos a las puertas de 2025, año en el que comenzará a ser obligatoria la facturación electrónica en España para pymes y autónomos, marcando un hito en la digitalización empresarial del país.

En general, este cambio tendrá implicaciones tecnológicas, económicas y legales. Su objetivo es fomentar la transparencia, combatir el fraude fiscal y reducir la morosidad. Tales medidas están enmarcadas dentro de la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, conocida como Ley Crea y Crece, y complementadas por la Ley 11/2021, de 9 de julio, o Ley Antifraude.

En concreto, la Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos deberán emitir y recibir facturas electrónicas. Dicho cambio busca eliminar las facturas en papel, agilizar los procesos administrativos y combatir fenómenos como los pagos en negro y la contabilidad paralela.

En consecuencia, la Ley Antifraude exige a los proveedores de software de facturación electrónica la adaptación de sus sistemas. 

Elementos clave de la facturación electrónica en España

La factura electrónica sustituye a la factura tradicional en papel y se presenta en un formato digital que cumple con ciertos estándares técnicos y legales. Este documento, aparte de representar una mejora tecnológica, también facilita la trazabilidad y el control de las operaciones comerciales, especialmente en las transacciones B2B (business-to-business).

Precisamente, la Ley Crea y Crece exige a los proveedores de software para la facturación electrónica en España que garanticen la trazabilidad e interoperabilidad de las facturas:

• Trazabilidad: Esta propiedad implica que las empresas garanticen la accesibilidad a las facturas electrónicas sin dificultad y que el receptor pueda consultarlas y almacenarlas durante cuatro años como mínimo.
• Interoperabilidad: En este particular, la Ley establece que las plataformas de facturación electrónica deben ser capaces de intercambiar datos entre sí. Tal reciprocidad debe darse sin fricciones, facilitando el flujo de información entre distintos sistemas.

En esencia, la factura electrónica contiene los mismos elementos obligatorios que la de papel, pero ahora presentados de manera digital: 

• Identificación del emisor y receptor: Nombres, direcciones y números de identificación fiscal (NIF).
• Número único de factura: Para garantizar un control riguroso sustentado en la secuencialidad numérica.  
• Fecha de emisión y descripción de bienes o servicios: Con detalles precisos de la transacción.
• Importe: Esto incluye el coste concreto y totalizado de bienes o servicios y los impuestos aplicables  (particularmente el IVA).
• Modalidad de pago: Transferencia, tarjeta, etc.
• Certificado digital: Para asegurar la autenticidad e integridad del documento.

Por otro lado, es pertinente diferenciar los dos tipos de factura electrónica que existen:

• Las facturas estructuradas, en formatos como XML o UBL, permiten su procesamiento automatizado, lo que resulta ideal para empresas que manejan grandes volúmenes de datos.  
• En cambio, las facturas no estructuradas, como las que se presentan en PDF o imágenes, requieren una conversión adicional mediante tecnología OCR.

La Ley Antifraude y su impacto en la facturación electrónica en España

Como dijimos, la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, establece un marco complementario a la Ley Crea y Crece en la transición hacia la obligatoriedad de la facturación electrónica en España. Este instrumento legal busca reforzar el control fiscal, promoviendo la transparencia y combatiendo la economía sumergida. Y lo hace a través de medidas innovadoras que inciden directamente en los sistemas de facturación.  

En este sentido, uno de los desarrollos más recientes lo constituyen las especificaciones técnicas para los programas de facturación electrónica. Las mismas fueron publicadas en el Boletín Oficial del Estado (BOE) el 28 de octubre de 2024. 

Asimismo, por disposición de Hacienda, las empresas con una facturación inferior a 6.000.000€ deben enviar sus facturas al fisco en tiempo real.

Dicho mandato será efectivo desde el 1 de julio de 2025 y el envío debe efectuarse mediante Verifactu, el sistema de emisión de facturas verificables impulsado por la Agencia Tributaria. Las grandes empresas que ya utilizan el sistema de Suministro Inmediato de Información del IVA (SII-IVA) quedan exentas de esta obligación. Especialmente, aquellas cuya facturación sea superior a 6.010.121€.

El reto del desconocimiento y la adaptación

A pesar de las oportunidades que ofrece la facturación electrónica en España, como la reducción del fraude fiscal y una mejora potencial en los plazos de pago, existe una notable falta de información entre las pequeñas empresas y autónomos. Mientras que las grandes corporaciones han integrado estas normativas en sus procesos, las pymes, que representan más del 90% del tejido empresarial nacional, enfrentan barreras significativas para cumplir con estas disposiciones.

En efecto, entre las principales preocupaciones de las pequeñas empresas destaca el coste asociado a la adopción de sistemas de facturación electrónica. Para muchos negocios con márgenes reducidos, contratar un software compatible y capacitar al personal representa un desafío financiero. Este cambio también implica una transformación en la manera de operar, obligando a las empresas a abandonar sistemas manuales y procesos basados en papel.  

Ciertamente, la ley promete beneficios como una mayor eficiencia en la gestión de tesorería y un cumplimiento más riguroso de los plazos de pago de 60 días. Pero, en la práctica, los expertos advierten que exigir a los clientes pagos más rápidos podría poner en riesgo las relaciones comerciales. Este dilema plantea una incógnita sobre el impacto real de las medidas en la dinámica empresarial diaria.

Prepárate para la transición

En realidad, la implementación de la facturación electrónica obligatoria está supeditada a la aprobación de un reglamento final. A partir de su publicación, las empresas y profesionales tendrán plazos diferenciados para adaptarse:  

• Las empresas con una facturación anual superior a 8.000.000€ tendrán 12 meses para cumplir con los requisitos.
• Por su parte, el resto de pymes y autónomos dispondrán de un plazo de 24 meses.  

Si bien, el reglamento definitivo aún no ha sido aprobado, es esencial que las empresas comiencen a prepararse para la transición. A continuación, se describen algunas medidas clave para facilitar este proceso:  

1. Adoptar un software de facturación electrónica. Desde luego, invertir en un sistema compatible que cumpla con las normativas establecidas es el primer paso para asegurar el cumplimiento.
2. Capacitar al personal. Proporcionar formación a los empleados para que utilicen eficientemente los nuevos sistemas garantizará una transición más fluida.  
3. Actualizar procesos manuales. De igual manera, sustituir los métodos tradicionales por sistemas digitales reducirá los riesgos de errores y optimizará las operaciones.  
4. Mantenerse informado sobre las regulaciones fiscales. Es fundamental seguir las actualizaciones de la Agencia Tributaria para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo.

La transición hacia la facturación electrónica en España para 2025 no solo implica un cambio técnico, sino también cultural, especialmente para las pequeñas empresas que deberán afrontar estos desafíos con anticipación. A largo plazo, esta medida podría convertirse en una herramienta clave para la modernización y competitividad del tejido empresarial español.  

NORMADAT simplifica la transición hacia la facturación electrónica

Prepararse para el cambio hacia la facturación electrónica en España implica adaptarse a un entorno transitorio donde no todos los proveedores estarán completamente listos para emitir facturas electrónicas.

En este contexto, la flexibilidad se convierte en un factor clave. Implementar soluciones que permitan recibir facturas en diversos formatos garantiza una transición gradual y sin contratiempos. En el mismo momento, esta medida asegura que los procesos de recepción se mantengan automatizados de manera eficiente.

A los efectos, el portal de gestión de cuentas por pagar de NORMADAT ofrece herramientas como CAPIA, diseñadas para facilitar este proceso.

Al respecto, uno de nuestros servicios destacados es la digitalización de facturas físicas y digitales no estructuradas mediante tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Podemos transformar documentos en papel o en formatos no estructurados en facturas electrónicas compatibles con los estándares exigidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).  

Gracias a esta capacidad, las facturas pueden ser enviadas al sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) de forma inmediata. De esta forma, tu empresa asegura el cumplimiento de la Ley Crea y Crece. Más aún, el portal de gestión incorpora un workflow avanzado para la aprobación de facturas, optimizando los procesos internos y reduciendo los tiempos de gestión.  

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Preguntas Frecuentes