Cómo seleccionar una empresa para destruir documentos con garantías

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¿Contratar una empresa para destruir documentos? De entrada, la propuesta suena insólita. Al punto que podría considerarse como una acción innecesaria.

“¿Sería muy difícil para nuestra organización deshacerse de los archivos en papel y de los almacenados digitalmente?”, podrían preguntarse los directores de una compañía.

Sin embargo, hacerlo no es algo tan simple. 

En el entorno empresarial actual, la información es uno de los activos más valiosos y, al mismo tiempo, uno de los más vulnerables. Las empresas gestionan una gran cantidad de datos sensibles, que van desde registros financieros y documentos legales hasta información personal de clientes y secretos comerciales. La exposición o el uso indebido de esta información puede tener consecuencias graves, afectando la reputación de la empresa, sus operaciones y la confianza de sus clientes.

Por esta razón, cuando los documentos ya no son necesarios o su periodo de conservación ha expirado, es fundamental destruirlos de forma segura. Precisamente, es esta circunstancia la que lleva a la decisión de seleccionar una empresa para destruir documentos que garantice un proceso seguro y profesional.

¿Por qué es fundamental contar con una empresa para destruir documentos?

Contratar una empresa para destruir documentos especializada y con experiencia es una decisión estratégica para cualquier organización.

Podríamos decir que es un aspecto fundamental a incluir en el proyecto de externalizar la gestión documental .

En sí, eliminar de forma adecuada documentos en papel y en formatos digitales es una medida esencial para prevenir el fraude, el robo de identidad y otros riesgos generados por la fuga de información. Además, diversas normativas, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), exigen la eliminación correcta de datos personales.

Cumplir con estas normativas protege a las empresas de sanciones legales y refuerza su compromiso con la seguridad y la privacidad de la información.

Las empresas que deciden invertir en servicios profesionales para la destrucción de documentos pueden obtener varios beneficios significativos:

Mejora en la seguridad de los datos

En efecto, un proceso de destrucción confidencial de documentos minimiza el riesgo de filtraciones de datos y ciberataques, y reduce la posibilidad de errores humanos que podrían exponer información sensible a terceros no autorizados.

Además, protege la propiedad intelectual y la ventaja competitiva de la empresa, impidiendo que la competencia o actores malintencionados accedan a información crítica.

Confianza y lealtad del cliente

Al demostrar un alto nivel de compromiso con la protección de datos, las empresas que dan de baja documentos de forma segura fortalecen la confianza de sus clientes, socios y demás partes interesadas.

De hecho, la correcta eliminación de información -con el apoyo de una empresa para destruir documentos– evita situaciones que puedan generar una imagen negativa.

Aparte de eso, disminuye el riesgo de eventuales demandas legales o sanciones derivadas del incumplimiento de la normativa de protección de datos. Todo esto contribuye a construir y mantener una reputación positiva, reforzando las relaciones con clientes y grupos de interés.

Ahorro de espacio y recursos

Del mismo modo, la destrucción de documentos es una medida eficiente para optimizar los recursos de la empresa. Cuando eliminas documentos innecesarios, liberas espacio de almacenamiento, reduciendo la acumulación de papel y los costes asociados a la gestión física de archivos.

Las empresas que destruyen documentos de forma regular aprovechan mejor sus instalaciones y destinan el espacio y los recursos habilitados a actividades más rentables.

Aspectos clave para seleccionar una empresa para destruir documentos

En el momento de elegir una empresa para destruir documentos, es fundamental tener en cuenta varios aspectos clave para garantizar la seguridad y efectividad del servicio. Evidentemente, no todos los proveedores ofrecen los mismos estándares y características, por lo que es esencial evaluar cuidadosamente las opciones antes de tomar una decisión.

A continuación, explicaremos algunos de los factores más importantes a considerar.

Seguridad

Sin duda, la seguridad de la información es el aspecto más crítico cuando se busca un proveedor para la destrucción de documentos.

Es imprescindible que la empresa elegida cumpla con los estándares más estrictos en todas las fases del proceso: desde la recolección de los documentos en las instalaciones de tu compañía hasta su transporte y eliminación final.

De igual modo, es importante verificar que el proveedor cuente con certificaciones reconocidas de cumplimiento de normas como UNE-EN y normas ISO en gestión documental. Estas avalan su cumplimiento con los requisitos de seguridad, calidad y normativa vigente para la destrucción de documentos, tanto en papel como en soportes digitales.

Comodidad y flexibilidad del servicio

Otro aspecto fundamental es la conveniencia que ofrece el proveedor en términos de adaptarse a las necesidades específicas de la empresa.

Una empresa para destruir documentos ideal debe ser flexible en cuanto a horarios, ubicación y volumen de documentos.

Por otra parte, es esencial que el proveedor pueda ajustarse al ritmo y las preferencias de tu negocio. Es decir, que pueda ofrecerte opciones como la destrucción en sus instalaciones.

También, debe existir la posibilidad de elegir entre servicios puntuales o recurrentes, así como programaciones bajo demanda o previamente acordadas, dependiendo de tus necesidades.

Más aún, es relevante considerar si el proveedor tiene la capacidad de destruir no solo documentos en papel, sino también otros tipos de soportes de información, como discos duros, CDs, DVDs y otros dispositivos digitales.

Coste del servicio

Desde luego, el coste es otro factor decisivo al seleccionar una empresa para destruir documentos.

Es importante encontrar un proveedor que ofrezca tarifas competitivas y, sobre todo, que sea transparente en su estructura de precios, sin incluir cargos ocultos. Para elegir la opción más rentable, es recomendable comparar las diferentes modalidades de servicio, como la ya explicada de destrucción in situ o en las instalaciones del proveedor, y la frecuencia de estos servicios, ya sea de manera puntual o recurrente.

Por ejemplo, la destrucción en las instalaciones del cliente puede tener un coste más elevado que el servicio realizado en las instalaciones del proveedor.

De igual manera, los servicios recurrentes suelen ser más económicos que las intervenciones puntuales, aunque en algunos casos pueden requerir un contrato de larga duración. Por este motivo, es aconsejable que busques un proveedor al que puedas solicitar un presupuesto detallado y sin compromiso. Esto te permitirá evaluar las opciones antes de tomar una decisión definitiva.

Atención al cliente

Por supuesto, la calidad del servicio al cliente es un aspecto que no debe pasarse por alto. Es importante que la empresa para destruir documentos ofrezca una atención profesional, amigable y eficiente.

Un buen proveedor debe ser capaz de responder de manera rápida y precisa a cualquier pregunta o inquietud, y debe estar dispuesto a resolver problemas o incidencias con agilidad.

Para evaluar este aspecto, es recomendable que consultes las reseñas y testimonios de clientes previos que han utilizado los servicios del proveedor.

En tal sentido, las experiencias de otros usuarios pueden brindar información valiosa sobre la reputación, la calidad del servicio y el nivel de satisfacción general. Incluso, no está de más solicitar referencias directas de otras empresas que hayan contratado sus servicios, lo que permitirá tener una visión más clara y objetiva sobre la fiabilidad y profesionalismo del proveedor.

Normadat es la empresa para destruir documentos que necesitas

En Normadat ofrecemos un servicio de destrucción certificada de documentos y archivos. Más de 30 años de experiencia en la gestión documental para empresas, así como nuestros procedimientos y prácticas garantizan la seguridad y confidencialidad de la información.

Gestionamos todo el proceso de destrucción de manera integral, desde la recogida del material hasta su eliminación final. Disponemos de tecnología de vanguardia para desintegrar e inutilizar diferentes tipos de soportes de información. Los siguientes son algunos de nuestros equipos:

• VECOPLAN (modelo VAZ 1100XL): En particular, este dispositivo es capaz de triturar documentos en papel, carpetas, cajas de archivo, y material corporativo o de marketing en desuso.
• MARTIN YALE (modelo VZ 35/35): Especializado en la destrucción de soportes digitales como cintas DLT, LTO, discos duros y otros formatos.
• MARTIN YALE (modelo MY 16.50): Hablamos de un dispositivo versátil, capaz de destruir documentos en papel, así como soportes ópticos (CD y DVD) y tarjetas plásticas, como las de crédito. 

Estos equipos cumplen con altos niveles de seguridad según la norma UNE-EN 15713:2010.

En esta misma línea, en Normadat contamos con la certificación de cumplimiento de Gestión de calidad de la Norma ISO 9001-2015 en gestión de documentación y soporte informático, que incluye: recogida, custodia, préstamo, expurgo y destrucción física, entre otras actividades.

A los efectos, el proceso de destrucción se lleva a cabo en nuestras instalaciones y es grabado en su totalidad para asegurar que se cumplen todos los requisitos legales y normativos de protección de datos.

Más aún, verificamos que las partículas resultantes cumplen con el tamaño establecido en la norma UNE-EN 15713:2010, lo que garantiza que no sea posible reconstruir la información destruida, independientemente del tipo de documentación.

¡Contacta con nosotros y entenderás por qué somos la empresa para destruir documentos -con certificación y total garantía- que necesitas!

Preguntas Frecuentes