Cómo elegir una empresa para externalizar la gestión documental

14 de mayo de 2024

La gestión de documentos es una tarea crítica en cualquier empresa, y externalizar esta función puede ser una opción estratégica para optimizar la eficiencia y seguridad de tus operaciones.

Al confiar en servicios profesionales especializados en esta área, tu empresa puede beneficiarse de una organización más efectiva, un acceso rápido a la información y una protección confiable de tus datos.

Sin embargo, elegir la empresa adecuada para externalizar la gestión documental es crítica para garantizar que tus necesidades específicas sean atendidas de manera óptima.

En este artículo, explicaremos los aspectos clave que debes considerar al seleccionar una compañía outsourcing para la gestión documental.

¿Por qué externalizar la gestión documental?

Ciertamente, externalizar la gestión documental ofrece una serie de beneficios significativos para las empresas de todos los tamaños.

Este servicio consiste en la captura, organización, almacenamiento y preservación de la información de una organización, abarcando una amplia variedad de documentos, desde facturas y contratos hasta bases de datos de clientes y registros históricos.

La externalización de esta función permite a las empresas mejorar su eficiencia operativa, reducir costes y garantizar la seguridad y confidencialidad de sus datos.

Ventajas de externalizar la gestión documental de tu empresa

  • Mayor control sobre los archivos. Externalizar la gestión documental proporciona a las empresas un mayor control sobre sus archivos, especialmente cuando el volumen de datos comienza a ser considerable.

    Además, permite establecer criterios de acceso para determinados archivos y mantener un registro de trazabilidad de las personas que interactúan con la documentación.
  • Protección frente a incidentes o robos. Contratar la gestión de datos outsourcing es una forma efectiva de proteger la información de tu empresa frente a incidentes como incendios, inundaciones o robos.

    A los efectos, proveedores de servicios de gestión documental como Normadat cuentan con instalaciones diseñadas específicamente para ofrecer servicios de protección y custodia documental, garantizando la seguridad física de la información almacenada.
  • Ahorro de costes de almacenamiento. En línea con lo anterior, externalizar la gestión documental reduce los gastos asociados con el almacenamiento de archivos (alquiler de espacio, compra de dispositivos de seguridad, etc.).

    Al confiar en un proveedor externo, las empresas pueden destinar recursos adicionales a otras áreas de su negocio.
  • Acceso rápido a la documentación. De igual modo, la gestión de archivos por una empresa externa facilita el acceso rápido a la información. Esto evita la pérdida de tiempo asociada con la búsqueda de documentos extraviados o mal archivados.

    Mediante una correcta codificación y organización de los archivos en una base de datos, es posible localizar y recuperar la información física y digital de manera eficiente.
  • Garantía de seguridad de la información. Por otro lado, la externalización de la gestión documental garantiza la seguridad y confidencialidad de la información de la empresa y de sus clientes.

    Al respecto, los proveedores de servicios suelen gestionar tanto el almacenamiento seguro de los archivos como su destrucción confidencial y certificada una vez expirado su período de retención, minimizando así el riesgo de uso indebido de la información.

Criterios para elegir una empresa para externalizar la gestión documental

Al elegir una empresa para externalizar la gestión documental de tu negocio, es fundamental evaluar una serie de criterios clave que garantizarán una colaboración exitosa y beneficiosa para tu empresa.

Cada aspecto juega un papel crucial en la selección del socio adecuado. A continuación, profundizaremos en los criterios que debes considerar al elegir una empresa para externalizar la gestión documental.

Necesidades de servicio de tu empresa

En primer lugar, para elegir una empresa de gestión documental es imprescindible comprender las necesidades únicas de tu empresa. Esto incluye evaluar el volumen de documentos a gestionar, la necesidad de servicios de almacenamiento y el nivel de seguridad requerido para los documentos confidenciales.

Al hacerlo, podrás dirigir tu búsqueda hacia empresas que ofrezcan soluciones que se alineen con las demandas específicas de tu negocio.

Más aún, debes considerar otros servicios que puedan ser de interés, como la subcontratación o la gestión de procesos. Al tener claro qué necesitas, podrás encontrar empresas que ofrezcan soluciones más completas para satisfacer todas tus demandas.

Portfolio de servicios de gestión documental

Desde luego, es fundamental examinar la cartera de servicios de cada empresa para comprender qué actividades realizan y si cumplen con tus requisitos.

No te limites a revisar la lista de servicios; profundiza para entender en qué consiste cada uno de ellos. Por ejemplo, si necesitas servicios de digitalización de documentos, verifica si la empresa también ofrece clasificación, indexación y control de calidad.

Busca servicios integrales que cubran todas tus necesidades documentales, evitando así tener que complementar actividades por separado. Una cartera de servicios completa garantiza que recibirás soluciones adecuadas y no tendrás que invertir tiempo y dinero adicionales.

Nivel de seguridad del proveedor de servicios, indispensable para externalizar la gestión documental 

Sin duda, la seguridad de tus documentos es una preocupación fundamental al externalizar la gestión documental.

Es importante evaluar la seguridad de las instalaciones de almacenamiento para proteger la información confidencial de tu empresa.

Asegúrate de que el proveedor cumpla con los estándares de seguridad requeridos y esté preparado para proteger tus datos contra pérdidas, daños o fugas. Especialmente, que cumpla con lo dispuesto al respecto en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD).  

En este sentido, Normadat cuenta con cuatro edificios independientes con más de 540.000 metros lineales de capacidad de custodia. En ellos, albergamos más de 3 mil millones de documentos, ubicados en salas independientes con armarios compactos, sistemas de detección y extinción de incendios, control de accesos,permisos de acceso y códigos únicos encriptados.

Nivel de conocimiento y experiencia del personal

Aparte de investigar la reputación de las empresas de gestión documental, es necesario evaluar el conocimiento y la experiencia del equipo de trabajo.

Asegúrate de que el personal tenga las calificaciones y habilidades técnicas necesarias para aplicar las mejores prácticas en la gestión documental.

En paralelo, investiga cómo se prepara y qué equipos utiliza la empresa para ofrecer servicios de calidad y seguridad óptimos.

Calidad de soporte y servicio

Finalmente, no descuides evaluar la calidad del soporte y servicio ofrecido por la empresa.

Observa cómo se manejan los contactos iniciales y qué tipo de soporte brinda durante y después del servicio.

Averigua si la empresa ofrece capacitación para tus empleados y busca opiniones de clientes anteriores para garantizar la calidad del servicio.

Normadat es tu mejor opción para externalizar la gestión documental de tu empresa

Si estás considerando externalizar la gestión documental de tu empresa, Normadat es la elección ideal.

Entendemos los desafíos que enfrentan las empresas al gestionar grandes volúmenes de documentos en un mundo cada vez más digitalizado.

En efecto, nuestros servicios de Consultoría y Gestión Documental están diseñados para simplificar tus procesos, garantizar la seguridad de tu información y mejorar la eficiencia en la gestión de documentos, ya sea en formato físico o digital.

Nuestra oferta de servicios incluye:

  • Custodia de archivos: Somos líderes en custodia de documentación, con 6 centros en España equipados con máxima seguridad para ofrecer protección óptima a tus documentos.
  • Digitalización (NTI y ENS): Digitalizamos e indexamos tus archivos para ahorrar espacio de almacenamiento y mejorar los tiempos de búsqueda, cumpliendo con los más altos estándares de seguridad.
  • Destrucción certificada de documentos: Cuando llega el momento de deshacerte de documentos físicos o digitales, garantizamos una destrucción confidencial y segura, cumpliendo con los estándares más estrictos.
  • Tratamiento y organización de archivos: En este aspecto, realizamos una organización integral de tus archivos, tanto en nuestras instalaciones como en las de tu empresa. Esto garantiza un acceso eficiente a la documentación generada.
  • Consultoría documental: Nuestro servicio de Consultoría de Gestión Documental abarca desde el análisis de tu situación actual hasta la implementación de tecnologías para automatizar tareas no esenciales para tu negocio.
  • Back office digital: Digitalizamos y automatizamos los procesos de tu empresa con el propósito de optimizar los procesos de negocio vinculados con la información gestionada diariamente.

He aquí las razones para elegirnos:

  • Experiencia comprobada: Durante más de 30 años en el campo de la gestión documental, hemos ayudado a numerosas empresas e instituciones a optimizar sus procesos y mejorar la seguridad de su información.
  • Equipo humano altamente capacitado: Nuestro equipo está formado por expertos altamente capacitados que ofrecen soluciones personalizadas adaptadas a las necesidades de cada cliente.
  • Soluciones tecnológicas integrales: Por si fuera poco, desarrollamos soluciones tecnológicas propias para garantizar un servicio seguro y fiable a nuestros clientes.
  • Cumplimiento normativo: Nos aseguramos de que tu empresa cumpla con todas las regulaciones y normativas en materia de gestión documental, reduciendo así los riesgos legales y garantizando la seguridad de tus datos.

¡No dudes en contactarnos! Nuestro equipo de expertos se pondrá en contacto contigo para ofrecerte las mejores soluciones para externalizar la gestión documental de tu empresa.

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