Gestionar tickets de empresa de forma eficiente

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En cualquier empresa, por pequeña o grande que sea, hay una realidad que se repite todos los meses: los empleados generan gastos. Un viaje de negocios, una comida con un cliente, la compra urgente de material, etc.

Todas son situaciones cotidianas que, además de formar parte del día a día empresarial, deben quedar registradas de forma clara y ordenada. Esto no sería posible sin una acción clave en las finanzas: gestionar tickets de empresa de forma eficiente.

Aunque pueda parecer un trámite menor, la correcta administración de estos documentos es esencial para llevar un control riguroso de los recursos económicos. ¡Pero, cuidado! Esto no va solo de acumular recibos o fotos de facturas en un cajón o una carpeta compartida.

En realidad, lo mejor es contar con un sistema que permita registrar, revisar y justificar cada gasto de forma ágil, transparente y alineada con las normativas legales y las políticas internas de la organización.

Elementos básicos para entender por qué debes gestionar tickets de empresa adecuadamente

Antes de profundizar en el proceso de gestión, conviene aclarar qué son estos famosos tickets de empresa.

En concreto, hablamos de justificantes que acreditan un gasto realizado por un empleado en el ejercicio de sus funciones. Entre ellos, podemos incluir desde un billete de tren, hasta el comprobante de una comida o el pago de un peaje. En general, estos tickets representan operaciones de bajo importe, pero en conjunto suponen una parte relevante del gasto operativo de una compañía.

A menudo, estos tickets son considerados facturas simplificadas, una figura contemplada en el Real Decreto 1619/2012, que regula las obligaciones de facturación en España. Este reglamento permite emitir facturas simplificadas —lo que habitualmente conocemos como tickets— para operaciones que no superen los 400 euros con IVA incluido, o incluso hasta los 3.000 euros en determinados casos.

Sin embargo, en el entorno empresarial, rara vez se admiten tickets de importes tan altos como justificante único, así que ese primer límite suele ser el más usado.

¿En qué se diferencia un ticket de una factura?

Este es un detalle importante que debemos considerar al gestionar tickets de empresa. Aunque ambos -tickets y facturas- acreditan una transacción, su naturaleza es distinta.

Las facturas ordinarias incluyen todos los datos del emisor y del receptor, el desglose de impuestos y el concepto detallado. Son documentos formales que se utilizan habitualmente entre empresas o en operaciones con mayor carga fiscal. En cambio, los tickets de gasto o facturas simplificadas no siempre contienen toda esta información, aunque siguen teniendo validez fiscal en ciertos supuestos, como los siguientes:

• Transporte de personas y equipajes.
• Servicios de restauración o comidas en restaurantes y cafeterías.
• Aparcamiento o estacionamiento de vehículos.
• Peajes de autopistas.

Estos supuestos están claramente recogidos en la legislación y permiten a los empleados justificar determinados gastos vinculados a su movilidad laboral.

¿Cómo gestionar tickets de empresa paso a paso?

Gestionar tickets de empresa de forma eficiente requiere más que buena voluntad: hace falta un procedimiento claro, herramientas adecuadas y conocimiento de las políticas internas. Si bien, cada organización puede tener su propio método, el flujo básico suele incluir estos pasos:

1. Recopilación de los justificantes. Todo empieza con la recolección de tickets, facturas o cualquier documento que respalde el gasto realizado. Al día de hoy, muchas empresas permiten hacer esta recopilación digital desde el móvil, lo que agiliza el proceso.
2. Revisión de la política de gastos. Antes de registrar cualquier importe, es importante que el empleado conozca qué se considera gasto reembolsable, qué límites existen y cómo debe documentarse. Evitar errores aquí ahorra muchos dolores de cabeza después.
3. Rellenar el formulario de nota de gastos. Ya sea mediante una app, un ERP o una plantilla en Excel, llega el momento de volcar toda la información en el sistema. Fecha, concepto, importe, motivo del gasto, centro de coste… todo debe quedar debidamente reflejado.
4. Adjuntar comprobantes. A continuación, los tickets escaneados, las capturas o las facturas en PDF se adjuntan al formulario. Esto permite que la revisión posterior sea más rápida y transparente.
5. Validación y aprobación. Una vez completado el informe, este se envía al responsable correspondiente, quien revisará si el gasto se ajusta a las políticas y si toda la documentación es válida.
6. Reembolso o contabilización. Cuando el gasto es aprobado, se procede al reembolso del importe al empleado o se registra directamente en la contabilidad de la empresa, cerrando así el ciclo de gestión.

Desde luego, este proceso, cuando está bien diseñado e integrado en la operativa de la empresa, ahorra tiempo y evita errores. Asimismo, garantiza un control financiero más sólido y una mayor tranquilidad ante inspecciones o auditorías.

Claves para gestionar tickets de empresa con eficacia

Una vez entendido el papel que juega la gestión de tickets de empresa en el control financiero del día a día, toca dar un paso más y centrarse en cómo convertir este conjunto de tareas en un proceso realmente eficaz.

¿Qué significa llevar una gestión eficiente de los tickets y notas de gasto? Más allá del simple registro de gastos, implica establecer un sistema que sea claro, coherente y, sobre todo, funcional para todos los implicados. Desde el departamento de contabilidad hasta los empleados en movilidad, todos deben saber cómo actuar y qué se espera de ellos.

El primer paso: claridad en las reglas

Sin duda, toda empresa necesita reglas del juego bien definidas. Tener unas políticas claras sobre cómo, cuándo y en qué formato deben presentarse los tickets de gasto es esencial. Estas directrices deben incluir aspectos básicos como plazos para entregar los documentos, tipos de gastos reembolsables, límites por categoría, qué tipo de justificantes son válidos, y cómo deben presentarse.

Por  cierto, cuanto más sencillo sea el proceso y más accesible la información, más fácil será que los trabajadores cumplan correctamente con sus obligaciones y se eviten errores o retrasos al gestionar tickets de empresa.

La importancia de educar y concientizar al equipo

Por supuesto, para que la gestión funcione, quienes generan los tickets deben entender por qué son importantes. Cuando un empleado está de viaje o asiste a una reunión fuera de la oficina, incurre en una serie de gastos necesarios para el desarrollo de su trabajo. Saber distinguir entre lo que es justificable y lo que no lo es resulta clave.

Es cuestión de concientización: los gastos deben ser razonables y estar alineados con los objetivos empresariales, sin perder de vista el bienestar del empleado. 

Tecnología al servicio de la eficiencia al momento de gestionar tickets de empresa

Evidentemente, uno de los grandes aliados a la hora de gestionar tickets de empresa es, sin duda, la tecnología. Las plataformas digitales para la gestión de gastos son cada vez más accesibles y fáciles de usar.

Con ellas, es posible centralizar toda la información, subir documentos desde el móvil, automatizar procesos de validación y facilitar tanto la presentación como el análisis de los datos. ¿Te imaginas el paso que esto representa en el proceso de automatización de tareas repetitivas dentro de tu organización?

Mejorar la generación y clasificación de gastos

Una gestión eficaz también depende de cómo se generan los tickets. Es decir, de la forma en que se recopila y documenta la información. Cada recibo debe guardarse correctamente, con una descripción clara del gasto (fecha, motivo, importe, lugar), y clasificarse según su tipo: alojamiento, transporte, dietas, etc.

Una buena organización en esta fase facilita enormemente el trabajo posterior de validación y análisis. 

Un proceso de validación bien definido

Una vez presentados los tickets, es necesario validar la información. Para ello, debe existir un flujo de revisión ágil pero riguroso, que verifique que todos los gastos cumplen con las políticas internas. Este proceso puede incluir distintos niveles de aprobación, dependiendo del tipo de gasto o del cargo del empleado.

Cuanto más automatizado esté este paso, mejor. Las plataformas de gestión permiten establecer alertas para detectar posibles errores, gastos duplicados o importes que superan los límites definidos. 

Analizar para tomar decisiones más inteligentes

A decir verdad, cuando los datos se convierten en información útil, obtenemos un significativo valor añadido al gestionar tickets de empresa. Las plataformas actuales permiten generar informes detallados, personalizados y en tiempo real. Estos reportes ayudan a detectar patrones, evaluar la eficiencia del presupuesto y detectar oportunidades de mejora.

¿Se repiten ciertos tipos de gasto en exceso? ¿Hay proveedores con los que se podría negociar mejores condiciones? ¿Es posible ajustar ciertas políticas sin afectar al bienestar del equipo? Todas estas preguntas pueden responderse con un análisis adecuado de los datos.

De hecho, gracias a estos informes, las decisiones dejan de basarse en suposiciones y se apoyan en hechos concretos. La planificación financiera mejora, se optimiza el uso de recursos y se fortalece la rentabilidad de la empresa.

NORMADAT EXPENSE: tu herramienta para gestionar tickets de empresa de forma eficiente

Como ves, lograr una gestión eficiente de tickets y notas de gasto es clave para mantener el control financiero y operativo de cualquier organización. En este sentido, en NORMADAT disponemos de NORMADAT EXPENSE, una solución integral diseñada para facilitar este proceso de principio a fin.

Uno de sus grandes puntos fuertes es la capacidad para capturar información de forma automática y sin errores. Gracias a nuestro sistema avanzado de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los datos relevantes de tickets y justificantes se digitalizan de manera inmediata, eliminando la entrada manual y reduciendo al mínimo los fallos humanos.

Más aún, NORMADAT EXPENSE está homologada por la AEAT lo que permite tirar el papel tras la captura y clasificar automáticamente los gastos según reglas adaptadas a cada empresa. Esto significa que cada movimiento queda correctamente asentado bajo su correspondiente código contable, lo que mejora la precisión en los informes y simplifica enormemente los registros de auditoría y la contabilidad interna.

También podrás configurar flujos de aprobación personalizados, ajustados a la estructura y política de tu organización. Así, el proceso de validación es más ágil, claro y eficiente, asegurando el cumplimiento de los criterios definidos por cada departamento o responsable.

Otra ventaja es su compatibilidad con los sistemas contables y financieros que ya utilices. NORMADAT EXPENSE se integra fácilmente con tus herramientas actuales, evitando duplicaciones de datos y ahorrando tiempo en tareas administrativas.

¿Qué más ofrece?

• Revisión y aprobación de gastos en menos tiempo.
• Visibilidad en tiempo real de los movimientos financieros.
• Informes listos para auditorías y cumplimiento fiscal.
• Aplicación web y móvil con una interfaz simple e intuitiva.
• Acceso desde cualquier dispositivo, estés donde estés.

En efecto, NORMADAT EXPENSE es la herramienta que te ayuda a transformar la manera de gestionar tickets de empresa en un proceso actualizado, ordenado y sin complicaciones. ¿Hablamos?

Preguntas Frecuentes