Externalizar servicios para mejorar la productividad de nuestra empresa

6 de marzo de 2024
por Isabel

En el vertiginoso ámbito empresarial actual, la eficiencia se ha convertido en el núcleo del éxito. En este contexto, muchas empresas visionarias están decidiendo externalizar servicios como una estrategia para potenciar su eficiencia operativa.

Más allá de la simple reducción de costes, la externalización permite a las organizaciones aprovechar un conjunto más amplio de talentos, acceder a habilidades especializadas y concentrarse en sus competencias fundamentales.

Entendiendo el concepto de externalizar servicios

Para comprender adecuadamente el concepto de externalizar servicios, es esencial reconocer que implica delegar a terceros la ejecución de ciertas actividades comerciales en nombre de la empresa. Este enfoque estratégico, además de reducir costes y mejorar la productividad, también libera recursos y tiempo valioso para que las organizaciones se centren en el core de su negocio.

En realidad, la externalización de servicios no es un fenómeno nuevo en el mundo empresarial. Durante décadas, ha formado parte integral de las estrategias de muchas compañías. No obstante, con la evolución tecnológica y el esplendor de la economía colaborativa, la práctica que nos ocupa está experimentando una expansión significativa. Actualmente, tanto las grandes corporaciones como las pequeñas y medianas empresas recurren a la externalización para optimizar operaciones y perfeccionar la eficiencia.

Dado que cada empresa tiene objetivos distintos, la elección de externalizar servicios debe alinearse con metas comerciales específicas.

Ventajas clave de externalizar servicios

Por otra parte, la externalización ofrece una serie de beneficios que redefinen la eficiencia y la competitividad empresarial. Cinco de estas ventajas clave son:

  • Eficiencia de costes. En efecto, la externalización permite reducir los costes operativos al eliminar la necesidad de mantener un equipo interno para tareas no esenciales. Además, se evita la inversión en infraestructura y tecnología, liberando recursos financieros para actividades más críticas.
  • Acceso a talento especializado y tecnología avanzada. La externalización brinda acceso a profesionales especialistas y experimentados. Asimismo, las empresas contratantes pueden adquirir soluciones basadas en tecnología punta aplicada a las áreas externalizadas. Esto les permite incorporar conocimientos especializados sin incurrir en los costes asociados con la formación interna.
  • Enfocarse en funciones comerciales centrales. Como dijimos, delegar tareas no esenciales a proveedores externos permite a las empresas concentrar sus recursos internos en actividades estratégicas que impulsan el crecimiento y la rentabilidad. Esto mejora la agilidad y la capacidad de adaptación a cambios en el mercado.
  • Incremento de la productividad y eficiencia. Los socios de externalización, especializados en sus respectivos campos, ofrecen un trabajo de alta calidad. Esta especialización se traduce en una mayor productividad y eficiencia, contribuyendo a resultados superiores en comparación con las operaciones internas.
  • Escalabilidad. Igualmente, externalizar servicios ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para ajustar rápidamente sus operaciones de acuerdo con las condiciones del mercado. Elimina las complejidades asociadas con la contratación o reducción de personal, permitiendo una escalabilidad sin contratiempos y manteniendo la agilidad organizacional.

Desafíos relacionados con externalizar servicios

A pesar de sus beneficios evidentes, la externalización no está exenta de desafíos que deben abordarse con prudencia. Uno de esos retos críticos es la comunicación efectiva y las diferencias de criterios entre proveedores de servicios y clientes, que pueden generar malentendidos y retrasar proyectos. Del mismo modo, los cambios frecuentes en la economía mundial pueden afectar precios y la disponibilidad de servicios, así como el cumplimiento de regulaciones locales.

La seguridad de la información se destaca como otra preocupación significativa al externalizar servicios. La colaboración con proveedores externos implica compartir información confidencial, desde datos de clientes hasta información financiera. En este sentido, resulta esencial encontrar proveedores confiables e implementar procesos seguros para resguardar dicha información.

Por último, el riesgo de control de calidad es inherente a la externalización. La entrega de un trabajo de calidad por parte del proveedor es crítico para evitar daños a la reputación y pérdidas de tiempo y recursos. Por lo tanto, elegir cuidadosamente a los socios de externalización y establecer estándares claros son aspectos esenciales para mitigar este riesgo.

¿Cómo desarrollar una estrategia para externalizar servicios?

La contratación de servicios outsoursing es más que una simple transacción comercial; es una inversión estratégica que requiere una planificación meticulosa y una estrategia bien definida. Desarrollar una estrategia efectiva para externalizar servicios es fundamental para maximizar los beneficios y mitigar posibles desafíos. A continuación, se detallan los pasos clave para desarrollar una estrategia sólida de externalización:

Establecer los objetivos comerciales

Antes de embarcarse en el proceso de externalización, es imprescindible definir claramente los objetivos comerciales que se buscan lograr. Ya sea reducir costes, mejorar la eficiencia operativa o acceder a habilidades especializadas, tener objetivos claros proporciona una dirección coherente para la estrategia de externalización.

Diseñar una estructura de proyecto

Desde luego, una estructura de proyecto sólida es esencial para gestionar eficazmente el proceso de externalización. Esto incluye la identificación de roles y responsabilidades, la asignación de tareas y la creación de un marco temporal claro. Una estructura bien definida garantiza que el equipo subcontratado cumpla con los requisitos y metas establecidas.

Ser específico en las tareas

Detallar las tareas específicas que se desean externalizar es crucial. Hacer una lista clara y exhaustiva de las responsabilidades, así como especificar cómo y cuándo se deben completar, proporciona una guía clara tanto para el equipo interno como para el proveedor externo.

Planificar cuidadosamente el presupuesto

El presupuesto es un factor determinante en cualquier estrategia de externalización. Planificar cuidadosamente el presupuesto implica evaluar no solo los costes financieros directos, sino también el impacto en el cronograma, la cantidad de contrataciones y las inversiones en tecnología y equipos necesarios.

Determinar el modelo de subcontratación adecuado

Existen diversas opciones para externalizar servicios, como el equipo dedicado o el de enfoque en proyectos específicos. La elección depende de la naturaleza y alcance de las tareas externalizadas. Al respecto, se debe determinar si el proyecto completo estará en manos del socio de BPO o si se seleccionará un equipo específico para trabajar exclusivamente en el proyecto.

Seleccionar al socio BPO más conveniente

Sin duda, la elección del socio de BPO es crítica para el éxito de la estrategia de externalización. Examinar carteras, trabajos anteriores, comentarios de clientes y referencias es esencial. Asegurarse de que el proveedor tenga el conocimiento, la tecnología y la infraestructura requeridos garantiza una asociación exitosa.

Análisis coste-beneficio

Realizar un análisis exhaustivo de coste-beneficio es indispensable para evaluar la viabilidad de la externalización. Aparte de las implicaciones financieras, este análisis debe considerar el tiempo ahorrado, el incremento de la productividad y el potencial para mejorar la calidad del trabajo.

Definir procesos, roles y responsabilidades claros

Establecer procesos, roles y responsabilidades de manera clara y precisa es fundamental para garantizar la fluidez del proyecto. Una clara delimitación de las responsabilidades tanto internas como externas contribuye a un desarrollo sin problemas de la estrategia de externalización.

Tener una comunicación clara y frecuente

Por supuesto, la comunicación efectiva es la columna vertebral de cualquier estrategia de externalización. Convocar una reunión inicial, seguida de reuniones semanales de supervisión y reuniones mensuales de informes, asegura que se mantenga al tanto del estado y progreso del proyecto. Determinar los canales de comunicación adecuados es esencial para evitar malentendidos.

Medir la productividad, el progreso y los resultados

De hecho, establecer métricas claras para medir la productividad, el progreso y los resultados garantiza una evaluación continua del proyecto. Esto permite ajustes en tiempo real y asegura que la estrategia de externalización esté alineada con los objetivos comerciales establecidos.

Servicios clave que pueden externalizarse

Externalizar servicios abarca una amplia gama de funciones empresariales, principalmente los procesos de back office de las organizaciones. Algunos de los servicios más comúnmente externalizados incluyen:

  • Contabilidad. La contabilidad, que implica el mantenimiento organizado de registros financieros, es una tarea crítica que las empresas pueden externalizar para ahorrar tiempo y costes. Al subcontratar actividades contables, las empresas pueden acceder a expertos que garantizan precisión y eficiencia.
  • Procesamiento de nómina. A medida que una empresa crece, gestionar la nómina internamente puede volverse complejo y consumir mucho tiempo. En este sentido, la externalización del procesamiento de nómina ofrece una solución más eficiente y rentable para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y el pago puntual a los empleados.
  • Recursos Humanos. Las funciones de recursos humanos, como la selección de personal y la gestión de beneficios, pueden externalizarse para aprovechar la experiencia de agencias especializadas. Estos servicios externos están mejor equipados para mantenerse al día con las leyes laborales y los estándares vigentes.
  • Cuentas por cobrar y cuentas por pagar. La gestión eficiente de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar es esencial para la salud financiera de una empresa. Precisamente, externalizar estas tareas con empresas especializadas en BPO no solo ahorra costes contables, sino que también mejora la gestión financiera y las relaciones con los proveedores.

NORMADAT es tu partner para externalizar servicios

En NORMADAT somos líderes en soluciones de automatización de procesos de negocio, digitalización de procesos internos y externalización de expertos en gestión documental y una amplia variedad de servicios de back office. Todos ellos diseñados para potenciar los procesos de tu empresa. Dentro de nuestra oferta, destacamos:

  • Gestión documental digital: Transformamos la gestión de documentos y correspondencia en un proceso completamente digital, eliminando la necesidad de documentos en papel y mejorando la eficiencia operativa. 
  • Homologación de proveedores: Implementamos workflows para la aprobación de facturas y otras tareas relacionadas con la gestión de proveedores, asegurando un proceso ágil y eficiente.
  • Automatización de reclamos y quejas de clientes: Agilizamos la gestión de reclamos para mejorar la experiencia del cliente y la resolución de problemas de manera eficiente.
  • Gestión de pagos a proveedores: Optimizamos el proceso de pagos a proveedores para mejorar la eficiencia y la transparencia en las transacciones.
  • Control de tickets y gastos: Hacemos más simple la gestión de tickets y notas de gastos, reduciendo la carga administrativa y mejorando la organización financiera.
  • Notificaciones Electrónicas Obligatorias: Facilitamos el cumplimiento de las obligaciones de notificación electrónica requeridas por los organismos de Administración Pública.

Si estás buscando mejorar la eficiencia en tu empresa, los servicios de NORMADAT para optimizar los procesos de back office pueden ser la solución que necesitas.  En función de esto, contamos con más de 30 años de experiencia. ¡No dudes en contactarnos hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudarte a alcanzar tus objetivos empresariales de manera más efectiva y rentable!

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