Qué es CAE o Coordinación de Actividades Empresariales

14 de marzo de 2024
por Isabel

La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) se presenta como un procedimiento fundamental en el ámbito laboral que, además de cumplir con una obligación legal, salvaguarda la seguridad y salud en el trabajo. Como veremos, esta medida previene riesgos laborales que puedan surgir en entornos donde varias empresas y sus trabajadores convergen. Asimismo, la CAE implica la generación e intercambio de información crítica entre organizaciones cuya gestión debe ser eficiente y segura.

¿Qué es la coordinación de actividades empresariales (CAE)?

En esencia, la CAE es un proceso preventivo cuyo objetivo es establecer medidas coordinadas para garantizar la seguridad y la salud en el trabajo, especialmente cuando diversas empresas llevan a cabo actividades en un mismo lugar. Este enfoque no solo cumple con una obligación legal para evitar sanciones, sino que tiene un propósito más profundo: facilitar el intercambio de información en temas de seguridad y salud laboral para beneficio de los trabajadores.

En España, la información sobre riesgos y medidas preventivas debe derivar de la evaluación de riesgos concurrentes, siendo esencial que sea clara y concisa. Además, se requiere proporcionar detalles sobre las medidas de emergencia y evacuación de la empresa. La CAE en España supone la existencia de procedimientos específicos y documentados que serán objeto del intercambio de información y gestión entre empresas. La misma está centrada en la seguridad y salud laboral, así como en la prevención de riesgos.

Básicamente, la obligatoriedad de llevar a cabo la Coordinación de Actividades Empresariales surge cuando se realizan actividades simultáneas o sucesivas en un mismo sitio de trabajo. En este sentido, tanto la empresa principal como las compañías contratistas y subcontratistas están llamadas a realizar la CAE. No se limita a situaciones específicas, ya que es obligatoria en cualquier tipo de actividad en la que intervengan varias empresas, incluso si es de carácter puntual.

Según el artículo 18 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL), las empresas tienen la responsabilidad de proporcionar a sus trabajadores información detallada sobre los riesgos laborales, medidas de prevención y protección, así como las medidas de primeros auxilios y evacuación en casos de emergencia. La coordinación efectiva entre las empresas involucradas es crucial para cumplir con estas disposiciones y garantizar un entorno laboral seguro.

Aparte de ser una práctica recomendada, la CAE tiene un respaldo legal sólido en España. Para empezar, la LPRL ya citada, en su artículo 24, exige la coordinación de actividades empresariales. En sí, este mandato legal refuerza la importancia de dicha práctica como un componente esencial para la seguridad laboral y la prevención de riesgos.

Posteriormente, el Real Decreto 171/2004, de 30 de enero en materia de coordinación de actividades empresariales, vendría a darle forma a la gestión y promoción de la CAE para la prevención de riesgos laborales. El objetivo principal de este instrumento legal es desarrollar el artículo 24 de la LPRL, estableciendo diferentes escenarios en los que es necesaria la coordinación de actividades empresariales. De igual manera, detalla los medios de coordinación que deben implementarse, buscando un equilibrio adecuado entre la seguridad y salud de los trabajadores. También subraya la necesidad de ser flexibles en su aplicación por parte de las empresas. Este decreto incide significativamente en la reducción de los índices de siniestralidad laboral, originados por la falta de coordinación.

Desde esta perspectiva, la CAE se propone alcanzar varios objetivos clave para garantizar la seguridad y salud en el trabajo:

  • En primer lugar, busca asegurar que las premisas de la acción preventiva establecidas por la Ley 31/1995 sean aplicados de manera coherente y responsable.
  • Certificar que las empresas participantes apliquen correctamente los métodos de trabajo, tratando siempre de adecuar las medidas preventivas a los riesgos existentes.
  • Tomar el control de las interacciones de todas las actividades en el lugar de trabajo, en particular si las mismas son potencialmente muy riesgosas o no son compatibles con la seguridad y salud de los empleados.

Medios de Coordinación de Actividades Empresariales

En este contexto, las actividades entre empresas exigen una coordinación precisa. Esta se convierte en un elemento esencial para prevenir riesgos laborales. Al respecto, la normativa establece la necesidad de implementar medios de coordinación en dos supuestos específicos:

  • Si trabajadores de al menos dos empresas distintas sin vínculo directo entre ellas realizan actividades en el mismo centro de trabajo.
  • Y cuando compañías contratistas y subcontratistas trabajan en un mismo lugar.

La determinación de estos medios debe considerar la peligrosidad de las actividades, el número de trabajadores involucrados y la duración de las tareas. Aspectos como el acceso a las instalaciones, la limitación en zonas peligrosas y la señalización de áreas de trabajo también deben ser abordados. Entre los medios de coordinación disponibles, se destacan:

  • Intercambio de información y comunicación: El CAE promueve una comunicación efectiva que es clave para la coordinación. Por lo tanto, el intercambio constante de información entre las empresas involucradas contribuye a la identificación y gestión de riesgos.
  • Reuniones periódicas: La celebración de reuniones regulares se convierte en un espacio propicio para abordar temas de seguridad, evaluar el progreso de las actividades y ajustar las medidas preventivas según sea necesario.
  • Instrucciones y medidas conjuntas: Establecer medidas específicas de prevención de riesgos de manera colaborativa garantiza una implementación más efectiva y coherente en el entorno laboral compartido.

De igual forma, es posible designar a una o más personas responsables de coordinar los recursos preventivos en el centro de trabajo o contar con los mismos.

En paralelo, la actualización permanente de estos medios es esencial para asegurar su eficacia y para facilitar a los trabajadores la identificación de recursos preventivos o a personas encargadas de la coordinación en caso de necesidad.

Documentación requerida por la CAE

El cumplimiento de la Coordinación de Actividades Empresariales no está completo sin un riguroso control documental. En este punto, la gestión de la documentación necesaria para proveedores es clave para simplificar los procesos de homologación. También, garantiza el cumplimiento legal en áreas críticas como Prevención de Riesgos, Blanqueo de Capitales o Solvencia Financiera.

Entre la documentación más comúnmente revisada se encuentran: certificados de pago de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, TCs, Planes de Contingencias, Certificaciones ISO, informes de auditoría, informes de solvencia y pólizas de seguro. La validez de esta documentación se verifica a través de criterios específicos, tales como la fecha dentro del plazo de vigencia, el alcance de las certificaciones ISO, la inexistencia de deudas con la Seguridad Social, entre otros.

NORMADAT te ayuda a gestionar la documentación de la Coordinación de Actividades Empresariales

Para todo esto, la solución de Homologación de Proveedores de NORMADAT constituye una herramienta integral para simplificar esta compleja tarea. La plataforma, respaldada por su software VALIDA, proporciona un potente back office digital en esta actividad, asegurando que las áreas de compliance, recursos humanos y compras cuenten con una trazabilidad completa y la garantía necesaria para el cumplimiento de las obligaciones de tus proveedores.

Esta solución ofrece:

  • Gestión documental efectiva: Acceso a una plataforma robusta para gestionar la documentación de proveedores de manera centralizada.
  • Validación automática: Automatización de la validación de documentos según las políticas documentales configuradas, garantizando el cumplimiento legal y normativo.
  • Trazabilidad y seguridad: En efecto, este recurso provee un registro completo de la documentación alojada para un uso seguro durante auditorías y procesos de control.
  • Notificaciones y alertas: Recepción de alertas y avisos ante cambios o vencimientos de documentación, asegurando la vigencia y legalidad de los documentos.
  • Dashboard de control: Por si fuera poco, tendrás acceso a un panel con vista panorámica y fácil de entender para evaluar el cumplimiento general de proveedores en un solo vistazo.
  • Delegación de tareas: Con esta herramienta es factible delegar tareas relacionadas con la homologación, permitiendo a los equipos enfocarse en el core del negocio.

Este enfoque integral no solo simplifica el proceso de homologación de proveedores, sino que también proporciona un control efectivo del cumplimiento legal y normativo. De este modo, facilita la toma de decisiones corporativas fundamentadas y evitando sanciones asociadas al incumplimiento de subcontrataciones.

Con la solución de Homologación de Proveedores de NORMADAT, la gestión documental de la CAE se convierte en una tarea eficiente y controlada. ¡Contáctanos y solicita más información!

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