Valija interna: en qué consiste este servicio y su importancia para las empresas

4 de octubre de 2023

La coordinación eficiente del envío y recepción de documentación entre la central y las sucursales o delegaciones de una empresa puede resultar un desafío logístico significativo.

En estos casos, el uso de servicios de valija interna se convierte en una opción recomendable y estratégica, ya que permite el transporte seguro y confiable de documentación sensible y de alto valor. Con los avances  tecnológicos, la cartería digital surge como una manera muy eficiente y ecológica de gestionar la recepción de valija interna de las empresas. ¿Te gustaría saber cómo funciona esto? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es una valija interna?

En concreto, debemos entender como valija interna un servicio de envío seguro diseñado para transportar documentación valiosa y sensible entre distintas ubicaciones de una empresa. Este servicio se caracteriza por el uso de maletas o bolsas especialmente diseñadas para proteger y asegurar la documentación durante su transporte a través de una red de logística segura.

La principal función de una valija interna es facilitar un flujo de comunicación eficiente dentro de la empresa. Ya sea entre su sede central y las sucursales dispersas geográficamente o incluso entre diferentes departamentos dentro de una misma ubicación. Estas valijas están selladas y precintadas con un propósito fundamental: garantizar que no sean abiertas ni manipuladas por individuos ajenos a la organización durante su transporte. Este aspecto se vuelve crítico cuando se trata de documentos e información altamente confidencial.

Por otro lado, la utilización de valijas internas contribuye a agilizar el proceso de envío y recepción de documentación, evitando la necesidad de recurrir a métodos de transporte más costosos y potencialmente menos seguros, como el correo postal tradicional o envíos express. Además, algunos servicios de valija interna incorporan tecnología de rastreo en tiempo real basada en GPS. Esto permite a las empresas tener un control absoluto sobre el estado y la ubicación de sus envíos en todo momento.

¿Cómo funciona un servicio de valija interna?

En sí, los servicios de valija interna operan de manera similar a otros servicios de transporte, como el envío de paquetes mediante empresas de mensajería. No obstante, existen diferencias sustanciales que los distinguen, ya que están diseñados específicamente para el manejo y transporte de documentación. Cuando se recolecta una valija interna, esta se almacena en un vehículo cerrado y blindado durante todo el trayecto.

Para garantizar una protección óptima, estas valijas están confeccionadas con bolsas de asas opacas, fabricadas con materiales plásticos flexibles o PVC. Además, suelen incorporar una ventana transparente que muestra los datos del envío o el logotipo de la empresa, aunque esta información también puede estar impresa directamente en la bolsa. Cada valija se cierra mediante una cremallera que puede ser precintada, lo que añade un nivel adicional de seguridad.

En efecto, los precintos cumplen un papel crucial al asegurar que la valija no haya sido abierta o comprometida durante el transporte. Para ello, suelen utilizar diferentes colores que facilitan la identificación del el origen y destino de la valija.

Un rasgo distintivo de los servicios de valija interna es su velocidad. Estos envíos se consideran urgentes y, en la mayoría de los casos, pueden completarse en un plazo máximo de 24 horas. Esta rapidez contribuye significativamente a aumentar la productividad de la empresa, ya que permite coordinar de manera eficaz la circulación de documentación entre las diferentes sedes o departamentos.

¿Qué tipo de empresas utilizan el servicio de valija?

Los servicios de envío de valija interna se emplean en empresas de diversos tamaños, pero son especialmente comunes en organizaciones medianas y grandes. Su utilidad abarca un amplio espectro de sectores, desde empresas privadas que necesitan enviar contratos, informes y otros documentos críticos entre sus distintas ubicaciones, hasta instituciones gubernamentales y entidades financieras que mantienen sucursales dispersas a lo largo del territorio.

Cada vez más empresas están incorporando el servicio de valija interna como parte integral de su sistema de gestión documental debido a sus numerosos beneficios. Hablamos de un servicio que combina eficiencia, seguridad y rapidez, permitiendo una coordinación efectiva de la documentación en el complejo entorno empresarial contemporáneo.

Cartería digital para coordinar eficientemente la recepción de documentación y paquetes

“¿Cuándo llegará el documento que necesito?” Piensa en la cantidad de veces que te has hecho esa pregunta. Por increíble que parezca, la respuesta puede ser que ya haya llegado. Casualmente, tú no estabas en la empresa y el encargado del servicio de valija interna dejó la carta, con ese documento tan urgente en algún lugar. ¡No se sabe dónde, pero la dejó! Ahora bien, ¿Qué pasaría si te dijéramos que con un servicio de cartería digital, nunca más te enfrentarás a este problema?

El término cartería digital hace referencia a un recurso automatizado y eficiente para gestionar la recepción de documentos y paquetes en las empresas. En lugar de recibir una carta en papel, el destinatario recibe una notificación en la bandeja de entrada de su correo electrónico. Esta innovadora modalidad de manejo de correspondencia no solo es eficaz, sino también respetuosa con el medio ambiente.

En esencia, la cartería digital implica la transformación del formato papel al digital durante el proceso postal: la carta se origina en papel, pero llega a su destino en formato digital.

Ventajas

La cartería digital surge como resultado de la optimización de procesos. La idea es gestionar de manera más eficiente la circulación de documentación física, reduciendo costes y tiempos. Las ventajas que ofrece son múltiples y de gran relevancia:

  • Mayor agilidad en la distribución. Con la cartería digital, la distribución de documentos se agiliza considerablemente. Ya no es necesario esperar a que alguien esté presente en su puesto de trabajo para recibir una carta física. Basta con tener acceso a Internet para recibir una notificación y acceder al contenido digital de la carta.
  • Mayor accesibilidad. El recurso que nos ocupa brinda una mayor accesibilidad a la correspondencia. De hecho, los destinatarios pueden recibir y revisar sus cartas en cualquier momento y lugar, lo que elimina las restricciones de horario y ubicación.
  • Ahorro de tiempo. Eliminar los procesos físicos de manejo de cartas, como la recepción y apertura manual, conlleva un ahorro significativo de tiempo para todos los involucrados.
  • Mayor efectividad y eficiencia. La cartería digital optimiza los procesos de distribución de correspondencia, lo que resulta en una mayor efectividad y eficiencia en la gestión documental.
  • Reducción de procesos. Desde luego, la gestión digital elimina gran parte de los procesos tradicionales necesarios para que una carta llegue a su destino. Por tanto, reduce el riesgo de pérdida o extravío.
  • Mayor control. Ciertamente, la tecnología utilizada en la cartería digital permite un mayor control sobre el servicio. Los administradores pueden acceder a estadísticas detalladas que revelan tendencias, tipologías y volúmenes de envíos, lo que facilita la toma de decisiones informadas.
  • Respeto medioambiental. Al reducir la necesidad de papel y procesos físicos, la cartería digital contribuye a minimizar el impacto ambiental asociado a la gestión de correspondencia en papel.

Trazabilidad y firma de albaranes

Sin duda, una de las preocupaciones comunes al adoptar un servicio de cartería digital es la seguridad y la trazabilidad de los envíos. Aun así, la cartería digital garantiza un alto nivel de seguridad y reduce drásticamente el riesgo de pérdida.

Cuando el repartidor llega al centro de destino con las cartas y paquetes, se realiza la entrega y la recepción de las cartas se firma digitalmente. Esto proporciona un registro claro y seguro de las entregas, eliminando cualquier ambigüedad y asegurando que los documentos lleguen a sus destinatarios previstos.

Además, muchas de las cartas recibidas pueden ser abiertas y digitalizadas para su fácil acceso. El sistema utiliza reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para identificar a los destinatarios y envía copias digitales directamente a sus bandejas de entrada de correo electrónico. En el caso de cartas confidenciales que no se pueden abrir, se envía una notificación por correo electrónico para informar de su llegada y proporcionar instrucciones para su recogida.

Gestión de valija interna con CAVA DIGITAL, el software de CARTERÍA Y VALIJA DIGITAL de NORMADAT

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