La transformación digital de la logística documental

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Entendemos como logística todos aquellos métodos funciones y medios necesarios para la planificación, implementación y control del flujo de servicios, información y bienes entre su punto de origen y el de consumo.

Ahora bien, ¿cómo aplicamos este concepto a la gestión documental en una empresa? Hasta hace pocas décadas, la logística documental implicaba el movimiento de documentos físicos dentro y fuera de las organizaciones.

Con la transformación digital y la expansión de los documentos en formatos electrónicos con validez legal y comercial, esta logística cambió.

En la actualidad, la logística documental se apoya en las diferentes herramientas tecnológicas para garantizar el flujo de información, agilizar procesos, cumplir con la normativa legal y asegurar la satisfacción del cliente final y de los empleados.

¿Qué es la logística documental?

Si aplicamos el concepto de logística ya explicado a la gestión documental, podemos identificar y definir la logística documental como el flujo interno y hacia terceros de los documentos de una organización.

En este sentido, las órdenes de trabajo, la valija interna, la cartería, la gestión de pago a proveedores, la facturación y otros procesos implican traslados de documentación entre departamentos y hacia los clientes y otras partes interesadas.

Antes de la digitalización de las empresas, este proceso suponía el movimiento de documentos en papel. A esto debía añadirse el tiempo invertido por el personal en desplazamientos entre departamentos de la empresa. Y ni hablar de la necesidad de emplear vehículos de transporte para gestionar documentos entre sucursales o entregar facturas.

Con el desarrollo de las herramientas TIC, todo eso quedó atrás, ya que la logística documental se hizo más ágil y sencilla.    

Algunos ejemplos de cómo la transformación digital optimiza la logística documental

A continuación, describiremos algunos ejemplos de cómo la transformación digital está facilitando la logística documental en las empresas mediante servicios y soluciones online.

En paralelo, enumeraremos las ventajas y beneficios más relevantes que aportan tales recursos.

Workflow automatizado de aprobación de facturas

Un workflow de aprobación de facturas consiste en una serie de pasos planificados para recibir, validar y aprobar las facturas, previo a su pago.

Sin duda, hablamos de un proceso crítico dentro de la gestión de facturas enfocada en la liquidación precisa y oportuna de los pagos a proveedores. La estructura de dicho flujo de trabajo está integrada por una lista de verificación de pasos que garantizan un procesamiento rápido y con pocas posibilidades de error.

En resumen, un workflow automatizado de aprobación de facturas, como el que incluye el Portal de Gestión de Cuentas por Pagar de NORMADAT cumple cinco funciones específicas:

• Recepción de facturas en diversos formatos: documentos en papel, faxes, correos electrónicos o archivos electrónicos (Word, PDF o Excel).
• Captura de datos clave de las facturas mediante el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y transferencia de la información al sistema correspondiente.
• Verificación de la factura, empleando técnicas de validación, como la coincidencia de tres vías, para comprobar la precisión de cada documento. Las que no puedan verificarse, se identifican y separan para su revisión.
• Envío para aprobación. Ya verificadas las facturas, procede su envío a las personas responsables dentro de la compañía para su aprobación. Este es un paso decisivo en la logística documental en el ámbito administrativo. La automatización de este procedimiento garantiza que cada factura llegue oportunamente a manos de la persona que autoriza su aprobación definitiva.
• Aprobación de la factura. Finalmente, el software gestiona las firmas y verificaciones necesarias de las facturas aprobadas antes de enviar estas para el pago. Las facturas no aprobadas son marcadas para una revisión adicional. De comprobarse errores o discrepancias, la factura debe volver al proveedor para su revisión y el proceso reinicia desde el principio.

Beneficios de automatizar el workflow para aprobación de facturas

A diferencia del proceso manual, el workflow automatizado de facturas proporciona importantes ventajas:

• Reduce errores y retrasos, eliminando la necesidad de rastrear facturas atrasadas en distintos departamentos y minimizando considerablemente el tiempo y esfuerzos requeridos para corregir errores.
  
  En efecto, la integración con los sistemas contables de la organización asegura el envío oportuno, la asignación correcta y la comprobación de facturas con precisión.
  
• Por otro lado, un sistema automatizado de logística documental para el procesamiento de facturas, permite hacer un seguimiento de cada etapa del proceso de aprobación.
  
  Esto hace más sencillo corregir problemas, eliminar cuellos de botella y prevenir contratiempos.
  
• Asimismo, el software de aprobación de facturas automatizado remite recordatorios y notificaciones automáticas a los departamentos responsables de las firmas.
  
  De este modo, no se pierde tiempo en contactar a quienes aprueban y o en buscar firmas.
  
• Más aún, un workflow para aprobación de facturas automatizado promueve relaciones saludables al garantizar pagos puntuales y precisos.
  
  Esto es relevante porque genera confianza y satisfacción entre los proveedores, mejora la reputación de la empresa y hasta es posible obtener descuentos por pagos anticipados.

Mejorar la gestión de notificaciones electrónicas obligatorias

Ciertamente, entidades de la Administración Pública española como la Agencia Estatal de Administración Tributaria o la Dirección General de Tránsito, utilizan la vía telemática para enviar sus notificaciones.

Estas Notificaciones Electrónicas Obligatorias  son los anuncios que remiten las sedes electrónicas de las Administraciones Públicas dirigidas a personas o entidades públicas o privadas específicas. La función de las NEO, como también se les conoce, es comunicar sobre procesos abiertos en los que están involucrados dichos entes o personas.

En consecuencia, el personal administrativo de las empresas debe revisar con mucha frecuencia las bandejas de entrada de correos.

Cabe destacar que está establecido un plazo límite de solo 10 días para recoger las notificaciones, luego de su recepción, descarga y certificación mediante procesos de autenticación.

Realizar todo este proceso de forma manual exige mucho tiempo y recursos. En este caso, si la empresa recibe gran cantidad de notificaciones, el riesgo de acarrear multas por incumplimiento de plazos o por no confirmar su recepción es alto.

Por ejemplo, supongamos que tu empresa cuenta con comerciales o técnicos en movilidad, que utilizan coches particulares o corporativos para su desplazamiento.

En más de una ocasión, no  se darán cuenta de una infracción cometida que ha sido captada por una cámara de vigilancia. Si el personal administrativo no consulta a tiempo el portal de la DGT no sabrá que cursa una multa que el infractor debe recurrir o pagar.

Esta carga de gestionar las NEO relacionadas con la operación de la empresa y del personal compromete la productividad del departamento administrativo.

Para agilizar la logística documental de estas notificaciones, soluciones como el software ELON ML para la Gestión de Notificaciones Electrónicas Obligatorias de NORMADAT son ideales.

¿Cómo optimiza ELON ML de NORMADAT la gestión de las NEO?

ELON ML es un software propio desarrollado por NORMADAT especialmente para la gestión de notificaciones electrónicas. De forma opcional, esta solución puede apoyarse en un servicio integral que abarca desde la búsqueda hasta la puesta en comunicación del obligado.

Asimismo, la instalación de la solución incluye la configuración de los permisos de acceso a las notificaciones mediante logs de acceso y uso. Esto garantiza seguridad y control totales sobre las NEO.

Pero este software proporciona muchas más ventajas:

• ELON ML cuenta con un panel de control que permite gestionar todas las NEO enviadas a tu empresa y canalizar su trámite. De esta forma, es posible controlar el volumen de notificaciones y la relación de usuarios receptores.
• Con el software que nos ocupa, es posible monitorizar todas las plataformas de Administraciones Públicas con las que tu empresa tiene relaciones. Por lo tanto, la gestión del 100% de las NEO está garantizada.
• Por si fuera poco, la solución de NORMADAT es integrable con repositorios de cliente y los usuarios disponen de un panel de control propio con el que pueden solicitar cualquier acción. Más aún el servicio abarca la solución de problemas como la falta de datos, información duplicada y otros.
• ELON ML de NORMADAT cuenta con una matriz de delegación que contempla toda la casuística en este ámbito. En concreto, cubre la ausencia de los obligados debida a vacaciones, cambios de departamento, jubilaciones, bajas y otras.

Y aún hay más: puedes pagar el servicio por notificación gestionada o negociar con NORMADAT un plan que se ajuste a las necesidades de tu negocio.

Estas y otras soluciones de NORMADAT agilizan la logística documental

¿A qué esperas para consultarnos sobre estas y otras opciones que NORMADAT te ofrece para acelerar la gestión de la logística documental en diversas áreas de tu compañía?

Conoce nuestras soluciones y servicios para áreas como: cuentas por pagar, homologación de proveedores, cartería y valija interna digital, así como gestión de tickets y notas de gastos.

Preguntas Frecuentes