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Tabla de contenidos
Te resumimos muy rápidamente la definición de los tipos de archivo que existen en las empresas y cómo gestionar el archivo histórico.
Un archivo de empresa es, por definición, privado. Dependiendo del tamaño de la empresa, nos podemos encontrar con los siguientes tipos:
- Centrales: toda la documentación está bajo la responsabilidad de una sola dependencia, la cual posee personal especializado que se encarga de todos los proyectos archivísticos.
- Descentralizados: en este archivo, cada dependencia de la empresa tiene su propio centro de documentación, presentándose en ocasiones carencias en lenguajes y vocabularios comunes, normalización y sobrescostos. Por ello, es de vital importancia que se reciba una consultoría en gestión archivística, con las normas ISO pertinentes y que se cuadren los procesos documentales, a través de una empresa especializada en este tipo de tareas, si es que se quiere organizar la información con un formato similar para que sea recuperable por cualquier persona de la organización, independientemente del departamento que sea.
- Descentralizados con control central: cuando existe una unidad de archivo central que recoge periódicamente todos los documentos (a través de las llamadas «transferencias») y se encarga de diseñar e implementar políticas archivísticas.
Cómo gestionar el archivo histórico de la empresa
En muchas ocasiones, las empresas que manejan una gran cantidad de documentación requieren de otras entidades que se encarguen de su custodia y archivo (sobre todo cuando hablamos del archivo histórico o pasivo, que apenas se utilizará en el día a día del trabajo empresarial), que se encargue de su conservación, organización y custodia de modo seguro.
Los metros cuadrados que ocupa el archivo pasivo de una empresa del centro de la ciudad, que podría ser ocupado por un trabajador o habilitado para otras funciones, es también otro factor importante a tener en cuenta a la hora de externalizar la custodia del archivo pasivo.
Preguntas Frecuentes
El texto describe tres tipos principales: archivos centrales, donde una sola dependencia gestiona toda la documentación; archivos descentralizados, donde cada dependencia tiene su propio centro de documentación; y archivos descentralizados con control central, que combina unidades departamentales con una unidad central para políticas y recogida.
Los problemas principales incluyen la carencia de lenguajes y vocabularios comunes, falta de normalización y sobrescostos. Esto puede dificultar la organización uniforme y la recuperación de información por parte de cualquier persona de la organización.
El artículo sugiere recibir una consultoría en gestión archivística, aplicar las normas ISO pertinentes y cuadrar los procesos documentales. Es crucial que esto sea realizado por una empresa especializada para organizar la información con un formato similar y asegurar su recuperabilidad.
La externalización es recomendable para asegurar la conservación, organización y custodia segura del archivo histórico o pasivo. Además, permite liberar valiosos metros cuadrados en la empresa que podrían ser utilizados para trabajadores u otras funciones, especialmente en centros urbanos.
La unidad central en este sistema se encarga de recoger periódicamente todos los documentos a través de transferencias. Su función principal es diseñar e implementar políticas archivísticas uniformes para toda la organización.
