La custodia de archivos o documentación es una tarea fundamental de cara a garantizar la protección de dichas informaciones y asegurar que no se pierdan ni deterioren. Hablamos de informaciones fundamentales como puede ser el archivo histórico de una biblioteca o la documentación fiscal de los clientes de una gestoría. ¿Cuál es la diferencia?
Para garantizar la seguridad de dichos archivos, debes de contar con empresas especializadas en la custodia de documentación que se encargan de salvaguardar, organizar y mantener accesible todos estos archivos. Este es el caso de Normadat, que cuenta con el respaldo de importantes clientes con un amplio y delicado archivo histórico y vivo como pueden ser organizaciones del sector público o sector privado como banca, financieras, telecomunicaciones, asociaciones, seguros, salud, educación, industria o consultoras entre otros, con algunos de los más importantes archivos de nuestro país.
En empresas especializadas en la custodia y salvaguarda de archivos, es importante diferenciar, de cara a sus clientes, entre si se trata de archivos vivos o históricos ya que cada uno de ellos conlleva un mantenimiento y tratamiento diferente.
Así, cuando hablamos de archivos históricos o pasivos nos referimos a toda esa documentación antigua, generalmente en papel y almacenada en cajas, que pese a estar cerrada y no actualizada debemos conservar por si fuese útil o necesaria en otro momento. Expedientes médicos, referencias catastrales o documentaciones relativas a la propiedad e incluso declaraciones o pruebas físicas relativas a un procedimiento judicial, podrían ser ejemplos de este tipo de archivos.
Hoy en día, todos estos documentos están en proceso de digitalización de tal forma que estén óptimamente organizados y catalogados, su acceso, en caso de que sea necesario es mucho más sencillo y además ocupan menor espacio. Pese a los procesos de digitalización, en algunos casos, al tratarse de archivos históricos cuya valía no es cuantificable, las copias originales deben mantenerse almacenadas aparte.
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