El servicio de depósito y custodia de archivo se basa en la adecuada protección de la documentación. Por eso, la externalización del servicio de custodia contratado debe garantizar la recuperación de los documentos en todo momento.
La externalización de la custodia de documentación es un servicio útil, beneficioso y rentable, si se hace bien. Estas son 12 variables a tener en cuenta a la hora de elegir un proveedor de custodia externa de documentación.
1.Instalaciones en propiedad
Unas instalaciones de custodia que no estén en propiedad conlleva riesgos al poner en manos de terceros desconocidos la protección de la documentación.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones del proveedor están en propiedad?
- no afectan las rupturas de contrato de alquiler de edificio
- no afectan las discusiones con el arrendador por el adecuado mantenimiento del edificio que repercuten en la correcta conservación de la documentación
- no hay movimientos y traslados de documentación sin planificar por contratiempos derivados de terceros
- no afectan los cambios de precios por las subidas del alquiler
- garantiza que existen medidas de contingencia que se pueden cumplir sin depender de otros
- asegura que solo personal cualificado puede acceder a las instalaciones de custodia, porque el edificio solo es de tu proveedor
- tienes la fiabilidad de que hay una inversión continua en la modernización de las instalaciones de custodia
2. Ubicación en núcleo urbano
Unas instalaciones de custodia que no se encuentren dentro de un núcleo urbano conlleva riesgos en la seguridad de la documentación al encontrarse aisladas.
¿Por qué asegurar que las instalaciones de custodia se encuentran en núcleo urbano?
- puedes ir a visitarlas más fácilmente sin excesiva planificación
- la economización del suelo no es una premisa en el modo de conservación de documentos del proveedor
- estando a las afueras no están debidamente vigiladas por los cuerpos y fuerzas de seguridad del Estado
- estando a las afueras se amplíanlos tiempos de respuesta de bomberos y personal de emergencia
- estando a las afueras son más vulnerables a ataques debido a su aislamiento
- la comunicación en transporte desde el núcleo urbano es más cómoda y rápida
- el equipamiento de la zona (ej. telecomunicaciones) tiene más opciones
- los empleados tienen más facilidad de acceso
3. Armarios compactos o similares
Unas instalaciones de custodia sin armarios compactos conlleva riesgos al desproteger el cuidado de la conservación de la documentación.
¿Por qué asegurarse que las instalaciones de custodia de documentación tienen armarios compactos?
- la documentación se archiva, no se almacena, pudiendo ser recuperada fácilmente
- no se apila la documentación en palets porque sufre y se deteriora
- no se deforman las cajas ni se rompen por el peso de unas encima de otras
- se facilita la localización de la documentación sin desmontar palets, sin mezcla de documentación, sin caídas de cajas ..
- se pone cada caja en una balda, SIN apilamiento
- opcional: armarios motorizados para dificultar el acceso de terceros y proteger la documentación de agentes externos (luz, polvo..)
4. Instalaciones de detección y extinción de incendios
Unas instalaciones de custodia sin instalaciones de detección y extinción de incendios conlleva riesgos porque el fuego es el gran enemigo de los archivos. Archivo ignífugo.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de documentación tienen unas correctas medidas de detección y extinción de incendios?
- existen normativas en vigor para cada población y normativa nacional que se está obligado a cumplir
- el agua apaga el fuego, pero destroza la documentación, la instalación eléctrica, el centro de procesamiento de datos...
- el gas es el agente extintor idóneo para las instalaciones de custodia de archivo, aunque sea mucho más caro.
- el gas absorbe todo el oxígeno, por lo que es imposible que el fuego se extienda, extinguiéndolo inmediatamente sin afectar la documentación o la instalación
- el gas no afecta a la posterior recuperación de la documentación
- con extinción por gas no hay riesgo de intoxicación humana por humo, es un gas especial inocuo.
- con extinción por gas se puede seguir trabajando con normalidad minutos después de la alarma
5. Control de accesos
Unas instalaciones de custodia sin un eficiente control de accesos conlleva riesgos al dejar libre el acceso a cualquier tipo de documentación sin restricciones.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia tienen buenas medidas de control de accesos?
- existe normativa de obligado cumplimiento (LOPD) y sentido común
- debe conocerse quién accede en cada momento a las instalaciones y a qué localización exacta
- debe poder limitarse el acceso a salas y documentación, con permisos específicos
- para poder limitar correctamente esos permisos tiene que segmentarse el acceso por salas pequeñas. Una nave inmensa no cumple con las medidas de seguridad en la restricción de accesos, se incumple la LOPD, no hay efectividad.
- las salas deben tener un tamaño que permita a los trabajadores acceder solo a aquellos documentos a los que tengan permiso en función de su tarea y perfil concretos.
6. Sala especial para soportes ópticos y magnéticos, fotografías...
Unas instalaciones de custodia de archivo sin salas especiales para custodiar documentación en soportes ópticos, magnéticos, fotografías etc conlleva riesgos al no disponer de medidas ambientales adecuadas, deteriorando la información que contienen.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia tienen salas especiales para soportes digitales?
- las condiciones de temperatura y humedad para la conservación de estos soportes son diferentes de las de los documentos en papel
- deben mantener controles de acceso, extinción por gas..
- tienen que llevar un control exhaustivo de los niveles de humedad y temperatura que garanticen la conservación de la información de estos soportes tan frágiles
7. Aplicación específica para la gestión documental
Unas instalaciones de custodia de archivo sin aplicaciones específicas para la gestión documental conlleva riesgos al no poder recuperar la documentación en tiempo y forma adecuados.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de documentación trabajan con aplicaciones específicas para la gestión documental?
- tienes un índice al que recurrir cada vez que necesites localizar una documentación
- toda la documentación está encriptada bajo códigos que permiten la fácil recuperación por parte de los trabajadores con permisos y complican su ubicación para terceros malintencionados
- debes llevar un control total de la documentación y hacer seguimiento de cada paso que se realiza con cada documento
8. ISO 27001 e ISO 9001
Unas instalaciones de custodia de archivo sin certificaciones ISO27001 e ISO9001 conlleva riesgos por no tener controlada la seguridad de la información y la calidad en la gestión de los procesos.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de archivo estén certificadas en ISO27001 e ISO9001? 
- se custodia documentación con información confidencial
- se tiene que asegurar la integridad de la documentación que se custodia
- se tiene que asegurar la confidencialidad de la información que contienen los documentos
- se tiene que asegurar la disponibilidad de la documentación custodiada
- la iso27001 garantiza la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información
- la iso9001 garantiza la calidad en la gestión de los procesos del proveedor
9. Servicios de digitalización y destrucción en las propias instalaciones
Unas instalaciones de custodia de archivo que no contemplen servicios de digitalización y destrucción en las propias instalaciones conlleva riesgos al tener que manipular triplemente y por parte de más personas y proveedores la documentación.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de documentación integren servicios de digitalización y destrucción de documentos en sus propias instalaciones?
- no hay que trasladar la documentación
- evitas elementos externos ajenos al proveedor (resto de vehículos en el traslado, condiciones meteorológicas, estado de la carretera..)
- es más económico, se eliminan pasos del proceso porque solo hay un proveedor y en el mismo lugar
- garantizas los tiempos de ejecución de digitalización y destrucción mejorando los tiempos de respuesta de solicitudes
10. Vehículos propios y geolocalizados
Unas instalaciones de custodia de archivo que no cuenten con vehículos propios y geolocalizados conlleva riesgos por dejar en manos de terceros el traslado de la documentación.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de archivo cuentan con vehículos propios y geolocalizados?
- se garantiza que solo se transporta documentación, sin riesgos de deterioro por trasladarse junto a otros envíos de distinta índole
- se conoce en todo momento dónde se encuentra el vehículo con la documentación del cliente
- se debe reducir al mínimo imprescindible (entregas urgentes) el uso de transportes externos, y siempre con garantías de control exhaustivo del transporte y su estado
11. Recursos Humanos cualificados
Unas instalaciones de custodia de archivo sin trabajadores debidamente cualificados conlleva riesgos al delegar tareas documentales que contienen información confidencial a personas sin conocimientos específicos.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de documentos tienen trabajadores debidamente cualificados?
- se garantiza la responsabilidad del trabajo bien hecho
- el conocimiento en materia de documentación es imprescindible para tratar con ella en un depósito de custodia
- el trabajador cualificado conoce la importancia del tratamiento adecuado de la información y documentación que maneja
- el trabajador cualificado es más eficiente en el tratamiento de la documentación porque sabe exactamente lo que hace, lo que tiene que hacer y cómo hacerlo según las normas nacionales e internacionales de archivística
12. Medidas de contingencia
Unas instalaciones de custodia de archivo que no cuenten con medidas escritas y viables en caso de contingencia para asegurar la continuidad del servicio conlleva riesgos por no garantizar que el servicio se podrá prestar manteniendo las medidas de conservación de la documentación custodiada.
¿Por qué asegurarse de que las instalaciones de custodia de documentos cuentan con políticas de continuidad?
- garantizan la minimización del impacto en caso de fallo
- aseguran la rapidez en la ejecución de tareas de resolución de fallos
- indican que el proveedor tiene identificados sus riesgos y los puede controlar
- garantiza que el proveedor dispone de una respuesta planificada ante cualquier trastorno
¿Estás de acuerdo? ¿Crees que hay que tener algo más en cuenta a la hora de elegir un proveedor de custodia externa de archivo y no aparece?
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