¿Por qué es importante la digitalización de facturas y cómo debe hacerse?

Tiempo de lectura: 8 minutos

Última revisión: Abril 2026

Tu empresa sigue procesando facturas de proveedores en papel? ¿Estás empleando mucho espacio para archivar facturas viejas?

Debes saber que la digitalización certificada de facturas está regulada en España por la Orden EHA/962/2007, que establece los requisitos para poder sustituir las facturas en papel por copias digitales con validez tributaria. Esta tiene apoyo en la Resolución de 24 de octubre de 2007, que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de digitalización certificada contemplados en la misma.

En concreto, el artículo 7 de la citada Orden contempla la digitalización certificada de facturas, documentos sustitutivos y otros. Una vez digitalizados estos, el obligado tributario podrá prescindir de los originales en papel que le sirvieron de base. En función de ello es necesario utilizar un software que cumpla los requisitos establecidos por la normativa, junto con las condiciones técnicas exigidas para el proceso de digitalización certificada:

 (…) el proceso de digitalización garantice una imagen fiel e íntegra de cada documento firmada electrónicamente, así como la organización de la digitalización en torno a una base de datos documental con determinadas garantías, tanto para ésta como para su conservación (…) 

Por otro lado, si  tu compañía no cuenta con una aplicación de digitalización certificada, debes conservar las facturas durante el plazo legalmente establecido, que con carácter general es de cuatro años a efectos tributarios, salvo otras obligaciones específicas que puedan ampliar dicho plazo.

¿Qué es la digitalización de facturas?

 En términos generales, la digitalización de facturas es un procedimiento que permite pasar facturas de un formato físico en papel a otro digital. En distintos países este proceso está regulado por normativas específicas que establecen las condiciones para su validez. Ciertamente, la legislación de muchos de estos países valida las copias digitales de facturas emitidas en papel, pero las mismas deben cumplir requisitos como los establecidos en la normativa aplicable, entre ellos:

• Deben ser legibles.
• Tienen que demostrar la autenticidad de su origen.
• Que su contenido sea íntegro.
• Ser accesibles.

Sin embargo, para evitar confusiones, es necesario aclarar la diferencia entre la digitalización de facturas y el proceso de facturación electrónica. Como dijimos, el primero consiste en pasar una factura física a un formato digital legible (como PDF u otros formatos electrónicos) y susceptible de tratamiento por sistemas informáticos. Por su parte, la factura electrónica es un documento tributario expedido y recibido en formato electrónico que cumple los requisitos legales establecidos en la normativa de facturación. Este documento puede ser leído por un sistema informático, lo que permite registrarlo automáticamente. El ticket o justificante de compra entregado en comercios no equivale necesariamente a una factura electrónica.

¿Cuál es la importancia de la digitalización de facturas?

Sin duda, en un mercado tan competitivo y cambiante como en el que estamos inmersos, procesos tan esenciales como la facturación deben estar digitalizados. En efecto, mantener el procedimiento clásico basado en facturas en papel dificulta y ralentiza el envío, aprobación y ejecución de los pagos. Por el contrario, al automatizar las tareas administrativas, estas se simplifican, ya que los procesos de validación y control pueden automatizarse mediante herramientas tecnológicas. Además, es posible llevar una trazabilidad más efectiva y visible de estos.

De igual forma, el vínculo de la automatización de tareas con el uso de tecnologías como el aprendizaje automático puede contribuir a reducir errores en determinados procesos. Mejor aún, la gestión oportuna de información permite a las organizaciones comprobar si los pagos generados están dentro de las inversiones aprobadas por las políticas internas. En fin, la incorporación de tecnología inteligente puede contribuir a mejorar la eficiencia del departamento de administración e incrementa la productividad y el valor comercial de tu empresa. 

¿Cómo debe hacerse la digitalización de facturas?

Gracias a los avances tecnológicos, es posible tener acceso a plataformas muy completas para la digitalización de facturas y su posterior procesamiento de forma sencilla, eficaz y segura. En general, los pasos básicos del procedimiento son: 

• En primer lugar, la empresa recibe las facturas de sus proveedores en formato físico o electrónico, vía email.
• A continuación, mediante la tecnología OCR (Sistema de Reconocimiento Óptico de Caracteres) los datos como la denominación o nombre del proveedor, fecha, números de factura y de orden de compra, etc., son extraídos automáticamente.
• La plataforma valida y registra los datos captados.
• Por último, la factura es enviada al departamento respectivo para su aprobación final y pago.

Todo lo anterior permite tanto a tu empresa como a tus proveedores ahorrar tiempo y dinero en un proceso que, hace algunas décadas, era muy lento y era motivo de quebraderos de cabeza.

En este punto es pertinente hacer un paréntesis para aclarar en qué consiste la tecnología OCR o de reconocimiento óptico de caracteres. La misma es un sistema que visualiza documentos mediante un reconocimiento de caracteres, que permite reconocer caracteres en documentos mediante algoritmos de procesamiento de imagen. En el mismo momento, el OCR convierte los datos contenidos en tales documentos (letras y números) a un formato digital que pueda procesar la plataforma. Esto le ahorra a tus colaboradores del área administrativa transcribir los datos uno por uno y les permite registrarlos y contabilizarlos de inmediato.

Beneficios de digitalizar las facturas

En sí misma, la automatización del proceso administrativo de validación y procesamiento de pagos es la ventaja más notable que aporta la digitalización de facturas. Pero, aparte de eso, existen otros beneficios que la incorporación de esta tecnología aporta a las organizaciones. Seguidamente, explicaremos los más relevantes: 

• Reduce costes. De hecho, es posible gestionar gran cantidad de documentos empleando menos recursos. En consecuencia, al agilizar los procesos de esta forma, los costes disminuyen significativamente. Tampoco se requieren espacios físicos dentro de las oficinas para disponer pesados archivadores. Esto implica que la empresa no requiere de alquilar, adquirir ni pagar gastos de mantenimiento de locales más amplios para poder albergar dichos archivos.
• Agiliza los procesos. Las soluciones de digitalización y procesamiento de facturas incorporan Inteligencia Artificial, lo que minimiza la duplicación de datos y mejora los tiempos de auditorías de manera considerable. Más aún, con la tecnología de Machine Learning que también incluyen estos sistemas, parte de dichos datos pueden completarse en centenares de facturas de forma automática. De igual modo, estas soluciones ayudan a mejorar y fortalecer las relaciones con tus proveedores.
• Proporciona mayor seguridad. Con las facturas convertidas a un formato digital, ya disminuye el riesgo de pérdida de la información. Al transformarse en archivos informáticos, estas deben almacenarse garantizando su integridad, autenticidad, conservación y acceso conforme a la normativa aplicable. De este modo, el personal no autorizado no tendrá acceso a la información. En este sentido, algunas soluciones pueden contar con certificaciones de seguridad, aunque esto dependerá del proveedor y no constituye un requisito legal general.
• Mejora de la autenticidad e integridad. Dada la incorporación de normativas sobre la digitalización de facturas, estos sistemas dificultan las falsificaciones y garantiza la legalidad de los documentos almacenados.
• Accesibilidad. La información es accesible desde cualquier dispositivo autorizado, incluso desde móviles y portátiles.

La digitalización de facturas junto con el portal de facturas de proveedores CAPIA de NORMADAT agiliza este proceso 

Con el portal de proveedores CAPIA de NORMADAT la digitalización de facturas en tu empresa va más allá. Nuestra solución proporciona:

• Canales centralizados de entrada y tratamiento de facturas. Estos evitan pérdidas de documentos y facilitan su trazabilidad. Para ello, ofrecen: preparación, tratamiento OCR, metadatos e indexación.
• Digitalización certificada de facturas conforme a la normativa aplicable, lo que permite prescindir del papel siempre que se cumplan todos los requisitos legales. Así, descartas la factura en papel para facilitar su gestión -facilitando el cumplimiento de obligaciones contables y fiscales- y ahorras los mencionados costes de espacio físico.
• Control de calidad y gestión de incidencias. Con esta funcionalidad, puedes controlar cada factura y monitorizar toda su gestión. Eso evita recibirla por varios canales e incluso que lleguen a emitirse pagos por duplicado. Igualmente, puedes comprobar la correspondencia de datos.
• Controles y workflows de aprobación. Con el portal de facturas de proveedores de NORMADAT dispones de flujos de aprobación y visado digital de las facturas, sin perder el documento. Además, podrás obtener aprobaciones totales o parciales, así como diferentes roles validadores y asignación de centros de coste. De tal forma, suprimes muchos trámites burocráticos.
• Procesamiento automatizado de facturas de distintos proveedores y formatos, sujeto a las limitaciones técnicas y normativas aplicables.
• Servicios de valor añadido, como el cumplimiento con el Suministro Inmediato de Información (SII), integraciones con soluciones ERP y exportación de datos en cualquier formato. 

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Preguntas Frecuentes