Cuándo elegir automatización o robotización de procesos y por qué

En un entorno empresarial tan competitivo como el actual, las empresas buscan constantemente formas de mejorar su eficiencia y productividad. Una de las formas más eficaces de hacerlo es mediante la automatización de procesos. Sin embargo, los directores deben elegir entre los dos enfoques principales para asumir dicha transformación: automatización o robotización de procesos de negocios. La primera es identificada con las siglas BPA (Business Process Automation), mientras que la segunda es conocida por su acrónimo RPA (Robotic Process Automation).

¿Automatización o robotización de procesos? ¿Qué es cada cual?

En primer lugar, la automatización de procesos empresariales (BPA) consiste en el uso de software para automatizar tareas manuales repetitivas con el objetivo de mejorar la eficiencia, la precisión y reducir costes. Las herramientas BPA pueden utilizarse para automatizar una amplia variedad de tareas, incluyendo:

• Entrada de datos
• Procesamiento de documentos
• Atención al cliente
• Cumplimentación de pedidos
• Gestión de la cadena de suministro
• Informes financieros, etc.

La BPA puede ser un recurso valioso para cualquier empresa que desee mejorar sus operaciones. Al automatizar las tareas repetitivas, la BPA puede liberar a los empleados para que puedan enfocarse en tareas más estratégicas, mejorar la precisión y reducir los costes. Por su parte, la automatización robótica de los procesos o RPA es una tecnología que utiliza robots de software para automatizar los procesos empresariales. Estos robots pueden realizar tareas repetitivas, que requieren mucho tiempo o son propensas a errores. En este sentido, también pueden liberar a los empleados humanos para que puedan centrarse en tareas más prioritarias y estratégicas. Antes de decidir entre automatización o robotización de procesos en tu empresa, debes entender que esta robotización de la que hablamos aquí no tiene que ver con la robótica aplicada a procesos industriales. Los robots RPA están entrenados para imitar las acciones de los empleados humanos. Pueden interactuar con sistemas y aplicaciones informáticas del mismo modo que lo haría un trabajador, y pueden hacerlo mucho más rápido y con mayor precisión. En particular, este tipo de recursos pueden utilizarse para automatizar una amplia variedad de procesos empresariales, entre los que se incluyen:

• Entrada de datos
• Atención al cliente
• Procesamiento de pedidos
• Informes financieros
• Cumplimiento
• Soporte informático

¿Automatización o robotización de procesos? ¿En qué difieren ambos?

Si bien, tanto la BPA y la RPA tienen el foco en la automatización, hay algunas diferencias clave entre ambas opciones:

• En esencia, BPA se centra en el diseño y la selección de la tecnología necesaria para automatizar un proceso de negocios. Tal propósito implica hacer un análisis e implementar una reingeniería de los procesos existentes para optimizarlos o crear otros nuevos. Por otro lado, RPA se enfoca principalmente en la incorporación de la solución de automatización para ejecutar tareas específicas, sin requerir una planificación o diseño inicial extenso.
• No obstante, una de las diferencias más influyentes al elegir entre automatización o robotización de procesos es la perspectiva de aplicación de cada cual. BPA es una solución orientada al negocio, donde las partes interesadas de la organización son responsables de diseñar e implementar la solución de automatización. Por su parte, las RPA a menudo son soluciones basadas en tecnología. Además, las herramientas de RPA suelen estar construidas y listas para usar, lo que permite la automatización de tareas mediante flujos de trabajo complejos.
• En cuanto al proceso de automatización en sí, RPA utiliza interfaces de usuario preexistentes para interactuar con una aplicación, imitando las acciones de un usuario humano. En cambio, BPA utiliza integraciones, acceso a API y bases de datos para el intercambio de información mediante diversos sistemas internos y/o externos.

¿Cuál enfoque elegir?

En principio, para elegir entre automatización o robotización de procesos es indispensable identificar las tareas que requieren de una u otra. Por ejemplo, los procesos muy repetitivos y que demandan mayor cantidad de tiempo que otros son los más adecuados para la automatización. A continuación, te explicamos algunos ejemplos de procesos empresariales que pueden automatizarse:

• Atención al cliente. El servicio automatizado de atención al cliente puede responder a las preguntas más frecuentes, resolver problemas sencillos y derivar los problemas más complejos a agentes humanos.
• Procesamiento de pedidos. El procesamiento automatizado de pedidos puede verificar la información del cliente, comprobar los niveles de inventario y generar etiquetas de envío.
• Facturación. La facturación automatizada puede generar facturas, realizar un seguimiento de los pagos y enviar recordatorios.
• Nómina. La nómina automatizada puede calcular salarios, deducciones e impuestos y generar pagos.
• Contabilidad. La contabilidad automatizada puede realizar un seguimiento de los gastos, generar informes y declarar impuestos.

¿Y cuáles procesos se pueden robotizar?

Por otra parte, los robots RPA pueden tomar decisiones basadas en reglas predefinidas y realizar tareas repetitivas sin errores y en el menor tiempo posible. Desde esta perspectiva, la mejor forma de identificar las tareas automatizables es por sus características robóticas. Aquí, te presentamos cuatro tipos de procesos que podrían robotizarse:

• Transacciones de gran volumen. Ciertamente, los bots RPA son más adecuados para tareas que se repiten una y otra vez a gran escala. Esto se debe a que los bots pueden realizar estas tareas mucho más rápido y con mayor precisión que los operadores humanos. Por ejemplo, un bot RPA podría utilizarse para procesar automáticamente reclamaciones de seguros o pedidos de clientes.
• Procesos basados en reglas. Igualmente, los bots RPA también son adecuados para procesos basados en reglas. Se trata de procesos que pueden describirse mediante un diagrama de flujo. Por ejemplo, un bot RPA podría utilizarse para aprobar o rechazar automáticamente solicitudes de préstamos en función de un conjunto de criterios predefinidos. De esta forma es posible evitar el fraude documental.
• Gestión manual. Las herramientas RPA también pueden utilizarse para automatizar tareas que requieren mucha manipulación manual por parte de los humanos. Por ejemplo, un bot RPA podría utilizarse para extraer automáticamente datos de archivos PDF o para dar formato a informes.
• Diferentes sistemas. Una de las características más importantes de RPA es su capacidad para manejar interfaces de usuario como lo hacemos los humanos. Esto significa que los bots RPA pueden conectar fácilmente sistemas dispares que de otro modo no podrían comunicarse entre sí. Por ejemplo, un bot RPA podría utilizarse para transferir automáticamente datos entre un sistema CRM (Customer Relationship Management) y un sistema ERP (Enterprise Resources Planning).

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