Ciclo de vida de los documentos - El sistema archivístico español

¿Sabías que un documento nace, crece y se custodia o muere? ¿Y que en muchas ocasiones resucita?

Pues sí, un documento se parece mucho al desarrollo de un ser vivo y es que, aunque parezca una exageración, los documentos poseen su propio ciclo de vida.

En pleno siglo XXI los documentos también se generan, y cada vez más, en formato electrónico. En este post nos referiremos al recorrido que seguirá un documento de archivo en formato clásico papel (según el Diccionario de Terminología Archivística, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal). También existen los documentos en formato electrónico puesto que las características que reúne un documento no varían al cambiar de formato. Lo importante aquí no es el soporte del que estén hechos sino la información que contengan. Para que un documento sea considerado de archivo ha de ser creado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue. Y es que dependiendo de esta información, tendremos documentos más longevos que una tortuga de las Galápagos o documentos que estarán predestinados a “morir” muy pronto. Y es que convendrás con nosotros que no es lo mismo un privilegio rodado del siglo XIV que una multa de tráfico del siglo XXI. ¡Aunque ambos sean documentos!

Los archivos son las “viviendas” de los documentos. 

Dependiendo de la etapa vital en la que se encuentre un documento lo podremos encontrar en un archivo diferente, ya que cada archivo trata y custodia la documentación de manera distinta. Hablemos de un documento administrativo cualquiera. Al nacer tendrá que ser custodiado durante 5 años aproximadamente en un archivo de oficina porque será

habitual presentarlo o disponer de él para dar constancia de un acto administrativo o como parte para completar un expediente. Por seguir con el ejemplo anterior, imaginad una multa de tráfico. Al principio será consultada de manera habitual por múltiples motivos: para saber si ha sido pagada, si conlleva una sanción administrativa además de la económica, por si tiene que ser presentada en un juicio o para otras circunstancias.

Pero con el tiempo y una vez cumplido su cometido, será cada vez menos habitual consultar o disponer de dicha multa. Nuestra pobre multa quedará relegada y tendrá que pasar a su siguiente ciclo de vida documental: el archivo central.

El archivo central es un archivo donde pasan todos aquellos documentos de archivo que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, que ya no se consultan habitualmente pero que pueden ser requeridos en un momento dado y volver así a su fase activa. Este archivo suele nutrirse de la documentación aportada por los archivos de oficina. Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas, de los ministerios por ejemplo.

Transcurrido el tiempo debido, la documentación de estos archivos entrará en una fase inactiva y deberá proseguir su viaje. Es entonces cuando aparece en escena el

Archivo Intermedio, en la Administración Española es el Archivo General de la Administración (AGA) creado en 1969. Allí los documentos de archivo pasarán 25 años más hasta que les llegue la transferencia definitiva al archivo histórico, en el caso que nos ocupa, al Archivo Histórico Nacional (AHN). Aunque la transferencia definitiva no siempre se produce debido a la falta de espacio que tiene el AHN, pues actualmente se encuentra saturado a pesar de las últimas reformas y ampliaciones de las instalaciones. Por eso el AGA  simultanea sus funciones de Archivo Intermedio, recibiendo anualmente documentación con más de 15 años de antigüedad, con las de Archivo Histórico, conservando la documentación de carácter histórico.