Controles en cuentas por pagar: 7 puntos que evitan excepciones

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Una factura puede entrar en el sistema en unos minutos y quedarse tres días parada antes de estar lista para pagar.

A veces falta el pedido. Otras, el albarán no aparece. El importe no cuadra con lo acordado, nadie tiene claro quién debe aprobar la excepción o el proveedor ha enviado la misma factura dos veces. Hay casos más simples todavía. Una incidencia queda en un correo y nadie vuelve a ella hasta que alguien pregunta por qué sigue pendiente.

Con poco volumen, estas cosas se resuelven casi de memoria. Finanzas pregunta a compras, localiza el documento que falta, confirma una diferencia y sigue adelante. Pero cuando la situación se repite todos los días con decenas de facturas empiezan a retrasarse los pagos.

Primero hay que averiguar quién validó una diferencia o por qué se aceptó una factura sin pedido.

Los controles en cuentas por pagar tienen sentido justo en esos puntos. Una comprobación antes de contabilizar, una regla para detectar duplicados o un circuito claro para las excepciones evita que la incidencia siga avanzando y termine convertida en trabajo extra al final del proceso.

Revisar todo dos veces suele servir de poco. Mejor saber qué comprobar, en qué momento y quién se hace cargo cuando algo no encaja.

Estos son siete controles especialmente importantes.

1. Controlar cómo entra y se registra cada factura

El primer foco de atención hay que ponerlo antes de empezar. En el cómo llega la factura.

Un proveedor la envía al buzón de administración. Otro directamente a su contacto habitual. Otro utiliza un portal. Alguien reenvía una copia al responsable del centro de coste y, unos días después, el proveedor vuelve a mandarla porque no ha recibido confirmación.

El resultado puede ser una misma factura circulando por varios canales y sin una referencia clara sobre cuál inició realmente el proceso.

El control de entrada debería permitir saber, como mínimo, cuándo llegó la factura, por qué canal, de qué proveedor procede y cuál es su estado.

También debe existir algún mecanismo que impida que una segunda recepción genere automáticamente un nuevo proceso.

Centralizar el canal ayuda, pero el objetivo final debe ser que cada factura tenga una entrada identificable y que pueda seguirse desde ese momento.

2. Validar los datos antes de poner la factura en circulación

Es posible capturar un dato erróneo en una factura y que pase un tiempo antes de que alguien se dé cuenta. Y cuanto más avanza, más tiempo cuesta deshacer el camino.

Antes de enviarla a aprobación merece la pena revisar lo básico. Que el proveedor sea el correcto, que el número de factura no esté ya registrado, que fechas e importes cuadren, que impuestos y moneda tengan sentido y que aparezcan el pedido o el centro de coste cuando el proceso los exige.

Algunas comprobaciones son sencillas. El dato está o no está. Otras obligan a compararlo con información que ya existe en los sistemas.

Puede ocurrir que el proveedor figure correctamente en el maestro, pero que la factura llegue con una razón social distinta. El total puede cuadrar y, aun así, una de las líneas tener una cantidad o un precio incorrectos. Y hay cambios que merecen bastante más atención. Por ejemplo, si aparecen unos datos bancarios diferentes de los habituales.

Encontrar estas diferencias al principio ahorra bastante trabajo después. Una factura que llega mal a aprobación suele volver atrás, genera consultas y deja a varias personas esperando una corrección que podía haberse detectado en la entrada.

3. Comprobar la correspondencia entre factura, pedido y recepción

Este es uno de los controles más importantes en operaciones de compra.

La factura dice qué pretende cobrar el proveedor. El pedido recoge qué había autorizado la empresa. La recepción o conformidad acredita qué se ha recibido realmente.

Cuando el procedimiento lo requiere, esos elementos deben coincidir antes de continuar.

El conocido three-way matching compara precisamente factura, orden de compra y recepción. Dependiendo de la operación, pueden utilizarse controles más sencillos o incorporar también contratos, partes de servicio, hitos de proyecto u otras evidencias.

La clave está en definir qué documentación debe respaldar cada tipo de factura y qué diferencias son aceptables.

No todas las discrepancias deberían bloquear necesariamente el pago. Puede existir una tolerancia previamente aprobada. Lo que sí conviene evitar es que cada persona decida sobre la marcha qué diferencia considera razonable.

Cuando la regla está definida, una desviación puede identificarse y tratarse como excepción.

4. Saber quién tiene que aprobar, qué puede aprobar y en cuánto tiempo

Una factura puede estar correctamente registrada y quedarse bloqueada justo cuando toca aprobarla.

El responsable está de vacaciones y nadie sabe quién le sustituye. La compra supera su límite de autorización. El centro de coste ha cambiado y la factura acaba en una bandeja que ya no corresponde. A veces la aprobación llega con un simple “OK” por correo. Semanas después cuesta saber qué documento se revisó o si hubo algún cambio antes de contabilizarlo.

Aquí hace falta dejar pocas cosas claras, pero dejarlas bien.

Quién puede aprobar esa factura y hasta qué importe. Qué excepciones obligan a escalarla a otra persona. Y qué pasa cuando el aprobador no responde dentro del plazo previsto. Si cada ausencia obliga a preguntar quién puede hacerse cargo, el circuito depende demasiado de que las personas conozcan de memoria cómo funciona.

La evidencia de la decisión tampoco debería quedar separada de la factura. Una aprobación sirve de poco si después hay que buscarla entre correos o mensajes para demostrar quién autorizó el pago y sobre qué importe.

Meter más aprobadores rara vez arregla estas situaciones. De hecho, una cadena demasiado larga suele añadir esperas sin mejorar demasiado el control.

La factura tiene que llegar a la persona que realmente puede decidir y, si hay una excepción, quedar claro quién debe resolverla. Cuando la aprobación se produce, conviene que esa decisión quede vinculada a la factura, al importe y a la versión que se revisó. Así, meses después, todavía se puede reconstruir lo que ocurrió sin depender de la memoria de nadie.

5. Controlar las excepciones en lugar de dejarlas en espera

No todas las facturas van a pasar de una fase a otra sin incidencias.

Puede faltar el pedido, aparecer una diferencia de importe o no constar todavía la recepción del servicio. Otras veces la duda está en la imputación contable y la factura se queda parada mientras alguien intenta averiguar qué centro de coste corresponde.

Que aparezcan excepciones entra dentro de lo normal. Lo que da problemas es dejarlas en un estado tan genérico que nadie sepa qué falta para continuar.

“Factura bloqueada” dice bastante poco.

“Pendiente de conformidad del servicio por Operaciones” ya permite entender qué ocurre, quién tiene que intervenir y cuál es el siguiente paso.

Ese nivel de detalle evita muchas persecuciones internas. Cada incidencia debería dejar claro por qué se ha detenido la factura, quién la tiene en ese momento, en qué estado está y qué acción falta para desbloquearla. Si esa información vive solo en un correo o en la cabeza de quien lleva el caso, el seguimiento se complica enseguida.

Merece la pena guardar también cómo terminó resolviéndose. Cuando la misma excepción empieza a repetirse, el histórico deja pistas bastante útiles. Puede haber pedidos que se emiten mal desde origen, proveedores que usan referencias incorrectas, recepciones que llegan tarde al sistema o reglas internas que cada área interpreta de una manera distinta.

Ahí ya no estamos ante una factura puntual que dio guerra. Hay un patrón, y verlo a tiempo evita seguir resolviendo la misma incidencia una y otra vez.

6. Detectar duplicados antes de que lleguen al pago

Una factura duplicada no siempre llega exactamente igual dos veces.

Puede cambiar el nombre del fichero, llegar desde otro correo o incluir pequeñas diferencias de formato. Incluso puede existir una factura rectificativa o una nueva emisión que sí sea legítima.

Por eso el control de duplicados no debería depender únicamente del archivo recibido.

Proveedor, número de factura, importe, fecha y otras referencias permiten contrastar si la operación ya existe o ha sido procesada previamente.

Cuando aparece una coincidencia, debe aclararse antes de liberar el pago.

Este control tiene la dificultad de que, si es demasiado permisivo puede dejar pasar duplicados, pero si es demasiado estricto genera falsos positivos y obliga al equipo a revisar continuamente operaciones correctas. Las reglas deben adaptarse a cómo facturan realmente los proveedores.

7. Cerrar el proceso con las evidencias vinculadas

Pagar no debería hacer desaparecer la historia de la factura.

Al cerrar el proceso debería poder reconstruirse qué factura se recibió, qué documentación la respaldaba, qué comprobaciones se realizaron, quién la aprobó, qué excepciones aparecieron y cómo se resolvieron.

También debe quedar relacionada con su registro contable y, cuando corresponda, con la referencia del pago.

Esta trazabilidad resulta útil mucho antes de que llegue una auditoría.

Sirve cuando un proveedor reclama, cuando Finanzas necesita comprobar por qué se pagó determinado importe, cuando cambia la persona responsable de una cuenta o cuando durante el cierre mensual aparece una diferencia que hay que investigar.

Un proceso correctamente cerrado reduce el tiempo dedicado posteriormente a reconstruir decisiones que ya se habían tomado.

¿Automatización o controles manuales?

Recepción, extracción de datos, validaciones, correspondencia documental, detección de duplicados o determinados circuitos de aprobación pueden automatizarse. Si quieres profundizar en este punto, ya explicamos cómo automatizar el control documental en cuentas por pagar sin perder trazabilidad sobre el proceso. Las excepciones y decisiones que requieren contexto pueden mantenerse bajo supervisión humana. Con volúmenes pequeños, muchas de estas comprobaciones pueden mantenerse de forma manual. La situación cambia cuando el equipo dedica una parte relevante de su jornada a descargar facturas, contrastar campos, buscar pedidos, perseguir aprobaciones, localizar documentos y revisar coincidencias.

En ese punto tiene sentido analizar qué controles pueden ejecutarse mediante reglas y tecnología y cuáles deben seguir contando con intervención profesional.

Si varios de estos siete puntos están generando incidencias de forma recurrente, revisar el proceso completo suele dar más información que intentar corregir cada factura por separado.
Si lo necesitas, podemos ayudarte.

Preguntas frecuentes sobre controles en cuentas por pagar