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Puntos Clave
- La calidad documental se refiere a la efectividad de un documento en su uso dentro de un proceso específico.
- Seis criterios esenciales para medir la calidad documental son: completitud, legibilidad, coherencia, versión vigente, ausencia de duplicados y cumplimiento de requisitos obligatorios.
- Una mala calidad documental puede generar retrabajo, bloqueos y decisiones incorrectas, afectando a todos los departamentos que dependen de documentos.
- Digitalizar no garantiza la calidad documental; un documento defectuoso seguirá siéndolo, incluso en formato digital.
- Evaluar la calidad documental va más allá de la digitalización, enfocándose en si el documento está en condiciones adecuadas para su uso.
Tabla de contenidos
Un documento es útil si está cuando se le necesita. Da igual que trabajes en talleres Paco o una súper multinacional. Si necesitas aportar un dato necesitas el documento que lo contiene y, para eso, tus documentos deben tener un mínimo de calidad documental. Es decir, que sirvan cuando llega el momento de utilizarlos.
Un contrato archivado no sirve si no es la última versión. Un expediente con “casi” toda la documentación, tampoco. ¿Qué pasa si falta, por ejemplo, el justificante necesario para continuar la tramitación? O si encuentras la factura que estabas buscando, pero una parte resulta ilegible. Todos son documentos. Y a todos les falla su calidad documental.
Por eso, si evalúas la calidad de tu documentación no basta con saber que los documentos están, sino tener la certeza de que van a poder con garantías dentro del proceso para el que fue creados o recibidos.
Sobre esto nos hablan los principios de gestión documental recogidos en estándares internacionales, donde cualidades como la fiabilidad, la integridad y la usabilidad forman parte de las características que deben preservarse en los documentos y registros digitales.
Qué entendemos por calidad documental
Podemos entender la calidad documental como el grado en que un documento cumple las condiciones necesarias para desempeñar correctamente su función dentro de un proceso.
Y aquí conviene marcar una frontera importante.
Calidad documental no es lo mismo que calidad de los datos documentales.
La primera se encarga de analizar el documento como una pieza operativa. Nos dice si está completo, es legible, corresponde a la versión adecuada, no está duplicado y contiene aquello que el procedimiento exige.
La segunda se centra en los datos obtenidos del documento. Por ejemplo, si un NIF, un importe, una fecha o un número de expediente han sido extraídos correctamente.
Un PDF puede ser perfectamente legible y estar completo, pero un sistema puede interpretar incorrectamente uno de sus campos. Y también puede ocurrir lo contrario cuando podemos extraer correctamente todos los datos visibles de una solicitud a la que, sin embargo, le falta un anexo obligatorio.
Son problemas diferentes y requieren controles diferentes.
6 criterios para medir la calidad documental
No existe un único indicador capaz de decirnos si un documento es bueno o malo. Lo útil es evaluar varias condiciones relacionadas directamente con su utilización.
1. Completitud
Los documentos que componen un proceso deben estar completos. Deben contener todos los elementos necesarios para cumplir su función.
En ocasiones hablamos de páginas que faltan de un documento o una firma. En otras, podemos tratarlo a nivel expediente y poner nuestra atención en los documentos que lo componen. Por ejemplo, una solicitud puede estar correctamente cumplimentada, pero resultar insuficiente si el procedimiento requiere además una autorización, una memoria o un justificante.
La completitud debe analizarse, por tanto, en relación con el proceso, no de forma aislada.
2. Legibilidad
Que un archivo exista no significa necesariamente que pueda utilizarse.
Texto borroso, páginas cortadas, documentos girados, zonas oscurecidas, fotografías deficientes o archivos dañados pueden hacer que determinada información no sea interpretable de forma fiable.
La calidad documental exige que las personas (y, cuando corresponda, los sistemas que participan en el proceso) puedan acceder al contenido necesario.
Y no se trata de evaluar la capacidad de nuestro OCR, sino de tener la certeza de que un documento ofrezca unas condiciones suficientes para ser consultado y utilizado.
3. Coherencia
Un documento puede estar completo y ser perfectamente legible, pero contener inconsistencias respecto al contexto en el que debe utilizarse.
Ejemplos típicos de esto son un expediente en el que dos documentos atribuyen fechas diferentes al mismo hecho, una ficha cuyo identificador no coincide con el expediente al que está asociada o una documentación contractual cuyos anexos hacen referencia a condiciones distintas.
Detectar este tipo de contradicciones permite evitar que el problema avance hacia fases posteriores del proceso.
4. Versión vigente
Pocos documentos generan tantos problemas como aquellos que parecen correctos, pero ya no deberían utilizarse.
Procedimientos internos, contratos, formularios, instrucciones, fichas técnicas o modelos administrativos pueden convivir durante años en carpetas compartidas y repositorios.
Si no existe un control claro de las versiones, ¿cómo podemos saber si estamos ante el documento correcto?
La gestión de documentos debe facilitar precisamente su recuperación y utilización dentro del contexto adecuado; en entornos electrónicos, además, la conservación de su integridad, disponibilidad y acceso constituye un requisito especialmente relevante.
5. Ausencia de duplicados
Los duplicados no siempre son copias exactamente iguales.
Puede haber un mismo documento almacenado con nombres distintos, copias repartidas entre diferentes aplicaciones o pequeñas variaciones difíciles de identificar visualmente.
El problema aparece cuando esas copias compiten entre sí.
¿Cuál es la válida? ¿Cuál está actualizada? ¿Qué ocurre si una persona modifica una copia mientras otro departamento continúa utilizando otra?
Una adecuada gestión documental debe reducir esta incertidumbre y permitir que las personas encuentren la documentación correcta sin tener que reconstruir su historia cada vez que necesitan consultarla. La eliminación de duplicidades y la centralización de información entre las funciones se pueden abordar en un sistema de gestión documental.
6. Cumplimiento de campos y documentos obligatorios
Hay documentos que no pueden considerarse operativamente válidos si carecen de determinada información.
Un formulario puede requerir fecha, identificación, firma o determinados apartados. Un expediente puede necesitar una serie concreta de documentos antes de pasar a la siguiente fase.
En la Administración pública esta lógica se ve bien ya que el expediente administrativo electrónico está compuesto por los documentos que corresponden al procedimiento y su regulación establece requisitos específicos para su configuración y conservación.
En una empresa privada sucede algo parecido, aunque el contexto sea diferente. Pensemos en una operación financiera, un alta de proveedor, un expediente laboral o una reclamación que pueden quedar detenidos hasta que la documentación exigida esté disponible.
Qué problemas provoca una mala calidad documental
Cuando estos controles fallan, el problema rara vez termina en el archivo.
Se traslada al proceso.
Un documento al que le falta algo obliga a consultar toda la información de nuevo a ver por dónde puede estar lo que nos falta. Si nos basamos en una versión antigua pensando que es la última puede provocar una decisión incorrecta. Y muchas incidencias que parecían documentales terminan en una bandeja de una persona para decida qué hacer con ellas.
Eso consume tiempo por sitios poco visibles. Revisiones repetidas, correos para recuperar información, comprobaciones que no estaban previstas y excepciones que salen del circuito automático.
En el ámbito de la Administración electrónica, esta necesidad de mantener documentación accesible, íntegra y correctamente conservada aparece expresamente en la normativa sobre archivo electrónico.
Por todo lo anterior afirmamos que la calidad documental no es únicamente un asunto del archivo. Puede afectar directamente a muchos departamentos o cualquier otra función que dependa de documentos para ejecutar una tarea.
Cómo evaluar la calidad documental de una organización
Por qué digitalizar no garantiza calidad documental
Digitalizar puede resolver problemas de soporte, acceso o disponibilidad, pero no corrige las carencias que ya contenga la documentación.
- Escanear dos copias del mismo contrato produce dos copias digitales.
- Digitalizar un expediente incompleto produce un expediente digital incompleto.
- Convertir en PDF una instrucción obsoleta produce una instrucción obsoleta en PDF.
Por eso, un proyecto de digitalización no debería confundirse con un proceso de mejora documental.
Digitalizar va más allá del simple escaneo y los documentos deben quedar estructurados y accesibles para que puedan participar correctamente en procesos posteriores.
La diferencia parece pequeña, pero cambia completamente el resultado.
Digitalizar responde a “¿cómo convertimos o tratamos este documento?”.
Evaluar su calidad responde a “¿este documento está en condiciones de seguir trabajando con él?”.
Preguntas frecuentes sobre calidad documental
Un documento tiene buena calidad documental cuando puede utilizarse correctamente dentro del proceso para el que fue creado o recibido. Para comprobarlo conviene revisar si está completo, es legible, mantiene coherencia con el resto de la documentación, corresponde a la versión vigente, no genera dudas por duplicidad y contiene los campos o documentos obligatorios.
Una mala calidad documental puede generar retrabajo, bloqueos en la tramitación, incidencias, decisiones basadas en información incorrecta y dificultades ante auditorías o reclamaciones. El problema no está solo en el archivo: termina afectando a las personas y sistemas que necesitan utilizar esa documentación para continuar trabajando.
No. Digitalizar un documento cambia su soporte o facilita su acceso, pero no garantiza que esté completo, actualizado, sea legible o corresponda a la versión correcta. Un documento defectuoso puede seguir siendo defectuoso después de digitalizarlo. Por eso, la digitalización y la calidad documental deben entenderse como aspectos relacionados, pero distintos.
