Digitalización inteligente, el invento de la rueda y Albert Einstein

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En la historia de la humanidad, uno de los grandes acontecimientos fue la invención de la rueda, sobre todo aplicada al ámbito del transporte. Pero ¿para qué sirve una simple rueda si no va acompañada de una aplicación práctica? ¿Un diseño y unos elementos complementarios con un sentido de uso?. Lo que verdaderamente hace disruptiva una tecnología no es su concepción, sino la transformación que provoca. Es decir, cómo afecta a la forma de hacer las cosas tal y como se venían haciendo hasta el momento. No solo es necesaria la digitalización sino una digitalización inteligente.

Sin entrar en comparaciones y en discusiones filosófico-científicas, podemos considerar el florecimiento de la tecnología digital como otro de los hitos más determinantes del desarrollo humano. Es decir, la Revolución digital que conduce a la Era de la Información o Era digital. Y lo mejor de todo es que estamos viviéndolo en primera persona, en los últimos 50 años más concretamente.

Gestión de la información

La Gestión de la Información, por supuesto, sufrió una revolución pareja a la digital. De hecho no se entiende la una sin la otra, son indisociables. Con las nuevas posibilidades que facilita la tecnología se multiplicaron la utilidad, los beneficios y las ventajas de una verdadera gestión de información. Un modelo que abarca todos los procesos del ciclo de vida de la información. El desarrollo de este campo del conocimiento puede compararse a los avances que supuso la invención de la rueda para el transporte y la alfarería. De este modo, podremos llegar a la digitalización inteligente.

En la gestión documental y la gestión segura de información, encontramos numerosas aplicaciones digitales. Ya sean los sistemas de clasificación informatizados, o la digitalización de documentos. Aplicaciones para la indexación y explotación de datos son otros ejemplos de aplicaciones digitales. También las copias de seguridad, los servidores, o la gestión de los permisos de acceso. Igual que el software para la protección de los equipos informáticos y para la gestión de archivos. Precisamente la digitalización de documentos para pasarlos del formato papel a archivos digitales es una pieza clave en el proceso de transformación de la sociedad de la información. Los avances que posibilita este servicio son innumerables. Eso sí, su aplicación debe tener un sentido de uso elevado, que vaya más allá.

La digitalización inteligente no es solo un cambio de formato, de replicar lo mismo para tenerlo dos veces. Este acto puede servir para cumplir algunos objetivos de digitalización, como evitar su pérdida, alargar su vida o ampliar sus posibilidades de acceso. En todo caso, lo que las empresas buscamos es aprovechar las funcionalidades de estos nuevos formatos. 

Digitalización inteligente 

Una digitalización inteligente debe sacar partido para que el mismo documento sea infinitamente más aprovechable. También debe ayudar a optimizar el uso que se hace de este documento. Cuando un archivo se indexa, podemos identificar campos con información determinada para realizar búsquedas. El importe del contrato, nombres y apellidos de los mencionados, duración o validez, objeto del contrato, relación de servicios o fechas. Cuando se trabaja con tipos documentales que tienen la misma estructura, esta misma indexación se utiliza tantas veces como documentos en papel haya. Así, la eficiencia es mayor cuanto más documentos pasen por el proceso. Además de las búsquedas por campos, ahorramos tiempo de consulta y permitimos multiacceso a un mismo archivo. Es decir, de este modo prácticamente se perpetúa su existencia y permite deslocalizar la gestión.

Un paso más allá para la digitalización inteligente

Pero, ¿qué más se puede hacer? La clave para poder hacer más valiosa la información es que permita ser enlazada. Como señaló en un encuentro de la Fundación Lilly Ricardo Mairal, vicerrector de investigación de la Universidad Nacional de Educación a Distancia (UNED) y presidente de la Asociación Española de Lingüística Aplicada (AESLA), «hay mucha información y muy dispersa. El futuro pasa por los datos enlazados, es decir, contenidos etiquetados semánticamente con un mismo lenguaje para que ante una consulta del usuario pueda recuperar información de diferentes bases de datos, de forma que la búsqueda sea más restringida y eficaz». 

Optimización de procesos y ahorro de costes

Estas funcionalidades de los documentos digitalizados permiten un mayor aprovechamiento de la información contenida en los textos. Por eso, en nuestras comunicaciones, insistimos constantemente en dos conceptos: la optimización de procesos y el ahorro de costes. ¿Por qué? Porque no solo se ahorra tiempo y recursos, sino que se crea valor, transformando en activo el contenido de los documentos, facilitando la explotación de los datos a gran escala (como el famoso big data, que básicamente es la aplicación de técnicas estadísticas y de análisis cualitativo a grandes volúmenes de información estructurada). Por supuesto, en esta revolución global que supone la digitalización, la protección del medio ambiente cobra un papel fundamental, transformando las políticas empresariales y condicionando el uso de procesos. Un aspecto clave más para abordar la digitalización inteligente.

Fue el genial Albert Einstein quien, sabiamente, aconsejó “no guardes nunca en la cabeza aquello que te quepa en un bolsillo”, aludiendo a utilizar los recursos (en este caso intelectuales) de manera más óptima, no perdiendo el tiempo en aprender y memorizar lo que no es esencial. Si hoy en día lo que llevamos en el bolsillo son teléfonos inteligentes y demás aparatos electrónicos, será mejor que lo que no guardemos en la cabeza sea compatible con estos. La información no varía, pero el formato en que se encuentra es la clave que determina el valor que aporta.

Digitalización inteligente con Normadat

Por último, siempre hay que recordar que igual que un papel puede destruirse, sustraerse o estropearse, un documento digitalizado puede ser desvirtuado y eliminado si no se implementan medidas de seguridad. Y, aunque, se cuente con las medidas necesarias, no toda información debe estar en cualquier formato, ya sabes, “no guardes en el bolsillo lo que solo deba estar en tu cabeza”. Este consejo no es de Einstein, es nuestro, pero seguro que el bueno de Albert lo corroboraría.

Si quieres abordar una verdadera digitalización inteligente para tu empresa, habla con nosotros. En Normadat nos encargamos del ciclo completo para la digitalización del documento, desde la recogida de la información hasta la optimización de los procesos de negocio. Podemos realizar proyectos puntuales de digitalización de documentos o end-to-end.

Preguntas Frecuentes