Factura electrónica vs factura en papel: diferencias y consideraciones importantes

2 de agosto de 2023

La dinámica de la actividad empresarial actual nos demuestra diariamente que la digitalización y la incorporación de tecnologías innovadoras son críticas para mantener la competitividad de las organizaciones.

En este contexto, uno de los aspectos clave que ha experimentado una profunda transformación es el proceso de facturación. La evolución de la tradicional factura en papel hacia la factura electrónica supone un cambio significativo en la manera en que las empresas gestionan sus transacciones comerciales.

¿Qué es la factura electrónica?

En esencia, la factura electrónica es una versión digital de una factura tradicional en papel y comparte la misma validez legal que esta última. Su principal diferencia radica en que se emite y recibe en formato electrónico, lo que permite un proceso más ágil y eficiente en la gestión de las transacciones comerciales. Es importante destacar que la emisión de facturas electrónicas requiere el consentimiento del destinatario, siendo esta una alternativa legal válida a la factura en papel.

Normativa legal en España

En España, las facturas electrónicas, así como las facturas en papel, están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que establece el Reglamento de facturación y establece las obligaciones y requisitos que deben cumplir estos documentos. Entre los aspectos regulados en esta normativa, destacan:

  • Obligación de expedir factura. Se establece la obligatoriedad de emitir una factura en todas las operaciones de compraventa de bienes y prestación de servicios.
  • Tipos de facturas. Por otro lado, la normativa distingue dos tipos de facturas: la completa u ordinaria y la simplificada. La elección del tipo de factura dependerá del tipo de operación y la información que se deba incluir en ella.
  • Contenido de la factura. Igualmente, el citado instrumento legal define los datos que deben incluirse en una factura. En concreto: los datos del proveedor y del cliente, número de identificación fiscal, descripción detallada de los bienes o servicios, el importe total e impuestos aplicables.
  • Requisitos de las facturas electrónicas. Se establecen las condiciones de legibilidad, autenticidad e integridad que deben garantizar las facturas electrónicas.

Garantías de la factura electrónica

Para que una factura electrónica sea válida y cumpla con las regulaciones, debe ofrecer tres garantías fundamentales:

  • Legibilidad. La factura debe ser fácilmente legible, tanto para las partes involucradas como para las autoridades fiscales en caso de requerimiento.
  • Autenticidad. Se debe garantizar la identidad del emisor de la factura, asegurando que proviene de la fuente indicada y no ha sido alterada.
  • Integridad. La factura debe asegurar que su contenido no ha sido modificado desde su emisión, protegiendo así la veracidad de la información.

Características de la factura electrónica y su clasificación

Asimismo, la factura electrónica presenta una serie de características que la hacen altamente beneficiosa para las empresas:

  • Es un documento tributario que reemplaza la versión en papel y tiene la misma validez legal.
  • Facilita la automatización del proceso de facturación, lo que ahorra tiempo y reduce errores humanos.
  • Permite el intercambio rápido de información entre las partes involucradas en la transacción.
  • Está firmada digitalmente con certificados cualificados, asegurando su autenticidad e integridad.
  • Posibilita la integración con los sistemas informáticos de las empresas, mejorando la eficiencia y la gestión.

En este sentido, es pertinente establecer la diferencia entre las dos categorías principales de facturas electrónicas:

  • Facturas en formato estructurado. Estas facturas contienen datos que pueden ser generados automáticamente por sistemas informáticos de facturación del emisor y procesados de forma automatizada por sistemas de pago y contabilidad del receptor. Utilizan formatos como XMLUBL EDIFACT.
  • Facturas en formato no estructurado. Estas facturas se presentan como imágenes y suelen requerir una intervención manual para ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor. Por ejemplo, pueden ser escaneadas desde facturas en papel y convertidas a formato PDF. Esto requiere pasarlas, posteriormente, por un proceso de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

Factura electrónica vs factura convencional: las ventajas que establecen diferencias

Sin duda, la implementación de la factura electrónica revolucionó por completo la facturación empresarial. A medida que las empresas buscan actualizar sus procesos y adaptarse a un entorno digital en constante evolución, esta herramienta está demostrando ser una alternativa altamente ventajosa en comparación con el tradicional modelo en papel. Desde esta perspectiva, podemos analizar los beneficios que establecen diferencias notables, entre este documento electrónico con su par físico:

Ahorro de costes y beneficios medioambientales

En efecto, una de las principales ventajas de la factura electrónica radica en el considerable ahorro de costes que ofrece a las empresas. El proceso de facturación en papel implica gastos relacionados con la impresión, el papel y el envío al destinatario, mientras que la factura electrónica reduce drásticamente estos costes al utilizar el formato digital. Según datos del Ministerio de Industria, el ahorro generado para las empresas por el uso de la factura electrónica ha alcanzado los 118 millones de euros anuales. El coste por factura enviada en formato electrónico se estima en tan solo 0,12 euros, en comparación con los 3,53 euros por factura en papel.

Este ahorro no solo beneficia a la economía de las empresas, sino que también tiene un impacto positivo en el medio ambiente. Al eliminar la necesidad de imprimir facturas en papel, se reduce significativamente la tala de árboles. De acuerdo a estimaciones basadas en la adopción actual de la facturación electrónica, se ha evitado la tala de aproximadamente 3.300 pinos al año. Este beneficio ecológico contribuye a una gestión empresarial más sostenible y responsable.

La factura electrónica incrementa la eficiencia y reduce los errores

Desde luego, la facturación electrónica proporciona una mayor eficiencia en los procesos de gestión de facturas. La automatización en este aspecto reduce los tiempos de ejecución, eliminando tareas manuales en los procesos de emisión, recepción y gestión de rechazos de facturas. Esto se traduce en una agilización de los flujos de trabajo, lo que permite a las empresas enfocarse en actividades más estratégicas y productivas.

Además, al eliminar la intervención manual, se reducen considerablemente los errores provocados por el factor humano, como equivocaciones en los datos o cálculos incorrectos. La factura electrónica garantiza una mayor precisión en la información, lo que a su vez mejora la confianza entre las partes involucradas en la transacción comercial.

Mayor seguridad y control

Más aún, la factura electrónica ofrece un nivel de seguridad superior en comparación con la factura tradicional en papel. Aparte de ser más difícil de extraviar en el proceso de envío, la factura electrónica cuenta con mecanismos que protegen su integridad y autenticidad. Cualquier modificación posterior a su creación invalida la factura, lo que garantiza la inalterabilidad de la información y previene posibles fraudes.

Por si fuera poco, el documento electrónico que nos ocupa permite un mayor control sobre el estado de las facturas, ya que es posible hacer un seguimiento detallado de cada etapa del proceso. Esto agiliza la resolución de posibles incidencias y facilita la toma de decisiones informadas en tiempo real.

Facilidad de acceso y archivo

Otra diferencia significativa entre la factura en formato electrónico y la convencional es la facilidad de acceso y almacenamiento. Las facturas electrónicas se archivan de forma digital y se encuentran disponibles en línea. De esta manera, es factible tener acceso a estas con rapidez y seguridad en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto agiliza la gestión documental y evita la acumulación de documentos físicos en espacios de almacenamiento.

Nuestra recomendación

Desde NORMADAT, te recomendamos valorar cuidadosamente las distintas aplicaciones informáticas en el mercado para crear y emitir facturas electrónicas. Esto te permitirá elegir la más conveniente para tu empresa, pero ajustada a los requerimientos legales.

Ahora bien, para procesar ágilmente el pago a tus proveedores –bien mediante facturas emitidas en papel o en formatos estructurados y no estructurados– te ofrecemos nuestro portal de facturas de proveedores. Este incluye, entre otras importantes funcionalidades, la digitalización de facturas certificada.

Esta solución te ayuda a convertir cada factura física en una factura electrónica, cumpliendo con la normativa de la Agencia Española de Administración Tributaria. En el mismo momento, descartas la factura en papel, facilitando su gestión y, como dijimos, ahorras costes de espacio físico para almacenaje de estos documentos. ¡Contáctanos para solicitar más información!

Fecha

Noticias relacionadas

Registros de Auditoría; ¿qué son y por qué son importantes?

La rápida evolución de la tecnología y la creciente dependencia de los sistemas informáticos en entornos empresariales han dado lugar a una mayor necesidad de gestionar y salvaguardar la integridad de la información. En este contexto, los registros de auditoría actúan...