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Fin del plazo para aplicar medidas de seguridad en archivos en papel
El 19 de abril de 2010 se cumplió el plazo establecido por el Real Decreto 1720/2007 para implantar las medidas de seguridad en archivos en papel que contengan datos de nivel alto. Esta normativa desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, sobre protección de datos de carácter personal. Además, introduce como novedad la inclusión explícita de los archivos físicos dentro del ámbito de aplicación del reglamento.
Protección reforzada para documentos con datos personales
Los archivos en papel que contienen información personal reciben la misma calificación que otros soportes: un nivel de protección alto. Esto implica la obligación de aplicar medidas de seguridad específicas, tanto en los sistemas de almacenamiento y conservación como en el acceso, traslado, copia o reproducción de los documentos.
Soluciones adoptadas por las organizaciones
Ante estos requerimientos, muchas entidades —grandes, medianas y pequeñas— han optado por externalizar la custodia y gestión de archivos. Para ello, confían en empresas especializadas que garantizan el cumplimiento normativo y unas condiciones adecuadas de conservación.
Otra alternativa habitual es la digitalización de los documentos, seguida de su custodia en formato electrónico. Esta opción permite restringir el acceso a través de sistemas digitales, evitando así la necesidad de instalar mecanismos de control físico complejos y costosos. No obstante, cuando se mantienen documentos en papel, también es recomendable confiar su custodia a proveedores cualificados, con infraestructuras y protocolos adaptados a la normativa de seguridad vigente.
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Preguntas Frecuentes
El plazo límite para implantar las medidas de seguridad en archivos en papel que contuvieran datos de nivel alto fue el 19 de abril de 2010. Esta fecha fue establecida por el Real Decreto 1720/2007.
La normativa exigía una protección reforzada para los archivos en papel que contenían información personal con un nivel de protección alto. Esto implicaba la aplicación de medidas de seguridad específicas para su gestión.
El Real Decreto 1720/2007, que desarrolla la Ley Orgánica 15/1999, introdujo como novedad la inclusión explícita de los archivos físicos dentro del ámbito de aplicación del reglamento. Esto extendió las obligaciones de seguridad a los documentos en papel.
Las organizaciones adoptaron principalmente dos soluciones: externalizar la custodia y gestión de archivos a empresas especializadas, o digitalizar los documentos para su posterior custodia en formato electrónico. En caso de mantener documentos en papel, también se recomendaba la custodia externa.
La digitalización de documentos permite restringir el acceso a través de sistemas digitales, eliminando la necesidad de complejos y costosos mecanismos de control físico. Esto facilita el cumplimiento de las normativas de seguridad al custodiar la información en formato electrónico.
