Digitalización de historias clínicas: en qué consiste y qué ventajas ofrece

19 de junio de 2023

No hay ninguna duda de que la transformación digital está cambiando el sector sanitario y está teniendo un gran impacto en la forma de tratar a los pacientes.

Estos demandan cada vez más servicios basados en la tecnología digital, como el acceso en línea a sus historiales médicos. Precisamente, una de las áreas en las que la tecnología ha tenido un impacto significativo es la digitalización de historias clínicas. Como veremos más adelante, el mencionado recurso aporta significativos beneficios y está revolucionando la forma en que los profesionales de la salud almacenan, acceden y utilizan la información médica de sus pacientes.

¿Qué es la digitalización de historias clínicas?

La digitalización de historias clínicas implica la transición de los registros médicos en formato físico o papel hacia una versión electrónica accesible mediante sistemas de gestión de información. Así, ya no es necesario de tener montones de documentos en papel porque los registros médicos se convierten en archivos digitales que se almacenan en sistemas seguros y protegidos.

En concreto, una historia clínica digital (HCD) es una base de datos digital que contiene el historial médico de un paciente. La misma contiene información sobre diagnósticos, tratamientos, resultados de laboratorio, cirugías previas, alergias y cualquier otro dato sanitario relevante.

Por otro lado, estas herramientas apoyan a los médicos y al personal administrativo en la gestión de los datos sanitarios de forma más eficiente. Incluso, pueden utilizarse para compartir información con otros centros asistenciales.

En general, los historiales médicos digitalizados también pueden ayudar a las clínicas y hospitales a mejorar la calidad de la atención que prestan, ya que facilitan el seguimiento de la evolución de los pacientes y la identificación de posibles problemas.

Además de mejorar la eficiencia y la calidad, la digitalización impulsa una mejora en la experiencia del paciente. En efecto, los pacientes podrían acceder a sus propios historiales médicos mediante portales seguros en línea, además de comunicarse con sus médicos y concertar citas.

Ventajas de la digitalización de historias clínicas

Ahora, veamos en detalle las ventajas que aporta la digitalización de historias clínicas tanto a centros asistenciales públicos y privados. En concreto, cómo facilita el desempeño de los médicos, personal sanitario y administrativo, además de mejorar la atención al paciente.

Acceso rápido y fácil

Con la digitalización de historias clínicas, se puede acceder a los registros de los pacientes de forma rápida y conveniente. No es necesario buscar entre montones de documentos en papel, lo que ahorra tiempo y permite una atención más eficiente.

Esto puede ayudarles a realizar diagnósticos más oportunos y precisos, así como a decidir a tiempo los tratamientos o intervenciones.

Compartir información entre profesionales

En este sentido, los registros médicos electrónicos pueden compartirse fácilmente entre diferentes profesionales de la salud, lo que facilita la colaboración y mejora la continuidad de la atención. Los médicos y especialistas pueden acceder rápidamente a la información relevante, lo que contribuye a una atención más coordinada y precisa.

Reducción de errores y mayor seguridad, beneficios clave de la digitalización de historias clínicas

Sin duda, la digitalización reduce los errores asociados con la interpretación de la escritura a mano, pérdida de documentos o registros ilegibles. Asimismo, los sistemas de gestión de información médica ofrecen medidas de seguridad para proteger la confidencialidad y privacidad de los datos del paciente. Entre ellas, la autenticación de usuarios y la encriptación de datos.

Análisis y toma de decisiones más informadas

Por si fuera poco, la digitalización permite el análisis de grandes volúmenes de datos médicos. En este sentido, los profesionales podrían tener acceso a herramientas de análisis y minería de datos para identificar patrones, tendencias y correlaciones. Esto constituye un valioso aporte para la toma de decisiones clínicas más informadas y precisas.

Ahorro de espacio y costes

Al eliminar la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel, la digitalización de historias clínicas reduce la necesidad de espacio físico y los costes asociados con el mantenimiento de archivos físicos. Esto también contribuye a una práctica más sostenible y respetuosa con el medio ambiente.

Puede implementarse en la sanidad pública y privada

En las clínicas privadas, los HDC ayudan a mejorar la eficiencia y reducir costes, al automatizar tareas como la programación de citas, el envío de recordatorios y la generación de informes. Mientras que, en la sanidad pública, la digitalización de historias clínicas facilita el acceso a la atención médica y podría reducir las desigualdades en la prestación de servicios sanitarios.

Mejora de la experiencia del paciente

Por último, los historiales médicos digitalizados pueden ayudar a mejorar la experiencia del paciente, al darle más control sobre la atención que está recibiendo. También pueden ayudar a reducir el tiempo de espera de los pacientes en las consultas médicas.

En NORMADAT nos encargamos de la digitalización de historias clínicas

Si como director de un centro de atención sanitaria -público o privado- estás pensando en implementar la digitalización de historias clínicas, podemos ayudarle. En NORMADAT ofrecemos un completo servicio de digitalización y gestión documental.

En concreto, para la digitalización de documentos utilizamos escáneres de alta producción de hasta 180 imágenes por minuto o escáneres especiales para libros o planos. De acuerdo con el tipo de proyecto, digitalizamos films, microfichas, negativos, diapositivas con equipos especiales.

En paralelo, indexamos los documentos digitalizados mediante métodos de captura a la medida de las necesidades del cliente. En función de esto, empleamos reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o videograbación y validamos cada campo por instrucciones del cliente. A los efectos, aplicamos dígitos de control, comprobación contra base de datos y otros procedimientos.

Por otra parte, podrás disponer de tus documentos almacenados en soportes como CD, DVD, pendrive, etc. O bien, mediante una línea de datos, FTP o a través de la explotación web de los documentos electrónicos en nuestra propia página. Cabe destacar que el cliente no deberá adquirir ninguna licencia de software, porque en NORMADAT nos encargamos del mantenimiento de esta aplicación y de las imágenes en nuestros propios servidores.

Igualmente ponemos en práctica métodos de control de calidad exigentes, como la videograbación, que asegura la supervisión visual del 100% de los documentos digitalizados. Así podemos garantizar al cliente la ejecución impecable del proyecto.

Más aún, somos capaces de realizar el proceso de digitalización de archivos y documentos en la sede de la empresa del cliente, de ser necesario. O bien en nuestras propias instalaciones acondicionadas. En ambos casos, NORMADAT aporta sus medios y tecnologías.

¿Qué incluye el servicio?

En NORMADAT nos encargamos de todo:

  • Recogida de documentos en la empresa del cliente. En Madrid, usamos medios propios y para el resto de España contratamos empresas de mensajería fiables.
  • Tratamiento. En primer lugar, eliminamos cualquier elemento de unión (clips, grapas, etc.) de los documentos. Luego, extraemos los originales de carpetas, bolsas u otras formas de almacenamiento y los clasificamos de forma manual si es necesario.
  • Digitalización y escaneado de documentos. Convertimos de papel a imágenes electrónicas usando escáneres de media, alta-media y alta producción, al igual que de escáneres de planos. De igual modo, utilizamos VRS® para mejorar la imagen.
  • Reconocimiento óptico. Configuramos todos los procesos de validaciones de imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas y códigos de barras, entre otros.
  • Grabación y verificación. Disponemos de un sistema de grabación inteligente, diseñado para reducir el número de pulsaciones manuales complementarias. En el caso campos críticos, implementamos procesos de doble grabación y control de calidad del 100% de las imágenes con apoyo de videograbación.
  • Validación. En este aspecto, introducimos reglas específicas, realizamos validaciones contra bases de datos y contra información de Host, entre otros procedimientos.
  • Exportamos datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y Tiff o PDF, entre otros) y por explotación web.
  • En particular, ayudamos a las clínicas y centros de salud a implementar la codificación CIE 10 para la representación de diagnósticos.

Ciertamente, los proyectos end to end de digitalización, extracción de datos y automatización de flujos de trabajo para trabajar con la información digitalizada desarrollados por NORMADAT son estratégicos para las organizaciones que requieren incrementar su eficiencia, ahorrar costes operativos y optimizar sus procesos de negocio. Si tu clínica, consultorio o centro de atención sanitaria requiere la digitalización de historias clínicas, no dudes en contactarnos.

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