Cómo conseguir una oficina sin papel usando valija digital

19 de febrero de 2024

La oficina sin papel puede lograrse, pero aún estamos lejos.

En 2020, se consumieron en España 6.552,9 toneladas de papel y cartón. Mientras que la cantidad de papel consumida en 2018, a nivel mundial, superó los 421,5 millones de toneladas métricas. Aproximadamente el 40% de la tala industrial de bosques en el mundo está dedicada a la fabricación de papel. Solo en los Estados Unidos, un oficinista promedio puede utilizar al año hasta 10.000 hojas de papel. No obstante, apenas se recuperan unos 167 kilos de papel por persona para el reciclaje. En las sociedades y empresas actuales que, en su mayoría, transitan aceleradamente hacia la transformación digital, estas cifras son alarmantes. Una contribución determinante de las organizaciones al cambio de esta situación es lograr la condición absoluta de oficina sin papel.

Digitalizar los procesos y la información de las empresas es factible. Como veremos más adelante, hasta la gestión de paquetería y correo físico a gran escala es más ágil mediante aplicaciones y servicios en la nube. Sigue leyendo y entérate.

¿Una oficina sin papel?

Ya dijimos que es increíble la cantidad de papel que siguen gastando las  organizaciones y las personas en esta era digital. Es este contexto, surge el concepto de oficina sin papel. Pero, ¿qué es esto exactamente? Especialistas en el tema definen esta condición como la capacidad de un entorno de trabajo para utilizar apenas un mínimo de papel físico, empleando en su lugar documentos digitales. Por igual, un empleado sin papel es aquel que logra eliminar completamente o reducir al mínimo el uso de papel en su trabajo. Desde esta perspectiva, digitalizar es el proceso mediante el que la información y archivos en papel se convierten en datos y archivos electrónicos.

Aunque resulte curioso, la idea de la oficina sin papel no es nueva. Esta visión existe desde la incorporación de los ordenadores personales a las oficinas y lugares de trabajo. Pese a la prevalencia de los documentos digitales, el correo electrónico y otras herramientas que permiten la transmisión de documentos y trabajar en estos de manera colectiva, son mayoritarias las organizaciones que aún dependen de los documentos en papel.

Es contradictorio que aportando tantas ventajas, desde ahorrar recursos hasta incrementar la seguridad, la eliminación total del papel no pueda concretarse aún. Desde las carpetas con documentos para las reuniones, registros de incorporación de talento humano y facturas, hasta la correspondencia, valijas, paquetería y otros aspectos siguen requiriendo de papel.

Ahora bien, ¿cuáles son las ventajas de una oficina sin papel?

Tan positivo es digitalizar los datos y todos los procesos de negocio y administrativos de tu empresa que podríamos hacer una larga lista de ventajas. En concreto, explicaremos brevemente los que creemos más relevantes:

Una oficina sin papel proporciona más seguridad y confidencialidad a los documentos

Si todavía dependes del papel para impulsar los procesos empresariales de tu empresa, seguirás invirtiendo en archivadores cerrados y políticas de destrucción de papel. Todo ello, para garantizar la seguridad y confidencialidad de la documentación. Esta metodología tradicional es muy susceptible a violaciones y pérdida de datos valiosos. Por el contrario, muchos sistemas de gestión de contenidos basados en la nube proporcionan seguridad a los datos con tecnología de vanguardia. En su mayoría, estos servicios cloud cuentan con recursos y procedimientos de ciberseguridad que hacen a sus sistemas invulnerables al acceso ilegal.

Accesibilidad a los datos

Mediante herramientas de colaboración como Google Drive, Microsoft Office 365 y otras, es posible acceder con facilidad a la documentación desde cualquier lugar. Esto favorece el trabajo en movilidad y a distancia. De acuerdo con los objetivos y requerimientos concretos de tu empresa, los datos serán accesibles para los empleados autorizados, rápidamente y sin complicaciones. Los documentos digitales indexados de manera adecuada y con una nomenclatura establecida, harán que estos sean fáciles de encontrar, descargar y compartir.

Reduce la huella de carbono y suma en tus iniciativas de RSC

Optar por una oficina sin papel reduce la cantidad de árboles empleados en la fabricación de papel, así como la huella de carbono generada por esta actividad. Lo que constituye una considerable contribución al logro de una sociedad sostenible. En efecto, la fabricación de productos de papel causa la deforestación y produce gases de efecto invernadero que aceleran el calentamiento global. Lamentablemente, el reciclaje no es suficiente para compensar el impacto medioambiental y gran parte del papel termina desechado en los vertederos. Por si fuera poco, la tinta y los tóneres contienen compuestos volátiles y sustancias perjudiciales para el medio ambiente. En definitiva, eliminar por completo el uso del papel hace más sostenibles a las oficinas.

Almacenamiento automático de datos y copias de seguridad digitales

Ya tus colaboradores no necesitarán transcribir nuevamente, ni fotocopiar documentos para crear copias de seguridad de cada archivo. Con las herramientas de backup interno o las externalizadas en la nube (BaaS) obtienes un respaldo automático de tus datos.

De este modo, los datos digitales estarán en varias ubicaciones y no en una carpeta física, junto a otros papeles. La digitalización reduce el riesgo de daños o extravíos de los datos.

Agiliza la comunicación con los clientes

Otro de los beneficios de una oficina sin papel es que tu empresa ahorrará tiempo y dinero en la comunicación con tus clientes. Mediante soluciones digitales como el Customer Relationship Management (CRM), es posible programar los mensajes de marketing y hacer seguimiento de los potenciales. Más aún, puedes obtener datos analíticos para establecer estrategias de marketing más efectivas. Al igual que enviar emails o hacer llamadas telefónicas en el momento oportuno.

Es más fácil cumplir con las normativas de auditoría

Muchas legislaciones establecen lapsos de almacenamiento de datos de varios años con fines de auditoría. En sí, esto no sería un problema si cuentas con sistemas digitales para la gestión de documentos y contenidos. Gracias a estos, es más sencillo almacenar todos los datos que la autoridad necesite revisar y auditar.

Oficina sin papel con Valija digital de Normadat

Si tu empresa requiere gestionar grandes cantidades de paquetería y correo físicos, es probable que tenga problemas con los tiempos de entrega a sus destinatarios. También es común que cuente con poco espacio para el almacenamiento temporal o que esta actividad resulte muy costosa. Sin embargo, al externalizar este servicio puedes ahorrar tiempo y recursos. Con la Valija Digital de Normadat darás un paso relevante hacia la conversión de tu organización en una oficina sin papel. Esta solución te ofrece:

  • El registro completo de la entrega de paquetes y correos a sus destinatarios.
  • Una plataforma de gestión que genera informes de uso y trazabilidad de la valija y cartería.
  • Servicio opcional de “taquillas inteligentes” (smart lockers) con código único para cada entrega.
  • Logística inversa para devoluciones.
  • Un proceso 0 contacto (contactless).

Con Valija Digital de Normadat tienes todo lo que necesitas

  • Trazabilidad end to end de todas las entradas y envíos de paquetes, documentos, y materiales diversos.
  • Gestión del correo entrante, con registro y digitalización de sobre y contenido para envío por email al destinatario según las reglas de negocio establecidas.
  • Registro y tramitación de devoluciones, incidencias y envíos con courier externos.
  • Asiento sencillo y ágil de las entradas y salidas mediante un panel de control.
  • Aplicación con las reglas de negocio y políticas de la empresa ya configuradas para que la curva de aprendizaje sea corta y fácil.
  • Gestión de usuarios, departamentos y casuística de fácil configuración y con todas las medidas de seguridad requeridas.
  • Generación de informes, estadísticas y proyecciones para evaluar costes y ahorros obtenidos.
  • Opciones a escoger: SaaS (software como servicio en la nube), On Premise (solo software) o servicio con implant de acuerdo al modelo que requieras.
  • Almacenamiento en el archivo de la empresa, en archivo externo o destrucción certificada.

¿A qué esperas? Contáctanos y solicita más información y una demostración de Valija Digital de Normadat. Así podrás gestionar tu paquetería como corresponde a una oficina sin papel.

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