A menudo, leemos o escuchamos que la transformación digital es el proceso más eficaz para que las empresas aprovechen todo el potencial de la tecnología para actualizar y agilizar sus operaciones y fortalecer su competitividad.
Visto desde otra perspectiva, la digitalización de los procesos de negocio va mucho más allá de la simple presencia de tu empresa en Internet. E incluso de la conversión de datos analógicos a formatos digitales.
Comprender qué significa este concepto y cómo se relaciona con otros como la digitalización y la transformación digital, te permite obtener todos sus beneficios, ya que podrás integrar las tecnologías y los flujos de trabajo digitales dentro de tu organización haciéndolas más eficientes y eficaces. Eso es lo que trataremos de explicar en las siguientes líneas.
La digitalización de los procesos de negocio, componente fundamental de la transformación digital
Con frecuencia, nos encontramos con el uso indistinto de los términos transformación digital y digitalización. En realidad, ambos proporcionan contexto a la aspiración de las empresas de evolucionar y perfeccionar sus infraestructuras y habilidades digitales. Sin embargo, aunque hay un vínculo entre los dos conceptos, no son lo mismo. Entender sus diferencias es clave para planificar e implementar una estrategia de transformación digital exitosa y permanente en el tiempo.
¿Qué es la digitalización?
En principio, la digitalización consiste en convertir la información analógica (textos, sonidos e imágenes) en datos en formato digital para que sean procesables mediante ordenadores. De esta forma, dichos datos serán accesibles y podrán gestionarse más fácilmente. Hablamos de digitalización, por ejemplo, cuando ya no necesitamos usar tanto papel en las organizaciones. En otras palabras, este proceso hace factible la conversión básica de la información y de las operaciones empresariales; lo que, en el mismo momento, será el eje en el que pivotarán iniciativas de digitalización y transformación digital más ambiciosas.
Visto de esta forma, la digitalización forma parte de un grupo de objetivos más amplio, enfocados en alcanzar la alfabetización digital, las capacidades y el crecimiento de las empresas.
La digitalización tiene efectos concretos sobre los procesos:
- Trasciende la simple conversión de fuentes de datos analógicas para incorporar la digitalización de los procesos de negocio, los flujos de trabajo, productos, etc.
- Sus objetivos son crear valor añadido y generar más rentabilidad mediante la actualización del modelo de negocio.
- Pretende garantizar y mejorar las ventajas competitivas de la compañía empleando tecnologías digitales.
- Implementa métricas y mejoras continuas con el propósito de buscar e identificar nuevas oportunidades de actualización y optimización.
Transformación digital y digitalización de los procesos de negocios
Por su parte, la transformación digital influye en las organizaciones a todo nivel. Precisamente porque consiste en un enfoque global que logra integrar múltiples y diversas iniciativas que se benefician de la digitalización y las tecnologías emergentes. Su propósito es hacer que una organización pase del estado de digitalización incipiente a un modelo de negocio con alta madurez digital. La transformación digital mantiene una hoja de ruta determinada en gran medida por los conocimientos obtenidos de la automatización y optimización de procesos.
Es factible que entre las iniciativas de la transformación estén la modificación y optimización de las operaciones de la compañía para incrementar la eficiencia y generar más valor y ahorro. Desde esta perspectiva, podemos considerar la transformación digital como parte integrante de una iniciativa organizativa más amplia. En particular, impulsar la gestión de los procesos empresariales mediante la digitalización de los procesos de negocio.
En efecto, uno de los principales enfoques de muchas iniciativas de transformación digital es centrar nuevamente las finanzas, la contabilidad y las compras como generadores de valor mediante conocimientos estratégicos y toma de decisiones basada en datos; así como también, a través de mejoras esenciales tanto en los procesos existentes, como en los productos, la experiencia del cliente y la cadena de suministro.
Creemos que solo las empresas de reciente formación llevan una amplia ventaja frente a las compañías tradicionales en lo que a transformación digital se refiere. Esta percepción se debe a que muchas de ellas son totalmente digitales, en su mayoría, han sido creadas por nativos digitales. No obstante, cualquier empresa puede aprovechar la capacidad que provee la transformación digital gracias a políticas, prácticas y herramientas adecuadas. A lo que agregamos la voluntad y la capacidad de aceptar e internalizar los cambios culturales y operativos que esta implica.
Importancia de la digitalización de los procesos de negocio
Son evidentes los beneficios de la digitalización, incluso desde su nivel más básico. Entre ellos, mencionaremos la disminución del uso de papel, la automatización de tareas rutinarias, la reducción de costes y un mayor compromiso del talento humano. Por lo tanto, es fácil entender por qué las compañías de todos los sectores y tamaños buscan integrarla y ampliarla en todas sus operaciones.
Cuando estas organizaciones incorporan soluciones de software dotadas de tecnologías como la inteligencia artificial (IA), la analítica avanzada de datos y la automatización mediante procesos robóticos, logran agilizar sus procesos y obtener mayor valor estratégico.
Por otra parte, los datos pasan a ser fundamentos principales de la toma de decisiones, de la planificación financiera y del desarrollo de políticas. En paralelo, departamentos como el de contabilidad y el de compras, también adquieren una importancia estratégica, ya que ahora son centros de datos y de valor para las empresas.
Más aún, la digitalización de los procesos de negocio es esencial para lograr una mayor satisfacción de los clientes, al proporcionarles una experiencia excepcional. Ciertamente, los clientes tienen acceso a esta mediante las interacciones digitales y no cumplir sus expectativas en este sentido afectará gravemente la competitividad de la empresa en el mercado digital contemporáneo.
Asimismo, la captación, organización y análisis avanzado de datos, aunados a la automatización de los procesos, suministran modelos de datos detallados que generan información procesable. Esta última puede inducir el desarrollo de nuevos productos, impulsar la mejora del servicio al cliente, implementar cambios en las cadenas de suministro para hacerlas más ágiles y consolidar el negocio en general.
Mejora la colaboración entre los equipos y la experiencia del cliente
Por si fuera poco, la automatización y digitalización de los procesos incrementa la colaboración y la comunicación entre los departamentos, los miembros de cada equipo y las unidades de negocio. En esta misma línea, facilita la colaboración con los proveedores y, particularmente, la comunicación con los clientes. Esta interacción es valiosa ya que permite obtener datos que aportan mayor conocimiento sobre los clientes. Con lo que es posible mejorar los productos y la experiencia del cliente.
Finalmente, digitalizar los datos y pasar a la digitalización de los procesos de negocio con el apoyo de dichos datos, es un primer gran paso para convertirse en una organización totalmente digital.
En Normadat apoyamos la digitalización de los procesos de tu negocio
Además de incorporar herramientas tecnológicas y cambiar la cultura de la organización, la transformación digital de tu empresa requiere soluciones externas que aporten valor. En Normadat estamos capacitados para proveer servicios que agilizarán mucho más los procesos de tu empresa. Algunos de ellos son:
- Portal de pagos a proveedores. Una plataforma que te permite automatizar los procesos de cuentas por pagar, así como digitalizar y optimizar el workflow de pago a proveedores minimizando costes.
- Digitalización masiva de documentos y archivos, con acceso a cualquier documento electrónico en segundos, independientemente del lugar en el que te encuentres. Para este proceso cumplimos los más altos estándares de seguridad.
- Gestión de cartería y valija digital. Este servicio incluye trazabilidad completa de paquetes y cartas para conocer su estado y localización en todo momento.
- Administración de notificaciones telemáticas. En este caso, gestionamos totalmente las notificaciones electrónicas para responder a tiempo sin perderse entre las plataformas de Administraciones Públicas.
- Normadat Expense. Una app para controlar y gestionar la aprobación de notas de gastos. Nuestro servicio de firma y almacenamiento de las imágenes de los tickets capturados tienen validez como justificante tributario ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Tal proceso es automatizado y desasistido y puede efectuarse desde la app instalada en el móvil de cada usuario.
Contáctanos ahora mismo para conocer todos nuestros servicios e incrementar la digitalización de los procesos de negocio en tu compañía.
