Sorprendentemente, en plena era digital en la que vivimos, muchas empresas siguen utilizando métodos tradicionales y basados en papel para el tratamiento de facturas.
Este enfoque obsoleto implica que grandes volúmenes de facturas en papel sean enviados a equipos remotos, para luego escanearlas y transcribir -¡a mano!- la información en sistemas de software anticuados.
Esperamos que no sea tu caso, porque solo imaginar la situación crispa los nervios.
En resumen, esta es la secuencia: recibir facturas en formato físico o electrónico. Luego, tener que digitalizar una a una las facturas, estructurar los datos adecuadamente y verificar la existencia de posibles duplicados antes de llegar al ERP.
Estos procedimientos suelen ser tediosos, con muchos errores y causan cuellos de botella difíciles de resolver. ¿El resultado? Pagos retrasados, costes adicionales debido a demoras y potenciales conflictos con los proveedores.
¿Cómo es el flujo de un tratamiento de facturas convencional?
En esencia, un flujo de trabajo para el tratamiento de facturas es una metodología estructurada destinada a revisar, autorizar y gestionar las facturas entrantes de proveedores. Este proceso garantiza que las facturas sean verificadas con precisión, cumplan con las políticas y regulaciones de la empresa y sean aprobadas para el pago de una manera controlada y transparente.
La optimización de estos flujos de trabajo no solo previene errores y pagos duplicados, sino que también reduce los riesgos de fraude. De esta manera, es factible mantener la precisión financiera y promover relaciones saludables con los proveedores.
Desde luego, los pasos de un flujo de trabajo de aprobación de facturas pueden variar en función del tamaño de la organización y sus requerimientos específicos. Pero, generalmente, siguen una secuencia estándar que podemos describir de la siguiente manera:
Pasos iniciales para el tratamiento de facturas
- Recepción de la factura. El proceso comienza cuando la empresa recibe una factura de un proveedor por bienes o servicios prestados. El formato de la factura depende del grado de automatización aplicado en el proceso de cuentas por pagar. Algunas empresas reciben facturas en papel, mientras que otras utilizan formatos electrónicos más avanzados.
- Verificación. Una vez recibida, la factura es revisada minuciosamente para asegurar su precisión e integridad. Esto incluye la verificación de elementos clave como el número de factura, los precios, las cantidades y la descripción de los bienes o servicios.
- Conciliación. En ciertos casos, se realiza una conciliación de la factura mediante un emparejamiento de dos, tres o incluso cuatro vías. Este paso exige comparar la factura con la orden de compra y el informe de recepción correspondientes, asegurando que los tres documentos coincidan en términos de cantidades y artículos recibidos. Esta práctica es crítica en el tratamiento de facturas para evitar pagos erróneos o fraudulentos y garantizar que toda la información esté completa y correcta.
- Manejo de excepciones. Si durante la verificación se encuentran discrepancias o excepciones, estas deben ser resueltas antes de continuar. En concreto, las excepciones pueden incluir diferencias en cantidades, precios o artículos no solicitados. Para gestionar estas incongruencias, es preciso establecer un proceso interno que contemple la comunicación directa con el proveedor y/o con los departamentos relevantes dentro de la empresa.
- Enrutamiento para aprobación. Ya verificada la factura y resueltas las excepciones, el documento se envía para su aprobación. Este proceso puede requerir varios niveles de autorización, teniendo en cuenta la jerarquía y las políticas internas de la empresa.
Pasos finales
- Flujo de trabajo de aprobación. A continuación, la factura pasa a través de un flujo de trabajo de aprobación que puede ser manual, implicando firmas físicas, o automatizado, utilizando sistemas que envían la factura electrónicamente a los aprobadores correspondientes según reglas previamente establecidas. Eventualmente, el workflow para aprobación de facturas puede exigir aprobaciones multifuncionales, en las que participan tanto el departamento de finanzas, como otros equipos.
- Revisión y decisión de aprobación. Durante este paso, los aprobadores revisan la factura para asegurarse de que cumple con las políticas internas y con el presupuesto asignado. También pueden requerir documentación adicional o aclaraciones previas a la aprobación definitiva. Cumplido este paso, la factura se considera aprobada y se envía al departamento respectivo para proceder al pago.
- Procesamiento del pago. Dependiendo de los términos y procedimientos de pago de la empresa, el mismo puede efectuarse por cheques, transferencias electrónicas de fondos (EFT) u otros métodos de pago disponibles.
- Conciliación y archivado. Finalmente, tras realizar el pago, el equipo de finanzas concilia el pago con la factura para asegurar que se pagó la cantidad correcta y para mantener registros financieros correctos. La factura aprobada, junto con toda la documentación relevante, se archiva para fines de registro y auditoría, garantizando un historial transparente y trazable de todas las transacciones.
Cabe destacar que este enfoque meticuloso y estructurado para el tratamiento de facturas, además de asegurar la precisión y la transparencia en el proceso de pago, también protege la integridad financiera de la organización y ayuda a mantener relaciones positivas y de confianza con los proveedores.
¿Cómo lograr un tratamiento de facturas optimizado?
Como puedes ver, todo el proceso que explicamos no es poca cosa. Sin embargo, la implementación de sistemas automatizados en el flujo de trabajo de aprobación de facturas de tu empresa puede revolucionar la eficiencia y precisión del mismo. A continuación, te mostraremos cómo la automatización puede optimizar cada aspecto del tratamiento de facturas:
- Aumento de la eficiencia y velocidad. En efecto, los sistemas automatizados de gestión de facturas son capaces de procesar grandes volúmenes de facturas en un tiempo significativamente menor comparado con los métodos manuales. Eliminar la entrada de datos y el enrutamiento manuales acelera el tiempo de procesamiento y permite que las facturas se muevan más rápidamente a través del ciclo de aprobación. En consecuencia, los pagos son más oportunos, mejora el flujo de caja y se fortalecen las relaciones con los proveedores.
- Menos errores. La entrada de datos manual siempre conlleva el riesgo de errores tipográficos y cifras incorrectas. La automatización asegura la captura precisa de los datos de las facturas mediante el uso de tecnologías avanzadas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
- Flujo de trabajo estandarizado. Los flujos de trabajo automatizados imponen un proceso de aprobación uniforme y consistente para todas las facturas. Esto asegura que cada documento siga el mismo procedimiento y cumpla con las políticas corporativas, minimizando la confusión y garantizando el compliance legal.
- Mayor transparencia y visibilidad. Los sistemas automatizados proporcionan visibilidad en tiempo real sobre el estado de las facturas a lo largo del proceso de aprobación. Las partes interesadas pueden monitorizar el progreso, identificar obstáculos y corregirlos rápidamente.
- Prevención del fraude. Las soluciones de automatización incorporan algoritmos de detección de fraude y verificaciones de validación. Estas herramientas reducen significativamente el riesgo de procesamiento de facturas duplicadas o fraudulentas.
Automatiza y simplifica el tratamiento de facturas con Normadat
En Normadat, transformamos la gestión de facturas y pagos para proveedores con tecnología avanzada y más de 30 años de experiencia. Nuestro servicio de digitalización y tratamiento de facturas está diseñado para agilizar la manera en que tu empresa maneja estos procesos. Nuestras soluciones incluyen:
- Digitalización de facturas. Nos encargamos de procesar y digitalizar cada una de tus facturas, independientemente del formato en el que se reciban. Extraemos todos los datos relevantes y te proporcionamos las facturas en el formato digital que requieras, ya sea XML, UBL, Facturae o PDF. Esto facilita su procesamiento, contabilización y gestión a través de tu ERP o cualquier sistema de aprobación y pagos que utilices. Nuestro sistema convierte tus facturas físicas en formatos digitales de fácil acceso. De este modo, liberas espacio físico y puedes localizar y acceder a las facturas en cuestión de segundos.
- Digitalización certificada de facturas. Nuestro software homologado por la AEAT te permite digitalizar tus facturas con plena validez legal. De esta manera, puedes validar tus facturas ante cualquier organismo y olvidarte del almacenamiento de documentos en papel.
- Procesamiento automatizado. Utilizando nuestra tecnología y experiencia, el procesamiento de facturas se automatiza completamente. Nuestro sistema lee, clasifica y archiva las facturas de manera eficiente, reduciendo errores humanos y mejorando la precisión del proceso. En sí mismo, integra un poderoso y ágil workflow de aprobación.
- Integración con sistemas contables. Nuestra solución permite la introducción directa de los datos de las facturas en tus sistemas contables, asegurando una transición fluida y una sincronización precisa de la información.
Beneficios de automatizar el procesamiento de facturas con Normadat
Además de los beneficios generales de la automatización del tratamiento de facturas ya descritos, con Normadat obtendrás ventajas adicionales específicas:
- Acceso y organización. Con todas las facturas digitalizadas, acceder a cualquier documento es sencillo y rápido, mejorando significativamente la organización y la eficiencia en la gestión documental.
- Seguridad reforzada. Protegemos tus datos con tecnología de encriptación de última generación y realizamos copias de seguridad regulares para asegurar la integridad y disponibilidad de tu información.
- Compliance normativo. Verificamos que el tratamiento de tus facturas cumpla con todas las normativas fiscales y legales vigentes, para evitar incumplimientos y sanciones.
- Impacto ambiental. Mientras menos papel requieran tus procesos, mayor será tu contribución positiva al medio ambiente y tu empresa estará más alineada con prácticas sostenibles.
- Soporte continuo. La transición a la facturación digital debe ser fluida y beneficiosa para tu empresa. En este sentido, ofrecemos soporte técnico y asesoramiento completos y permanentes.
¡Contáctanos ahora y descubre cómo la digitalización del tratamiento de facturas puede transformar y optimizar tu gestión de cuentas por pagar!
