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¿Sabías que un documento nace, crece y se custodia o muere? ¿Y que en muchas ocasiones resucita?
Pues sí, un documento se parece mucho al desarrollo de un ser vivo y es que, aunque parezca una exageración, los documentos poseen su propio ciclo de vida.
A lo largo de este artículo te contaremos los detalles sobre el ciclo de vida de los documentos.
En pleno siglo XXI los documentos también se generan (y cada vez más) en formato electrónico. En este texto seguiremos el recorrido que seguirá un documento de archivo en formato clásico papel.
Según el Diccionario de Terminología Archivística, un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal. También existen los documentos en formato electrónico puesto que las características que reúne un documento no varían al cambiar de formato. Lo importante aquí no es el soporte del que estén hechos sino la información que contengan.
Documentos y ficheros
Para que un documento sea considerado de archivo ha de ser creado como resultado de la actividad del organismo que lo albergue. Y es que dependiendo de esta información, tendremos documentos más longevos que una tortuga de las Galápagos o documentos que estarán predestinados a “morir” muy pronto. Y es que no es lo mismo un privilegio rodado del siglo XIV que una multa de tráfico del siglo XXI. ¡Aunque ambos sean documentos!
Si lo piensas bien, cualquier documento nace para dar constancia material de un hecho o de un acto, ese es su valor primario. Pero pasado el tiempo el valor primario (el de proveer valor probatorio a una actividad) deja de tener tanta importancia.
Es entonces cuando puede empezar a aumentar su valor histórico o cultural, el llamado valor secundario del documento. Por eso un privilegio rodado tiene una vida tan larga. En el momento de su creación sirvió para dar constancia de la concesión de una gracia o prerrogativa a una persona, pero pasado el tiempo lo conservamos celosamente debido a su alto valor histórico. Sin embargo, una multa de tráfico no parece ser tan importante a priori.
Como decíamos antes, los documentos también tienen distintas fases de actividad o ciclos vitales. Casi como los seres vivos. Al principio se encuentran muy activos y según va pasando el tiempo esta actividad disminuye hasta desembocar en la inactividad completa. Aunque hay que tener en cuenta que los documentos también tienen la capacidad de “resucitar” y volver a su fase activa.
Estos ciclos están regulados en España por el Sistema Archivístico Español.
El ciclo de vida de los documentosy el sistema Archivístico Español
Fase activa: archivo de oficina
Dependiendo de la etapa vital en la que se encuentre un documento lo podremos encontrar en un archivo diferente, ya que cada archivo trata y custodia la documentación de manera distinta.
Hablemos de un documento administrativo cualquiera.
Al nacer se custodiará durante 5 años aproximadamente en un archivo de oficina porque será habitual presentarlo o disponer de él para dar constancia de un acto administrativo o como parte para completar un expediente.
Por seguir con el ejemplo anterior, imaginad una multa de tráfico. Al principio será consultada de manera habitual por múltiples motivos: para saber si ha sido pagada, si conlleva una sanción administrativa además de la económica, por si tiene que ser presentada en un juicio o para otras circunstancias.
Pero con el tiempo y una vez cumplido su cometido, será cada vez menos habitual consultar o disponer de dicha multa. Nuestra multa quedará relegada y tendrá que pasar a su siguiente ciclo de vida documental: el archivo central.
Fase semiactiva: archivo central en mitad del ciclo de vida de los documentos
El archivo central es un archivo donde pasan todos aquellos documentos de archivo que se encuentran en una fase semiactiva, es decir, que ya no se consultan habitualmente pero que pueden ser requeridos en un momento dado y volver así a su fase activa.
Este archivo suele nutrirse de la documentación aportada por los archivos de oficina. Custodia la documentación unos 15 años, aunque esto varía dependiendo de la capacidad de espacio que tenga. Estos archivos centrales sirven para la recogida, ordenación, clasificación y custodia de la documentación producida por las diferentes unidades administrativas, de los ministerios por ejemplo.
Fase ¿inactiva?: expurgo, archivo intermedio y archivo histórico
Transcurrido el tiempo debido, la documentación de estos archivos entrará en una fase inactiva y deberá proseguir su viaje.
Es entonces cuando aparece en escena el Archivo Intermedio, en la Administración Española es el Archivo General de la Administración (AGA) creado en 1969. Allí los documentos de archivo pasarán 25 años más hasta que les llegue la transferencia definitiva al archivo histórico, en el caso que nos ocupa, al Archivo Histórico Nacional (AHN).
Aunque la transferencia definitiva no siempre se produce debido a la falta de espacio que tiene el AHN a pesar de las últimas reformas y ampliaciones de las instalaciones. Por eso el AGA simultanea sus funciones de Archivo Intermedio, recibiendo anualmente documentación con más de 15 años de antigüedad, con las de Archivo Histórico, conservando la documentación de carácter histórico.
La fase final del ciclo de vida de los documentos
Y así llegamos al final de nuestro viaje. Hemos seguido el periplo de un documento de archivo que se formó en un archivo de oficina y que pasó diferentes fases para dar testimonio de una actividad.
Hemos hablado de un documento con suerte. Ha conseguido pasar de un archivo a otro, transferencia tras transferencia hasta llegar a su destino definitivo en un archivo histórico.
Tenemos que señalar que no todos los documentos corren la misma suerte. Muchos de ellos se expurgan por su bajo valor secundario (valor cultural e histórico). Y aunque las características y posterior tratamiento de un documento del ámbito público puedan diferir a la del ámbito privado, todos ellos tienen en común la información. No olvidemos que todos son información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad.
Con suerte, nuestro documento acabará en las instalaciones de un archivo histórico para que historiadores e investigadores puedan consultarlo. Todo dependerá de la relevancia y el valor de la actividad que refleje el documento.
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Preguntas Frecuentes
El ciclo de vida de un documento describe cómo nace, crece, se custodia o "muere", y puede incluso "resucitar", similar al desarrollo de un ser vivo. Implica distintas fases de actividad y almacenamiento, reguladas en España por el Sistema Archivístico Español. Lo importante no es el soporte, sino la información que contiene.
El valor primario de un documento es su propósito inicial de dar constancia material de un hecho o acto, proporcionando valor probatorio a una actividad. El valor secundario surge con el tiempo, aumentando su valor histórico o cultural, una vez que el valor probatorio inicial deja de ser tan importante. Un privilegio rodado tiene un alto valor histórico, mientras una multa de tráfico tiene un valor primario más relevante.
Las tres fases principales son: la fase activa en el archivo de oficina, la fase semiactiva en el archivo central, y la fase inactiva que incluye el archivo intermedio (como el AGA) y el archivo histórico (como el AHN). Cada fase implica una gestión y custodia diferente del documento según su nivel de consulta.
Un documento se custodia aproximadamente 5 años en el archivo de oficina, donde es consultado de manera habitual. Posteriormente, pasa al archivo central, donde se mantiene unos 15 años más, aunque ya no se consulta con tanta frecuencia.
Muchos documentos no llegan a un archivo histórico y son expurgados (destruidos) debido a su bajo valor secundario, es decir, un valor cultural e histórico limitado. Su destino final depende de la relevancia y el valor de la actividad que reflejan.
