Beneficios de los servicios de cartería digital para empresas

20 de marzo de 2024
por Isabel

En la actualidad, cuando la transformación digital se ha convertido en un proceso impostergable para las empresas, la digitalización de documentos se posiciona como una estrategia clave para mantener la agilidad operativa, minimizar riesgos y facilitar el trabajo remoto.

La cartería digital surge como una herramienta fundamental para optimizar la gestión de la correspondencia empresarial, brindando una transición fluida del papel al formato digital. Sigue leyendo si quieres conocer qué es la cartería digital y cuáles son los beneficios que estas soluciones y servicios aportan a las empresas.

¿Qué es la cartería digital?

En esencia, la cartería digital es un proceso que revoluciona la gestión de la correspondencia empresarial al convertir el correo en papel en documentos digitales accesibles electrónicamente. Este innovador sistema de entrega digital elimina la necesidad de manipular físicamente el correo entrante y automatiza la indexación, clasificación y distribución de la información.

En este sentido, soluciones avanzadas, como la cartería digital de NORMADAT, aprovechan tecnologías especializadas de escaneado de correo y flujos de trabajo eficientes para transformar el correo físico en datos digitales de manera inmediata. Esto permite a las organizaciones agilizar sus procesos, proporcionando a los empleados acceso rápido y conveniente a la información crítica en cualquier momento y lugar.

Es importante destacar que, aunque la cartería digital ofrece numerosos beneficios, existen documentos formales que requieren una firma física y aquellos que impactan directamente en la trayectoria del negocio, como el correo certificado y envíos confidenciales. Los mismos no pueden ser convertidos completamente a la entrega digital y deben ser entregados en su forma original.

Beneficios de las soluciones y servicios de cartería digital para empresas

Como dijimos, en estos tiempos de transformación digital, adoptar servicios de cartería digital se presenta como una decisión estratégica para las empresas que buscan mejorar su agilidad, reducir costes y potenciar la eficiencia operativa en un entorno empresarial cada vez más dinámico. Las ventajas de las soluciones y servicios de cartería digital pueden cumplir con el objetivo de dicha búsqueda. Veámoslas en detalle:

Repositorios de contenido mejorados

La consolidación de todos los formatos de correo, ya sea electrónico o en papel, en un mismo flujo de trabajo de documentos potencia la confiabilidad de los repositorios de contenido de la organización. La cartería digital ofrece un enfoque coherente y automatizado para gestionar la documentación entrante, facilitando la búsqueda, recuperación y gestión eficiente de la información.

Correo digital rastreable

Los sistemas de cartería digital proporcionan una capa adicional de control al enviar correos electrónicos de confirmación cuando un empleado recoge su correspondencia digitalizada. Esto cierra el bucle de custodia, ofreciendo trazabilidad y seguridad en el manejo de la información.

Control de costes

Ciertamente, la automatización y digitalización de la entrada de correo reducen la necesidad de intervención manual en tareas como clasificación y entrega. Esta eficiencia no solo acelera el flujo de información crítica sino que también contribuye a controlar los costes generales de operación, liberando recursos para actividades que impulsan lola rentabilidad de la empresa.

Mayor eficacia

Por otro lado, la digitalización del correo sistematiza los procesos, desde la recepción hasta la entrega, eliminando la intervención manual. Esto crea una experiencia sin fricciones en toda la organización y permite que la información crítica llegue a las manos adecuadas de manera rápida. De este modo, mejora la eficacia operativa de la empresa.

Mejora en la gestión del correo y la eficiencia

En línea con lo anterior, la cartería digital garantiza que los empleados, ya sea que se encuentren en la misma ciudad o en cualquier parte del mundo, reciban el correo de manera equitativa. Al entregar solo el correo necesario en formato físico, disminuye la necesidad de mensajeros y rutas, optimizando la gestión logística y reduciendo los costes asociados. Además, la posibilidad de que los empleados decidan desde su ubicación si un documento merece una visita al centro de correo mejora significativamente la eficiencia operativa.

Seguridad, cumplimiento y gestión de riesgos reforzados

Aparte de contribuir a la eficiencia operativa, la digitalización de la correspondencia refuerza la seguridad, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos. En este sentido, la mayor visibilidad proporcionada por la cartería digital permite cumplir con estrictos requisitos de auditoría al centralizar y clasificar datos no estructurados.

La adaptabilidad a nuevas normativas sobre privacidad se vuelve más ágil, brindando a las organizaciones la capacidad de pivotar rápidamente ante cambios regulatorios. El recurso que nos ocupa se convierte así en un elemento esencial para la estrategia de gestión de riesgos, al proporcionar un control más efectivo sobre la información sensible.

Atención al cliente avanzada

Sin duda, en este mundo digitalizado la atención al cliente es un factor diferenciador. La cartería digital juega un papel fundamental al acelerar el procesamiento de la correspondencia, permitiendo tiempos de respuesta más rápidos. Visto de este modo, la automatización y digitalización de los flujos de trabajo mejoran la eficiencia interna, y contribuyen directamente a la satisfacción del cliente. Responder de manera rápida y precisa a las necesidades de los clientes más importantes se vuelve posible, impulsando el crecimiento de los ingresos y fortaleciendo las relaciones comerciales.

Reduce la huella de carbono

La sostenibilidad y la responsabilidad medioambiental son objetivos clave para muchas empresas en la actualidad. Al convertir documentos físicos en formato digital, la cartería digital, contribuye significativamente a la reducción de la dependencia del papel. Esto, además optimizar los procesos internos, también respalda los objetivos más amplios de sostenibilidad de la empresa. En consecuencia, cuando las empresas disminuyen el uso de papel, transmiten un mensaje positivo a empleados y clientes y cumplen con las normativas medioambientales.

¿Qué ofrece las olución de cartería digital de NORMADAT?

NORMADAT destaca en el ámbito de la cartería digital con su innovador software CAVA Digital. Diseñado para la gestión eficiente de la correspondencia, cartería y valija interna de empresas en cualquier parte del mundo, CAVA Digital es una solución integral para optimizar los movimientos de entrada de correo, paquetes y documentación. Las características sobresalientes de esta solución incluyen:

  • Trazabilidad completa. CAVA Digital proporciona un seguimiento completo de todas las entradas y envíos, ya sean paquetes, documentos o cualquier otro ítem. Esto garantiza una gestión transparente y efectiva de la correspondencia, permitiendo a las empresas mantener un control preciso sobre sus operaciones de cartería.
  • Panel de control intuitivo. En efecto, la mencionada solución incluye un panel de control que facilita el registro sencillo y rápido de las llegadas y salidas. Con una interfaz intuitiva, los usuarios pueden realizar sus tareas de manera eficiente, sin necesidad de una curva de aprendizaje prolongada.
  • Configuración flexible y segura. CAVA Digital permite la gestión fácil y segura de usuarios, departamentos y casuísticas, con todas las medidas de seguridad necesarias. Esto garantiza que la solución se adapte a las necesidades específicas de cada empresa, brindando flexibilidad y control.
  • Estadísticas y proyecciones. Asimismo, la solución que describimos proporciona estadísticas, informes y proyecciones que permiten a las empresas evaluar los costes y ahorros obtenidos. Esta funcionalidad facilita la toma de decisiones informadas y contribuye a una gestión más eficiente de los recursos.
  • Servicios de valor añadido. Por cierto, NORMADAT va más allá al ofrecer servicios adicionales que pueden asociarse a la propuesta, como el registro completo de la entrega del paquete hasta el usuario. También suministra una plataforma de gestión con informes de uso y trazas de la valija y cartería, taquillas inteligentes con código único para cada entrega, logística inversa y servicio de entrega contactless.

Características de la solución y servicios de cartería digital para empresas de NORMADAT

  • Oficina sin papeles. Al respecto, NORMADAT promueve la reestructuración de la gestión de información diaria para mejorar la eficiencia en el trabajo. La digitalización de fondo y el gestor documental permiten externalizar la documentación física necesaria, contribuyendo a la creación de una oficina sin papeles.
  • Matriz de decisiones de estafeta. La distribución de cada paquete y correo entrante responden a las reglas de negocio de la empresa. Para ello, la solución registra tales normativas en la matriz de decisiones para que el proceso se realice de manera adecuada. Esta funcionalidad asegura una distribución eficiente basada en las necesidades específicas de cada organización.
  • Cartería física y personal. Registro y distribución en mano del correo y paquetes entrantes. Para la paquetería personal o de ecommerce, se ofrecen consignas individuales con contraseña, garantizando la seguridad y privacidad de la correspondencia.
  • Cartería digital. La solución registra y gestiona el correo entrante, digitalizando sobre y contenido, para enviarlo por correo electrónico al destinatario, de acuerdo a la normativa del negocio. La cartería digital optimiza el flujo de trabajo, acelerando la entrega de información crítica.
  • Envíos e incidencias. Más aún, la solución y el servicio registran y tramitan devoluciones, incidencias y envíos con courier externos. La trazabilidad y seguimiento hasta la entrega en destino aseguran un control total sobre los procesos de envío.
  • Servicios relacionados. Por si fuera poco, NORMADAT ofrece servicios adicionales, como la conservación en el archivo de la empresa, en archivo externo o la destrucción certificada, completando el ciclo de vida de la información física procesada.

En resumen, la solución y servicios de cartería digital de NORMADAT llevarán la gestión de correspondencia, cartería y valija interna de tu organización a otro nivel. ¿A qué esperas para contactarnos y solicitar una demostración?

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