El tratamiento de la documentación contable es un proceso fundamental en la gestión financiera de cualquier empresa.
Esta consiste en la organización, registro y clasificación de los documentos financieros para garantizar una contabilidad precisa y cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Sin embargo, este proceso puede ser complejo y consumir recursos valiosos para los departamentos de contabilidad y finanzas. Afortunadamente, la automatización de la contabilidad surge como una solución para agilizar y mejorar este procedimiento. Mediante tecnologías avanzadas, las empresas pueden optimizar sus procesos financieros, reducir errores, aumentar la productividad y liberar tiempo para tareas más estratégicas.
¿Qué es el tratamiento de la documentación contable?
Como dijimos, el tratamiento de la documentación contable es un proceso esencial para cualquier empresa que busca mantener una contabilidad precisa, organizada y en cumplimiento con las normas legales y de contabilidad. Implica registrar, clasificar y organizar los documentos financieros de una empresa de manera sistemática, lo que facilita la presentación de información financiera veraz y exacta. En función de esto, los procesos necesarios para este tratamiento documental son:
- La captura e ingreso de la información financiera en registros contables, así como su verificación.
- Luego, es pertinente la validación de los registros para asegurar la precisión y exactitud de los datos.
- Además, puede implicar la corrección de errores o inconsistencias en los registros.
Sin duda, el correcto tratamiento de la documentación contable es crítico para gestionar una contabilidad fiable y dar cumplimiento a las obligaciones fiscales y regulatorias de la organización. No obstante, para muchos departamentos de contabilidad y finanzas, este proceso puede ser complejo y laborioso. En este contexto, la automatización de la contabilidad se presenta como una solución que permite ahorrar tiempo, recursos y mejorar la eficiencia.
Fases para automatizar el tratamiento de la documentación contable
En sí misma, la automatización del tratamiento de la documentación contable, particularmente en el área de cuentas por pagar, supone el cumplimiento de tres fases:
- Simplificación e industrialización de la recogida de documentos. Esta tiene como propósito eliminar el papel y migrar hacia el formato digital. Para esto, es necesario contar con un sistema automatizado de captura de documentos desde múltiples canales, como correo electrónico, drag & drop, dispositivos móviles, sFTP. Estos se aceptan en diversos formatos, como PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT, entre otros.
- Aceleración y aseguramiento del tratamiento de documentos. Con el apoyo de tecnologías como la inteligencia artificial, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático (machine learning), se automatiza el registro de facturas y su contenido en el sistema. Lo mismo puede hacerse con la conciliación de órdenes de compra y facturas, simplificando la preparación de pagos de manera significativa.
- Facilitar el intercambio de documentos. En esencia, esto permite compartir documentos interna y externamente (como con proveedores). Así como integrar el software de automatización contable con herramientas externas para exportar documentos a herramientas de contabilidad y sistemas ERP.
Ventajas de automatizar el tratamiento de la documentación contable
La automatización del tratamiento de la documentación contable ofrece diversos beneficios para las empresas:
Incremento considerable de la productividad
En efecto, digitalizar el tratamiento de la documentación contable conlleva una mejora significativa en la productividad de los departamentos financieros. Al eliminar tareas manuales repetitivas y propensas a errores, el personal puede centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido.
Por ejemplo, al automatizar el proceso de cuentas por pagar, el tiempo dedicado a la validación y aprobación de facturas se reduce drásticamente, lo que acelera todo el ciclo de pago. Asimismo, la automatización permite gestionar grandes volúmenes de documentos con mayor rapidez, lo que es especialmente útil para empresas con altos volúmenes de transacciones financieras.
Mayor fiabilidad de los datos, clave en el tratamiento de la documentación contable
Por otro lado, la automatización del tratamiento de la documentación contable garantiza la precisión y consistencia de los datos financieros. Ciertamente, los sistemas automatizados están diseñados para identificar errores y discrepancias en los registros. Así, evitan retrasos en los pagos y reducen el riesgo de litigios con proveedores.
Igualmente, al contar con alertas automáticas en caso de datos faltantes o incoherentes, se pueden resolver problemas potenciales antes de que se conviertan en un inconveniente. La fiabilidad de los datos también se traduce en una mejor toma de decisiones por parte de la dirección financiera, ya que se basa en información precisa y actualizada.
Información centralizada y mejor colaboración entre departamentos
Desde luego, la automatización del tratamiento de la documentación contable permite centralizar toda la información en una plataforma en la nube. Esto facilita el acceso a los datos desde cualquier ubicación y en cualquier momento, condición especialmente útil en el contexto del trabajo remoto.
Los distintos departamentos pueden acceder a la información de manera más rápida y sencilla, lo que mejora la colaboración y la comunicación interna. También, al compartir la información con proveedores de manera eficiente, se agilizan los procesos de negocio y se fortalecen las relaciones con los socios comerciales.
Mayor trazabilidad y seguridad de los datos
Del mismo modo, la automatización del proceso que nos ocupa no solo permite identificar y prevenir fraudes, sino que también garantiza la trazabilidad completa de documentos sensibles, como las facturas. Los sistemas de control integrados en las plataformas de automatización ayudan a identificar datos falsificados, documentos duplicados y cuentas bancarias no reconocidas.
Aparte de eso, el uso de software basado en la nube implica una mayor seguridad de los datos. Precisamente, porque estas soluciones están reforzadas con redes seguras y sistemas de encriptación para proteger la información frente a ciberataques.
Mejor experiencia para los empleados
Por si fuera poco, automatizar el tratamiento de la documentación contable tiene un impacto positivo en la experiencia laboral de los empleados del departamento financiero. Al liberarlos de tareas manuales y rutinarias, los colaboradores pueden enfocarse en actividades que les permitan desarrollar otras habilidades y competencias profesionales.
Por ejemplo, los contables pueden dedicar más tiempo a apoyar y asesorar a la dirección de la empresa, lo que les permite contribuir activamente en la toma de decisiones estratégicas. Esta mejora en la experiencia laboral también aumenta la satisfacción y el compromiso de los empleados, lo que se traduce en un ambiente de trabajo más positivo y productivo.
Procesos más fluidos e impulso del director financiero como partner estratégico
Finalmente, la automatización agiliza el tratamiento de la documentación contable, evitando cuellos de botella y optimizando la gestión de nóminas y presupuestos. Por otra parte, empodera a los directores financieros al proporcionarles datos fiables y fácil acceso para tomar decisiones estratégicas y contribuir al crecimiento y rendimiento de la empresa.
Servicios y plataformas de NORMADAT para el tratamiento de la documentación contable
NORMADAT ofrece soluciones de automatización de procesos contables que facilitan el tratamiento de la documentación en esta área. Algunos de los servicios y plataformas que proporciona son:
- Digitalización de documentos. Utilizando escáneres de alta producción, se digitalizan documentos como facturas, libros o planos, e incluso films, microfichas y diapositivas. El servicio incluye la recogida, digitalización, indexación, validación de campos y exportación de ficheros a servidores externos.
- Portal de gestión de facturas de proveedores. Proporciona canales de entrada, centralizando los documentos y evitando pérdidas. Permite la digitalización certificada de facturas, control de calidad y gestión de incidencias, y flujos de aprobación.
- Sistema de gestión de tickets de gastos. Facilita la captura y validación de tickets desde dispositivos móviles, workflow de aprobación, generación automática de notas de gasto y gestión de pagos automatizados.
La automatización de la documentación contable con NORMADAT permite a las compañías optimizar sus procesos, mejorar la eficiencia y productividad, garantizar la fiabilidad de los datos y fortalecer la colaboración entre departamentos. Todo lo anterior se traduce en una ventaja competitiva y una experiencia mejorada para empleados y socios.
Con estas herramientas de automatización del tratamiento de la documentación contable, tu empresa puede enfocar su tiempo y recursos en tareas estratégicas que generen un mayor valor añadido. ¡Contáctanos ahora!
