En el contexto de la creciente digitalización de los procesos empresariales y gubernamentales en España, las Normas Técnicas de Interoperabilidad (NTI) desempeñan un papel fundamental.
Estas normas, establecidas por el Ministerio de Hacienda en el marco del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), tienen como objetivo garantizar la compatibilidad y la comunicación efectiva entre los sistemas de información utilizados por diferentes entidades públicas y privadas.
Entre estas NTI destaca la relacionada con el proceso de digitalización de documentos, en cuya descripción nos enfocaremos a lo largo de las próximas líneas.
¿Qué y cuáles son las Normas Técnicas de Interoperabilidad?
Las Normas Técnicas de Interoperabilidad comprenden un conjunto de reglas, estándares y especificaciones técnicas que deben seguirse en función del intercambio de documentos, datos o información entre los diferentes organismos de la Administración Pública y entre estos y los ciudadanos. En este sentido, la interoperabilidad se refiere a la capacidad de los sistemas de información para intercambiar datos y comunicarse de manera eficiente. Esto asegura la legibilidad, integridad, seguridad y disponibilidad de la información.
El Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el ENI en la Administración Electrónica establece el desarrollo de doce Normas Técnicas de Interoperabilidad que abarcan diversas áreas:
- Catálogo de estándares.
- Documento electrónico.
- Digitalización de documentos.
- Expediente electrónico.
- Política de firma electrónica y de certificados de la Administración.
- Protocolos de intermediación de datos.
- Relación de modelos de datos.
- Política de gestión de documentos electrónicos.
- Requisitos de conexión a la Red de comunicaciones de las Administraciones públicas españolas.
- Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos.
- Modelo de Datos para el intercambio de asientos entre las Entidades Registrales.
- Declaración de conformidad con el ENI.
Normas Técnicas de Interoperabilidad para la digitalización de documentos
Una de estas normas, de gran relevancia en el ámbito de la digitalización, es la NTI de "Digitalización de Documentos". En efecto, las Normas Técnicas de Interoperabilidad aplicables a este aspecto establecen los requisitos técnicos y metodológicos para transformar documentos en papel a formatos digitales. La digitalización de documentos implica convertir la información contenida en un soporte físico, como papel, en una representación digital que pueda ser almacenada, gestionada y transmitida electrónicamente.
Esta norma abarca aspectos clave relacionados con la calidad de la imagen electrónica, como la resolución, el formato de archivo, la compresión y la legibilidad. Además, define el proceso de digitalización, incluyendo etapas como la preparación de los documentos, la captura y tratamiento de la imagen y la validación de su calidad.
Es importante tener en cuenta que la digitalización de documentos no se limita únicamente a la conversión de la imagen. También implica la captura y el mantenimiento de los metadatos en los documentos electrónicos, como la fecha de escaneo, el tipo de documento y cualquier otra información relevante.
Por otro lado, la NTI de Digitalización de Documentos establece consideraciones complementarias al proceso de digitalización, como la firma electrónica, la indexación de documentos y la gestión de versiones. Además, se definen requisitos específicos para la conservación y disponibilidad de los documentos digitalizados a lo largo de su ciclo de vida, asegurando su integridad y accesibilidad a largo plazo.
Condiciones para la digitalización de documentos según las Normas Técnicas de Interoperabilidad
Ahora, resumiremos las condiciones para la digitalización de documentos según la Guía de aplicación de la Norma Técnica de Interoperabilidad de digitalización de documentos. Esta guía proporciona directrices detalladas sobre cómo aplicar correctamente la norma y garantizar la calidad y validez de los documentos digitalizados.
- Definición de digitalización de documentos. La guía define la digitalización de documentos como el proceso de conversión de documentos en papel a formatos digitales, asegurando que la imagen resultante sea una representación fiel, nítida y legible del documento original.
- Requisitos de la imagen electrónica. La guía establece los requisitos técnicos para la calidad de la imagen electrónica. Esto incluye aspectos como la resolución mínima (200 píxeles por pulgada) y el formato de archivo. Para este último aplican lo establecido en la NTI de Catálogo de Estándares, en la categoría Formatos ficheros - Imagen y/o texto. Igualmente contempla la compresión, el color y el contraste.
- Descripción del proceso de digitalización. La guía detalla las etapas del proceso de digitalización, desde la preparación de los documentos hasta la captura de la imagen y el tratamiento posterior. También se establecen pautas para la gestión de los documentos antes y después de su digitalización.
- Consideraciones complementarias al proceso de digitalización. Además de la imagen electrónica, la guía aborda aspectos adicionales para asegurar la validez y fiabilidad de los documentos digitalizados. Esto incluye la utilización de la firma electrónica para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, así como la indexación de los mismos para facilitar su recuperación y consulta.
- Requisitos de conservación y disponibilidad. La guía establece los requisitos para la conservación y disponibilidad de los documentos digitalizados a lo largo de su ciclo de vida. Esto implica garantizar la integridad y la legibilidad de los documentos a largo plazo, así como su accesibilidad para los usuarios autorizados.
Beneficios de las NTI en la digitalización
Ciertamente, la implementación de las Normas Técnicas de Interoperabilidad en los procesos de digitalización ofrece una serie de beneficios significativos:
- Interoperabilidad. La adopción de las NTI garantiza la interoperabilidad entre sistemas de información de diferentes entidades, tanto públicas como privadas. Esto permite el intercambio de datos de manera fluida y eficiente, mejorando la colaboración y la comunicación entre organizaciones.
- Eficiencia y agilidad. Las NTI promueven la estandarización de los procesos de digitalización, lo que conduce a una mayor eficiencia y agilidad en el manejo de documentos. Al seguir las normas establecidas, las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo y reducir los tiempos de respuesta.
- Ahorro de costos. De hecho, la digitalización de documentos conforme a las NTI implica la reducción del uso de papel y de la necesidad de almacenamiento físico. Esto supone ahorros considerables en términos de costes de impresión, almacenamiento y logística. Aparte de eso, la gestión electrónica de documentos simplifica la búsqueda, recuperación y gestión de la información, lo que ahorra tiempo y recursos.
- Transparencia y accesibilidad. Al digitalizar documentos siguiendo las normas que nos ocupan, se facilita el acceso a la información de forma rápida y segura. De este modo, mejora la transparencia y la rendición de cuentas, ya que los documentos digitalizados pueden ser consultados por los usuarios autorizados en cualquier momento y lugar.
Retos en la implementación de las NTI
Sin embargo, poner en práctica las Normas Técnicas de Interoperabilidad también implica desafíos en términos de infraestructura, capacitación y seguridad de la información. En detalle, estos retos serían:
- Infraestructura tecnológica. La implementación de las NTI requiere de una infraestructura tecnológica sólida y adecuada. Precisamente, las organizaciones deben contar con sistemas de escaneo y almacenamiento digital eficientes. Al igual que con los recursos necesarios para mantener y gestionar los documentos digitalizados a lo largo del tiempo.
- Capacitación y cambio cultural. Adoptar las NTI implica un cambio cultural en las organizaciones, donde los empleados deben familiarizarse con los nuevos procesos y tecnologías. Es fundamental proporcionar capacitación adecuada y fomentar una mentalidad digital en todos los niveles de la organización.
- Seguridad de la información. La digitalización de documentos implica la gestión de grandes volúmenes de información sensible. Es esencial implementar medidas de seguridad robustas para proteger la integridad y confidencialidad de los documentos digitalizados, como el cifrado, el control de acceso y la monitorización constante.
- Adaptación a los avances tecnológicos. Las NTI están en constante evolución para adaptarse a los avances tecnológicos y las nuevas necesidades del entorno digital. Las organizaciones deben estar preparadas para seguir actualizando sus sistemas y procesos de digitalización para cumplir con las últimas versiones de las NTI.
NORMADAT digitaliza y gestiona tu documentación siguiendo las NTI
Teniendo en cuenta los beneficios mencionados de la digitalización siguiendo las NTI, si aún gestionas documentación en papel en tu empresa, es tiempo de avanzar. En NORMADAT, nos encargamos de este proceso, con lo que te ahorramos la inversión en equipos e infraestructura aplicada. En concreto, prestamos un servicio integral que incluye:
- Recogida. En Madrid, empleando medios propios y en toda España mediante empresas de mensajería confiables. Pero también podemos realizar la digitalización en la sede de tu empresa.
- Digitalización y escaneado de documentos. Conversión de papel en imágenes electrónicas utilizando escáneres de media y alta media y alta producción y escáneres de planos. Incluso, empleando VRS® para mejorar la imagen.
- Reconocimiento óptico mediante OCR para el procesamiento de imágenes, validaciones sobre imagen y reconocimiento semiestructurado de formatos, caracteres, marcas, códigos de barras, etc.. Todo ello, para ejecutar una correcta indexación de los documentos.
- Grabación/verificación, con un sistema de grabación inteligente que reduce la cantidad de pulsaciones manuales complementarias. Este realiza procesos de doble grabación de campos críticos y control de calidad del 100% de las imágenes, basado en videograbación.
- Validación. Incorporación de reglas específicas, validación contra bases de datos, validación contra información de host, etc.
- Exportación de datos e imágenes en formatos estándar (txt, mdb, xml y tiff, pdf, etc.) y explotación web.
Por supuesto, NORMADAT aplica en sus procedimientos las Normas Técnicas de Interoperabilidad para la digitalización de documentos de las que hablamos en este artículo. Más aún, contamos con 35 años de experiencia en gestión documental y automatización de procesos de negocio. Igualmente, tenemos la confianza de una exigente cartera de clientes que incluye tanto prestigiosas empresas como administraciones públicas. ¡Te invitamos a conocer todos nuestros servicios!
