Cómo las empresas pueden evitar el fraude documental

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Última revisión: Abril 2026

El incremento del fraude en los últimos años no puede explicarse ya solo por el impacto de la crisis sanitaria. En el contexto actual, el aumento de los canales digitales, la contratación no presencial y la sofisticación de las técnicas de suplantación y manipulación documental han reforzado la necesidad de prevenir el fraude documental en las organizaciones.

Los informes más recientes de la Asociación Española de Empresas contra el Fraude muestran que el fraude sigue creciendo y que las empresas lo afrontan cada vez más en entornos digitales. En la presentación de conclusiones del informe 2021/2022, la AEECF indicó que el 53% de las entidades participantes percibía un aumento del fraude respecto al año anterior. En los resúmenes más recientes del informe de tendencias 2024/2025, el fraude documental sigue apareciendo entre las tipologías relevantes, junto a la suplantación de identidad, el robo de datos y las estafas en canales online.

A estos avances se suma un cambio relevante en el comportamiento de los usuarios. Según el Informe AEECF 2025–2026, el fraude en menores de 35 años ha descendido del 42% al 27%, lo que apunta a una mayor concienciación digital en este segmento.

Conceptos a tener en cuenta para evitar el fraude documental

Para reducir la incidencia de este tipo de fraude en empresas de distintos sectores es importante definir algunos conceptos relacionados con el mismo.

Aunque parezca obvio, comenzaremos por explicar qué es un documento en el marco del Código Penal español.

El Código Penal considera documento todo soporte material que exprese o incorpore datos, hechos o narraciones con eficacia probatoria o relevancia jurídica. Esta idea sigue siendo útil, pero hoy debe leerse en un contexto en el que gran parte de la operativa documental es ya digital y exige controles adicionales de autenticidad, trazabilidad e integridad.

Por otro lado, falsificar un documento consiste en adulterar este último con la finalidad de que parezca genuino sin ningún permiso o autorización para hacerlo. Esto puede lograrse de diversas maneras, ya sea sustituyendo caracteres y elementos con ayuda de procesos químicos o mecánicos. También cuando se incorporan medidas de seguridad que imitan a las incluidas en documentos originales.

En la práctica actual, esta manipulación puede producirse tanto sobre documentos físicos como sobre archivos digitales, imágenes, justificantes generados electrónicamente o evidencias alteradas mediante herramientas automatizadas.

¿Qué es entonces el fraude documental?

En consecuencia, hay fraude documental cuando una o varias personas falsifican, adulteran, simulan o modifican los elementos relevantes de un documento. Dicha falsificación puede ser total o parcial. Del mismo modo, alterar elementos específicos de un documento original y crear uno nuevo a partir de uno falso entra dentro de estos actos delictivos. Estas conductas se regulan en los artículos 390 a 399 ter del Código Penal, donde se especifican penas de prisión y multas para estos casos. Aun así, la presión normativa no ha frenado la evolución del fraude, que se ha desplazado hacia escenarios cada vez más digitalizados y difíciles de detectar sin apoyo tecnológico.

En este sentido, el citado instrumento legal, clasifica estos delitos de falsedad documental de la siguiente manera:

• Alteración de documentos públicos, oficiales y mercantiles y de aquellos despachos transmitidos por medios de telecomunicación. Entre ellos, el DNI, matrículas de automóviles, cheques o los libros contables de organizaciones.
• Falsificación de documentos privados, como contratos de arrendamiento o certificados.
• Falsificación de tarjetas, cheques de viaje y otros instrumentos de pago distintos del efectivo.

Entre los delitos más habituales asociados al uso de documentación falsa o falsificada se encuentran:

• La suplantación de identidad.
• Perpetrar compras fraudulentas mediante mecanismos como la duplicación de tarjetas de débito y crédito.
• Asumir obligaciones de pagos fuera de sus posibilidades económicas.
• Implicación en otros hechos delictivos y fraudulentos a lo interno de las empresas.

La cuantía de las pérdidas impulsa las medidas para evitar el fraude documental

Más allá del importe medio de cada caso, los informes recientes insisten en que el fraude tiene un impacto económico sostenido y creciente para muchas organizaciones. En la presentación de conclusiones del informe 2021/2022, la AEECF señalaba que el 40% de las entidades declaraba pérdidas superiores a las del año anterior, con un 33% situándolas por encima del millón de euros. Esta presión económica explica por qué la prevención del fraude documental y de identidad ha dejado de ser una cuestión táctica para convertirse en una prioridad operativa.

En los informes más recientes de la AEECF, la muestra sigue concentrándose en sectores especialmente expuestos al fraude, aunque con una composición algo distinta. En el resumen del informe 2024/2025 destacan banca, telecomunicaciones, proveedores de soluciones antifraude, entidades financieras y financieras de automoción, lo que confirma que se trata de un fenómeno especialmente sensible en entornos donde la identidad, el dato y la contratación digital son críticos.

¿Cómo evitar el fraude documental?

 Empezaremos por enunciar algunas medidas básicas para controlar la ocurrencia de fraudes documentarios:

• En primer lugar, estudiar las experiencias de fraude sufridas. Para ello, es indispensable determinar cómo, dónde y cuándo se origina el fraude documental.
• Identificar los elementos y datos susceptibles de falsificación en los distintos documentos.
• Prever las probabilidades de fraude documentario a lo interno y externo de la organización.
• Incorporar controles específicos para canales no presenciales, verificación biométrica, análisis del dispositivo y señales de comportamiento anómalo cuando el proceso lo requiera.
• Acordar la exposición e intercambio de experiencias con otras empresas sobre las modalidades de fraude detectadas. Como explicaremos más adelante, esta es una de las iniciativas más efectivas para evitar el fraude documental.
• Ejecutar las medidas preventivas necesarias que garanticen una verificación exhaustiva de la documentación sospechosa.
• Verificar las credenciales del personal que tendrá acceso privilegiado a los datos y la documentación gestionada por la organización.

Compartir datos, un recurso efectivo para evitar el fraude documental

Teniendo en cuenta experiencias exitosas, compartir datos ha demostrado ser una herramienta primordial para prevenir el fraude documentario y de otros tipos. La compartición de datos sigue siendo una de las vías más eficaces para detectar patrones de fraude recurrentes entre organizaciones. En España, la AEECF gestiona el sistema Hunter, un mecanismo de comparación de datos de solicitudes orientado a detectar información potencialmente fraudulenta durante los procesos de aprobación. De esta forma, es posible detectar la existencia de información potencialmente fraudulenta durante el proceso de aprobación del servicio.

Entonces, si el sistema detecta datos inexactos, incompletos o irregulares, la solicitud pasará a un estudio más en profundidad por las entidades que aportan a la plataforma los datos de solicitud. Sin embargo, en la encuesta que hemos venido citando, el 54% de los asociados considera que aún hay mucho trayecto por recorrer en lo que respecta a compartir datos de fraude. Y es que la participación de más organizaciones es crítica para enriquecer este sistema.

Actualmente, la propia AEECF presenta Hunter como un sistema multisectorial basado en el interés legítimo, en el que participan entidades de ámbitos como banca y finanzas, comunicaciones electrónicas, renting, energía, inmobiliario o pago aplazado.

¿Qué están haciendo las empresas para frenar los fraudes?

Las empresas están reforzando sus capacidades antifraude con una combinación de equipos especializados, automatización y analítica. En la presentación pública del informe 2021/2022, la AEECF ya señalaba que muchas organizaciones estaban reforzando sus estructuras de fraude.

En los resúmenes más recientes de 2024/2025 ganan peso herramientas como la verificación del dispositivo, el perfilado interno de clientes, el machine learning, la biometría y el análisis del comportamiento online. Además, la formación de empleados aparece como una de las inversiones preventivas más extendidas.

A este escenario se suma un reto nuevo: el uso de inteligencia artificial para crear contenidos sintéticos, suplantaciones más convincentes o evidencias manipuladas. Esto obliga a revisar los controles tradicionales y a combinar verificación documental, biometría, análisis forense y trazabilidad digital.

Tecnología y procesos para prevenir el fraude documental

En Normadat, somos expertos en soluciones tecnológicas para la gestión documental, gestión de archivos y seguridad de la información. También somos especialistas en transformación digital de procesos de negocio y trámites administrativos con soluciones como:

• Control de homologación de proveedores.
• Administración y portal de cuentas por pagar y facturas de proveedores.
• Control digitalizado de tickets y notas de gastos.
• Gestión de trazabilidad documental. 
• Cartería y valija digital.
• Digitalización de documentos. 
• Custodia de backup.

Contamos con más de 30 años de experiencia en gestión documental. La combinación de tecnología, control documental y procesos bien definidos resulta clave para reducir el riesgo de fraude documental en organizaciones públicas y privadas

Preguntas Frecuentes