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Puntos clave
- El pliego digitalización y custodia documental debe abordar retos frecuentes como volúmenes documentales dispares y la integración del archivo físico y digital.
- Es crucial definir un objeto y alcance claros del contrato, especificando los tipos de documentos, ubicación y normativas aplicables.
- Los requisitos técnicos como resolución, formatos de salida, y trazabilidad son fundamentales para asegurar la calidad en la digitalización y custodia.
- Establecer métricas claras para medir calidad y cumplimiento es necesario, incluyendo tiempos de entrega y número de auditorías.
- Utilizar una checklist al redactar el pliego asegura incluir aspectos clave como obligaciones, SLA, y penalizaciones por incumplimientos.
Tabla de contenidos
- Retos habituales en la contratación de digitalización y custodia documental
- Estructura recomendada del pliego de digitalización y custodia documental
- Métricas que no deberían faltar
- Checklist final para un pliego digitalización y custodia documental eficaz
- FAQs sobre pliegos de digitalización y custodia documental
- Preguntas frecuentes
El comienzo siempre es con la mejor intención. Un pliego bien estructurado y un calendario claro. Pero a mitad del proceso surgen las preguntas… ¿cómo medir la calidad? ¿qué pasa con la integración?
Diseñar y licitar un servicio de digitalización y custodia documental en la administración pública no es una tarea menor. Puede parecer un proceso rutinario, pero se deben conocer muchos entresijos del servicio. Desde garantizar la trazabilidad de cada documento hasta su integración con los sistemas de gestión electrónica existentes.
En los últimos años, hemos visto cómo muchas licitaciones públicas sobre este tema incorporan elementos que aumentan la complejidad del proceso con documentos en distintos formatos y estados de conservación, niveles de acceso diferenciados, o exigencias de interoperabilidad con plataformas de archivo digital. Nada que no se pueda resolver, pero sí mucho que prever.
Este artículo recoge algunas claves prácticas basadas en nuestra experiencia en proyectos reales.
No pretende establecer un modelo único, sino aportar algunas referencias útiles.
Retos habituales en la contratación de digitalización y custodia documental
Aunque cada organización tiene sus particularidades, hay ciertas situaciones que se repiten con inquietante frecuencia en los proyectos de digitalización y custodia documental:
- Volúmenes documentales dispares.
- Convivencia entre lo digital y físico. No basta digitalizar. Hay que integrar con sistemas de gestión documental existentes y, al mismo tiempo, mantener el archivo físico en condiciones óptimas.
- Calidad y control exigentes en el sentido de garantizar legibilidad, metadatos precisos, trazabilidad o plazos de recuperación.
- Debates sobre servicios de custodia física, digitalización y eliminación / transferencia que requieren contratos bien definidos.
Reconocer estos retos es parte del escenario real en el que actúan los profesionales de archivo, TIC y de la contratación pública.
Estructura recomendada del pliego de digitalización y custodia documental
Para que un pliego de digitalización y custodia documental sea eficaz, debe estar bien estructurado, de modo que todas las partes (la entidad adjudicadora, las unidades gestoras, el adjudicatario) tengan claridad sobre alcance, obligaciones, métricas y seguimiento.
Objeto y alcance del contrato
- Definir con precisión qué volumen/documentación se va a digitalizar, custodiar y/o eliminar o transferir.
- Incluir soporte (papel, microficha, formatos especiales), estado físico, ubicación inicial y destino final.
- Establecer si incluye reordenación, indexación, migración a soporte electrónico o archivo intermedio.
Marco normativo de referencia
El pliego digitalización y custodia documental debe remitir a la normativa aplicable, por ejemplo:
- Ley 9/2017, de Contratos del Sector Público (y posteriores modificaciones) para la contratación de servicios públicos.
- Normas técnicas de digitalización o custodia que puedan resultar exigibles (orden ministerial, pliegos sectoriales).
- Principios de conservación documental pública, autenticidad, integridad y accesibilidad.
Requisitos técnicos del servicio
En el pliego digitalización y custodia documental no basta con decir “digitalizar y custodiar”: hay que concretar los estándares mínimos que el licitador debe cumplir.
Digitalización
- Resolución mínima, color o blanco‑negro, formatos de salida (por ejemplo tiff, pdf/a).
- Indexación de metadatos, vinculación con sistema de gestión documental, codificación, soporte lógico.
- Procesos de gestión de soporte físico como la preparación de documentos y la manipulación controlada.
Custodia documental
- Ubicación del depósito.
- Inventario y trazabilidad a partir de códigos de barras, con una base de datos accesible y registros de entrada/salida.
- Seguridad en el control de accesos y protección del patrimonio documental.
Te contamos más sobre la custodia documental en este post.
Obligaciones del adjudicatario y SLA
Aquí se exige al licitador comprometerse con servicios concretos, plazos de entrega, mantenimiento de calidad, informes periódicos.
- Encargos de traslado, acceso o devolución de documentos deben tener plazos específicos. Un ejemplo clásico es el de la consulta a contenedor en 24h, servicio “urgente” en 3h.
- Penalizaciones ante incumplimientos: retrasos, errores en digitalización, pérdida de documentación. En un pliego real se establecen porcentajes sobre anualidad en caso de incumplimientos.
- Carga de métricas en el pliego de digitalización y custodia documental: porcentaje máximo de error permitido, tiempos máximos de respuesta, disponibilidad del servicio digitalizado.
Auditoría, seguimiento y calidad
- Definir informes mensuales o anuales de calidad, auditorías internas o externas que verifiquen cumplimiento del pliego.
- Establecer procedimientos de revisión de condiciones, responsabilidad del adjudicatario para remediar fallos sin coste adicional para la entidad.
- Registro y conservación de evidencias como entregas de soportes, acceso digital o incidencias documentadas.
Métricas que no deberían faltar
Una de las claves para que un contrato de digitalización y custodia documental funcione es definir desde el inicio cómo se medirá la calidad del servicio. Proponer métricas claras y objetivas no solo facilita el seguimiento del proyecto, también pone las reglas del juego sobre la mesa para todas las partes. Algunas de las más recomendables:
- Porcentaje de digitalización libre de errores (legibilidad, orientación, formatos correctos).
- Tiempo máximo de entrega de consulta.
- Disponibilidad del acceso digitalizado con un porcentaje anual de accesibilidad sin caída.
- Nivel máximo de incidencias críticas (pérdida de documento, metadato incorrecto, incumplimiento de plazos) con penalización asociada.
- Número de auditorías realizadas, tasa de cumplimiento de planes correctores, verificación de trazabilidad y seguridad.
Estas métricas sirven para que el pliego de digitalización y custodia documental tenga carácter operativo y verificable, no sólo declarativo.
Checklist final para un pliego digitalización y custodia documental eficaz
Aquí tienes una lista de verificación rápida que puedes utilizar como una pequeña base interna antes de licitar:
- Definición clara del objeto del contrato (digitalización + custodia + traslado/transferencia)
- Identificación de volumen, tipos de soportes, ubicación inicial y destino
- Referencia normativa aplicable y estándares mínimos exigidos
- Requisitos técnicos para digitalización (formato, resolución, metadatos)
- Requisitos técnicos para custodia (ubicación, instalaciones, trazabilidad)
- Integración con sistemas de gestión documental o archivo electrónico
- Definición de SLA cuantificables (plazos, entregas, accesos)
- Penalizaciones y sistema de seguimiento de incidencias
- Auditoría, informes de calidad y revisiones periódicas
- Términos de finalización del servicio (entrega, transferencia al nuevo proveedor, inventario actualizado).
Redactar un pliego de digitalización y custodia documental eficaz es una inversión de tiempo que puede evitar muchos problemas operativos, contractuales y de garantía documental. Cuando las obligaciones están bien definidas, los criterios de calidad son claros y las métricas operativas están recogidas, el servicio puede funcionar con fluidez, la trazabilidad mejora y la entidad adjudicadora puede tener una visión más sólida del proceso.
Te invitamos a revisar tu próximo pliego desde estas perspectivas (técnicas, de calidad y de auditoría) para convertirlo en un instrumento estratégico, no solo administrativo.
Estamos para ayudarte.
FAQs sobre pliegos de digitalización y custodia documental
¿Qué normativa debo tener en cuenta?
Principalmente la Ley 9/2017 y normas técnicas específicas del ministerio o comunidad.
¿Cómo se mide la calidad del servicio?
Principalmente (pero no solo) mediante indicadores de error, tiempos de entrega y auditorías de trazabilidad.
¿Es recomendable incluir custodia física y digital en el mismo contrato?
Sí, siempre que se definan claramente responsabilidades y transiciones entre fases.
Preguntas Frecuentes
El objetivo principal es proporcionar claves prácticas y referencias útiles para redactar un pliego de digitalización y custodia documental que funcione, especialmente en la administración pública. Busca ayudar a prever y resolver los retos habituales del proceso.
Los retos habituales incluyen gestionar volúmenes documentales dispares, la convivencia y necesidad de integración entre lo digital y lo físico, y asegurar una calidad y control muy exigentes. También suelen surgir debates sobre la definición de servicios de custodia, digitalización y eliminación.
En los requisitos técnicos para digitalización, se deben concretar estándares mínimos como la resolución mínima, el color o blanco-negro, y los formatos de salida (por ejemplo, TIFF, PDF/A). También es crucial definir la indexación de metadatos, la vinculación con sistemas de gestión documental y los procesos de preparación física.
El artículo recomienda definir métricas claras como el porcentaje de digitalización libre de errores, el tiempo máximo de entrega de consultas y la disponibilidad del acceso digital. Además, sugiere establecer informes mensuales o anuales, auditorías y penalizaciones para incumplimientos.
La normativa principal a considerar es la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público y sus modificaciones, que rige la contratación de servicios públicos. También se deben remitir a las normas técnicas de digitalización o custodia que resulten exigibles.
