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Tabla de contenidos
- ¿Es obligatorio conservar la documentación de una empresa en liquidación?
- Plazos legales de conservación de documentos empresariales
- Entonces, ¿cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
- Recomendación práctica para administradores concursales
- Evita riesgos con una correcta custodia documental
- Preguntas frecuentes
Última revisión: abril 2026
Qué hacer con la documentación de una empresa en liquidación y durante cuánto tiempo conservarla es una de las dudas más habituales en un proceso concursal.
La labor de los administradores concursales para conseguir el pago de las deudas de los acreedores y lograr la continuidad de la empresa concursada es difícil y no siempre se consigue.
Cuando esto ocurre y se llega a la fase de liquidación, surge una cuestión práctica clave, qué hacer con toda la documentación de la empresa.
En muchas ocasiones, la gestión documental se convierte en un quebradero de cabeza. Los profesionales implicados no siempre tienen claro qué documentación conservar, durante cuánto tiempo y en base a qué normativa.
Desde nuestra experiencia prestando servicios de custodia documental a administradores concursales, sabemos que esta es una preocupación recurrente. En este artículo aclaramos los criterios legales y prácticos para actuar con seguridad.
¿Es obligatorio conservar la documentación de una empresa en liquidación?
Sí. Toda empresa debe custodiar su documentación, incluso tras su liquidación.
El problema no es si hay que hacerlo, sino durante cuánto tiempo.
Los plazos no son únicos, ya que dependen del ámbito normativo aplicable:
- Mercantil
- Fiscal
- Penal
Y, en determinados casos, otras normativas específicas.
Plazos legales de conservación de documentos empresariales
Ámbito mercantil: 6 años
En el ámbito contable, todo empresario está sujeto al artículo 30 del Código de Comercio, que establece la obligación de conservar:
- Libros contables
- Correspondencia
- Documentación y justificantes
Durante seis años desde el último asiento contable.
Esta obligación también afecta a los administradores concursales, ya que los liquidadores deben cumplir con esta conservación tras la disolución de la sociedad.
Este es el plazo mínimo general más claro y seguro.
Ámbito fiscal: 4 años (con excepciones importantes)
La Ley General Tributaria establece en su artículo 66 un plazo general de cuatro años para:
- Liquidar impuestos
- Exigir pagos
- Solicitar devoluciones
Sin embargo, hay dos aspectos clave que muchas empresas pasan por alto:
- La prescripción puede interrumpirse, reiniciando el plazo
- Existen supuestos en los que Hacienda puede comprobar operaciones durante hasta 10 años (art. 66 bis)
En la práctica, esto significa que cierta documentación debe conservarse más allá de 4 años.
Ámbito penal: hasta 10 años en algunos casos
El artículo 131 del Código Penal español regula los plazos de prescripción según el tipo de delito.
En el caso del delito fiscal:
- 5 años con carácter general
- Hasta 10 años en supuestos agravados
Esto es especialmente relevante en concursos con posibles responsabilidades.
Entonces, ¿cuánto tiempo hay que conservar la documentación?
La respuesta práctica es clara:
Debe conservarse durante el plazo más largo aplicable según la normativa correspondiente.
En términos orientativos:
- Fiscal: 4 años (ampliable en la práctica)
- Penal: 5 a 10 años
- Mercantil: 6 años
Recomendación práctica para administradores concursales
Aunque el plazo mercantil de 6 años suele tomarse como referencia general, no siempre es suficiente.
Para evitar riesgos legales, sanciones o problemas en inspecciones:
✔ Es recomendable analizar cada caso concreto
✔ Identificar posibles contingencias fiscales o penales
✔ Y, en caso de duda, optar por plazos de conservación más amplios
Evita riesgos con una correcta custodia documental
La gestión de la documentación en una liquidación concursal no debe tomarse a la ligera.
Una decisión incorrecta puede generar problemas legales años después.
Por eso, más allá de cumplir con un plazo mínimo, la clave es:
Aplica el criterio más conservador y alineado con la normativa vigente
Y, si es necesario, contar con soluciones profesionales de custodia documental que garanticen seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Preguntas Frecuentes
Sí, toda empresa debe custodiar su documentación, incluso tras su liquidación. La principal duda no es si hay que hacerlo, sino durante cuánto tiempo. Los plazos no son únicos y dependen del ámbito normativo aplicable, como el mercantil, fiscal o penal.
En el ámbito mercantil, el artículo 30 del Código de Comercio establece la obligación de conservar libros contables, correspondencia y justificantes durante seis años. Este plazo se cuenta desde el último asiento contable. Esta obligación también aplica a los administradores concursales y liquidadores de la sociedad.
El plazo fiscal general de cuatro años puede no ser suficiente porque la prescripción puede interrumpirse, reiniciando el plazo. Además, existen supuestos en los que Hacienda puede comprobar operaciones hasta por diez años, según el artículo 66 bis de la Ley General Tributaria. Esto implica que cierta documentación debe conservarse más allá de los cuatro años.
En la práctica, se debe conservar la documentación durante el plazo más largo aplicable según la normativa correspondiente. Aunque el plazo mercantil de 6 años es una referencia, se recomienda analizar cada caso concreto e identificar posibles contingencias fiscales o penales. Ante la duda, es más seguro optar por plazos de conservación más amplios para evitar riesgos legales.
Una decisión incorrecta en la gestión documental puede generar problemas legales años después. Esto incluye riesgos de sanciones, dificultades en inspecciones o la incapacidad de responder a requerimientos. Por ello, es crucial aplicar el criterio más conservador y alineado con la normativa vigente para garantizar seguridad.
