Guardamos datos, ficheros, archivos, expedientes, CV’s, albaranes y toda clase de documentación diariamente, pero cuando ya no se necesitan y queremos eliminarlos, hay que hacerlo de una manera especial, acorde a la normativa legal vigente en la Ley Orgánica de Protección de Datos y según las directrices de la norma UNE EN 15713 de destrucción segura de material confidencial.
Empresas y particulares poseen con frecuencia determinada documentación sensible que en el momento de destruirse debe realizarse de forma segura para evitar que la seguridad de la información se vea afectada y llegue a manos de terceros. No en vano el espionaje industrial es una de las mayores causas de fuga de información en nuestro país.
Puede tratarse de una información que ha quedado obsoleta, por no tener valor actual para la empresa o simplemente, ha pasado el periodo legal obligatorio de conservación ante posibles reclamaciones. Para cumplir con la normativa LOPD en este aspecto, la destrucción de documentación confidencial debe hacerse de forma correcta, atendiendo a las buenas prácticas de la norma UNE EN 15713 de destrucción segura de material confidencial que propone varios niveles de destrucción según el tipo de información que haya que eliminar yendo del nivel 1 al 5 donde a mayor nivel, la posibilidad de recuperación de la información se vuelve imposible. El cumplimiento de los controles relacionados con la destrucción de información confidencial dentro de la norma ISO27001 de seguridad de información garantizan los principios de integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información.
Si la propia organización no quiere o no puede encargarse de este proceso, puede externalizarse existiendo empresas dedicadas a garantizar la correcta destrucción de los documentos, como Normadat.es donde contamos con la maquinaria necesaria para llevar a cabo este proceso de acuerdo con la Ley y de forma segura. En el caso de no contratar servicios de terceros, será imprescindible destruir los documentos con una máquina trituradora que evite la recomposición de los datos una vez eliminados con unas medidas adecuadas al nivel de seguridad exigido en la normativa (niveles 1 a 5).
Cuentas, balances, facturas, información sensible de clientes puede verse afectada fácilmente y ser objeto de robo, con resultados desastrosos para la empresa. Aparte, puede incurrir en sanción, al no realizar la destrucción de los datos en la forma que estipula la Ley.
Por todas estas razones, la destrucción certificada se convierte, a día de hoy, en requisito indispensable para todas aquellas empresas que manejen datos, cifras, otra clase de información relativa a clientes o que pueda afectar directa o indirectamente a terceros. El cumplimento de la LOPD evita problemas legales, sobre todo en materia de seguridad personal y profesional.
